Conduite d’opération de ZAC

Management, planification et reporting

Les prestations comprennent notamment :

• mise en place du plan de management des risques et actualisation des risques liés aux coûts, aux délais, au contenu et aux procédures ;
• gestion documentaire, préparation de l’archivage et définition des investigations complémentaires ;
• planification de l’opération, des études et des procédures réglementaires jusqu’à la réception des ouvrages ;
• définition et suivi du contrôle externe, des intervenants de chantier et des interfaces avec la maîtrise d’œuvre ;
• élaboration des documents d’information et participation, à la demande du maître d’ouvrage, aux événements liés à l’opération.

Une revue d’opération mensuelle est organisée avec le maître d’ouvrage. Le titulaire prépare l’ordre du jour, transmet le rapport mensuel au moins une semaine avant la réunion et adresse le compte rendu dans les 5 jours ouvrés. Il participe également aux réunions hebdomadaires en visioconférence. Les comptes rendus précisent les décisions, actions, responsables et échéances. Un rapport d’avancement semestriel traite notamment de l’avancement, des procédures, des consultations, des contrats, des risques, du coût final prévisionnel, des dépenses et des démarches d’information et de dialogue.

Gestion financière et comptable

Le titulaire suit le budget global et l’échéancier prévisionnel des dépenses, recale régulièrement le coût final prévisionnel, analyse les écarts et intègre les recettes éventuelles, produits de cession, indemnités et conventions de financement. Il contrôle les engagements, les décomptes, les factures et les pièces justificatives avant paiement par le maître d’ouvrage, prépare les bilans techniques et financiers et transmet les informations nécessaires à la mise en service comptable.

Toute évolution du programme ou de l’enveloppe ayant une incidence sur la mission fait l’objet d’une proposition d’avenant préalable, décomposant les prestations supplémentaires et le temps nécessaire à leur exécution.

Pré-commercialisation, AMI et cession foncière

Le titulaire accompagne les prospects, constructeurs, promoteurs et propriétaires souhaitant réaliser une opération autonome dans la ZAC. Il élabore la stratégie de commercialisation des lots, supervise la révision du cahier des charges de cession des terrains, analyse les projets au regard des prescriptions techniques, urbanistiques et architecturales et assiste le maître d’ouvrage dans les coordinations et négociations.

Pour l’appel à manifestation d’intérêt susceptible d’être organisé, il rédige le cahier des charges, définit les critères de recevabilité et d’analyse, formalise le dossier, analyse les projets reçus, prépare une synthèse comparative et accompagne la décision, la contractualisation et la mise au point des projets lauréats. Il vérifie ensuite l’intégration des objectifs du maître d’ouvrage dans les précontrats et contrats de cession et suit le respect de leurs engagements jusqu’à la réalisation de la ZAC.

Il assiste également le maître d’ouvrage dans les négociations avec les acquéreurs, la rédaction et le suivi des actes de vente, les coordinations techniques d’implantation et la cession des terrains.

Gouvernance et procédures administratives

Le titulaire planifie, prépare, anime et assure le secrétariat des comités de pilotage, comités techniques, réunions de coordination, réunions avec les élus et réunions avec les acquéreurs. Les supports sont transmis pour validation au plus tard 15 jours avant la réunion et les projets de comptes rendus dans les 5 jours ouvrés.

Il propose la stratégie de mise en œuvre des procédures, réalise les dossiers administratifs et les documents d’information, participe aux échanges avec les services de l’État, les collectivités et les tiers, prépare les projets de délibération et constitue les dossiers de contrôle de légalité. Les dossiers sont soumis à l’approbation du maître d’ouvrage, qui dispose de 15 jours pour notifier sa décision ou ses observations.

La mission porte une attention particulière au respect des prescriptions environnementales, réglementaires et relatives à la participation du public. Elle comprend aussi la gestion des données personnelles avec autorisation préalable, information des personnes, recueil de leur assentiment, sécurisation et conservation limitée après le quitus.

Marchés, contrats et travaux

Le titulaire identifie les besoins, définit les stratégies d’achat et de dévolution, prépare les DCE et les pièces administratives, organise les consultations, assiste au choix des prestataires et prépare la notification des contrats, commandes, marchés et ordres de service. Il pilote les analyses de candidatures et d’offres, les négociations, les rapports de présentation et les dossiers destinés aux contrôles financier et administratif.

Il suit l’exécution de l’ensemble des contrats, contrôle les rendus, les délais, les coûts d’objectif, les décomptes et les pénalités éventuelles, instruit les modifications de marché, gère les sous-traitants et constitue les dossiers contractuels, techniques et administratifs, y compris les dossiers des ouvrages exécutés.

Il supervise les entreprises et fournisseurs sans préjudice de la mission de maîtrise d’œuvre, contrôle l’intégration des préoccupations environnementales et sociales dans les DCE, prépare les éléments nécessaires aux instances du maître d’ouvrage et coordonne les études et travaux d’extension ou de dévoiement des réseaux concessionnaires.

Réception, ouvrages et tranches optionnelles

Le titulaire organise les visites préalables à la réception, les opérations préalables à la réception et la levée des réserves, puis propose la réception au maître d’ouvrage, dont l’accord préalable est requis. Il suit la mise à disposition des ouvrages, les garanties, les malfaçons et les visites de l’année de parfait achèvement, prépare les pièces du quitus et assiste à la mise en jeu des garanties légales et contractuelles.

Les tranches optionnelles portent sur la procédure d’expropriation ou de déclaration d’utilité publique, comprenant les phases administrative, d’enquête, judiciaire et de transfert de propriété, ainsi que sur la modification du dossier de création et du dossier de réalisation de la ZAC.