Communication et relations presse

Conseil stratégique et planification

• Analyse des besoins, de l’environnement sectoriel et des publics réunionnais ; veille, identification des opportunités et alertes sur les risques d’image.
• Conseil en communication institutionnelle, interne, commerciale et RSE, ainsi qu’en stratégie de présence digitale, notamment SEO éditorial et publicité digitale ciblée.
• Élaboration et suivi d’un plan de communication annuel intégrant calendrier, axes de messages, allocations budgétaires, ajustements mensuels et reporting d’efficacité.
• Conseil et accompagnement en situation d’urgence ou de crise : plan de communication de crise, participation aux réunions d’urgence, éléments de langage, communiqués de presse et messages pour les réseaux sociaux.

Un rapport de suivi mensuel est transmis dans les 5 jours ouvrables suivant chaque fin de mois et les comptes rendus de réunion dans les 3 jours ouvrables. Le plan de communication annuel est remis dans les 30 jours suivant la notification puis actualisé chaque année. En situation de crise, le plan d’action est transmis dans les 4 heures suivant la demande.

Productions graphiques, éditoriales et audiovisuelles

• Conception graphique des supports selon la charte existante ou la nouvelle identité ; rédaction de communiqués et dossiers de presse, discours, supports institutionnels, contenus web et publications pour les réseaux sociaux.
• Conception et animation de Facebook, LinkedIn et Instagram : calendrier éditorial, visuels, légendes et suivi des performances.
• Production de contenus audiovisuels courts : vidéos institutionnelles, Reels, capsules pour les réseaux sociaux et motion design.
• Lors de la refonte de l’identité, conception du logo, de la palette, des typographies, des règles d’usage et des déclinaisons documentaires, avec application cohérente sur tous les supports.

Les supports HD d’impression et les supports numériques sont remis dans les 5 jours ouvrables suivant la validation. Les fichiers sources modifiables, notamment .ai et .psd, sont remis dans les 15 jours suivant la validation. Les contenus vidéo édités et titrés sont remis dans les 10 jours suivant la validation du brief. Les formats sont validés avec l’imprimeur de CYCLEA et maintenus constants. L’impression des supports n’est pas incluse.

Le titulaire assure également l’accompagnement spécifique à la réponse au renouvellement du contrat de DSP du centre de tri : conceptualisation, mise en forme, présentation marketing attractive et différenciante, ainsi que le bilan annuel de communication.

Événementiel et ateliers

Le titulaire conçoit, organise et pilote les événements internes et externes : journées de cohésion, séminaires, inaugurations, anniversaires, conférences de presse et portes ouvertes. Il assure la gestion intégrale des prestataires événementiels, notamment traiteur, sonorisation, décoration et vidéographie, ainsi que la négociation des conditions d’intervention.

Le concept et le planning détaillé sont remis dans les 7 jours suivant la validation du brief. Un bilan quantitatif et qualitatif est produit dans les 10 jours suivant l’événement, avec revue photo et vidéo. Pour l’atelier exceptionnel de conception de l’identité graphique, le titulaire assure l’animation, puis remet un compte rendu avec plan d’action dans les 5 jours ouvrables suivant le dernier atelier, ainsi que la charte graphique, le logo et les déclinaisons documentaires.

Relations presse et médias

• Gestion et animation des relations avec la presse écrite, la radio, la télévision et la presse en ligne : interviews, reportages, éléments de langage et partenariats.
• Achat et réservation d’espaces publicitaires, négociation, suivi, contrôle des bons de commande et de la facturation.
• Veille médiatique et revue de presse régulière ; organisation de conférences de presse, rédaction et diffusion des communiqués et dossiers, invitations et suivi des retombées.

Un contrat de mandat en cours de validité, signé par les deux parties, est requis pour les opérations concernées. Le discours et le déroulé d’une conférence de presse sont remis dans les 7 jours suivant la validation. La revue de presse mensuelle est transmise dans les 5 premiers jours ouvrables du mois suivant. Les supports HD et numériques sont livrés dans les 5 jours ouvrables suivant validation et les fichiers sources modifiables dans les 15 jours.

Organisation, équipe et pilotage

L’agence désigne dès le démarrage un interlocuteur unique dédié au compte, identifié nominativement dans le mémoire technique et présenté par un CV. En cas d’absence, elle informe CYCLEA dans les 48 heures, désigne un remplaçant d’expérience équivalente et assure une passation formelle et documentée dans un délai maximal de 5 jours ouvrables.

Le titulaire doit pouvoir intervenir physiquement deux fois par an, pour un volume prévisionnel maximal de 10 jours cumulés par an, notamment pour la réunion annuelle de bilan et les ateliers ou réunions stratégiques. Les frais associés à ces interventions sont inclus dans les prix. Tout risque de dépassement de délai doit être signalé dès son identification, avec proposition d’un plan de rattrapage dans les 24 heures. Toute mission non identifiée fait l’objet d’un devis détaillé précisant coût et délai, à valider par CYCLEA avant démarrage.

Dans les 15 jours suivant la réunion de démarrage, CYCLEA et l’agence définissent conjointement un tableau de bord comprenant au minimum :

• taux d’engagement par publication et croissance nette des communautés Facebook, LinkedIn et Instagram, avec reporting mensuel ;
• nombre et qualité des retombées presse, avec volume, équivalent publicitaire et qualification positif, neutre ou négatif, avec reporting mensuel ;
• taux de satisfaction des participants, par événement ;
• taux de respect des délais contractuels et taux d’exécution budgétaire par rapport au plan, avec reporting mensuel ;
• indicateurs de notoriété et d’image, par sondage annuel ou étude qualitative.

Chaque rapport mensuel présente les actions réalisées par rapport au plan prévisionnel, les indicateurs du mois, l’analyse des écarts, les alertes et les propositions d’ajustement. Un bilan annuel est présenté dans les 30 jours précédant l’échéance de reconduction et couvre les actions, performances, évolutions de l’image et recommandations stratégiques. Les productions livrées sont soumises à la cession des droits de propriété intellectuelle au profit de l’acheteur.