Conduite d’enquêtes en ligne

Le titulaire prend en charge un processus intégré d’enquête, depuis la mise en ligne du questionnaire jusqu’à la restitution des réponses. Les besoins couvrent des enquêtes de satisfaction récurrentes et des enquêtes thématiques ponctuelles. Le volume antérieur est d’environ dix enquêtes par an, à titre indicatif et non contractuel. Les enquêtes peuvent viser environ 350 organismes ou, par lien ouvert, environ 10 000 répondants ; les questionnaires recueillent des données quantitatives et qualitatives.

Mise en place et diffusion. L’UCANSS fournit le questionnaire en texte. Le titulaire le saisit dans son application, configure les seuils de saisie définis par l’UCANSS et fournit un lien de test ; il intègre les retours de test. Pour les enquêtes récurrentes, il actualise le questionnaire et permet le préremplissage de réponses antérieures. Les questionnaires peuvent compter de 5 à 100 questions, soit généralement 5 à 500 variables, exceptionnellement jusqu’à 2 000 variables. Le prix est modulé selon le nombre de variables.

Pour la diffusion, le titulaire envoie les questionnaires aux contacts du fichier Excel chiffré transmis par l’UCANSS via sa plateforme sécurisée. Le courriel comporte notamment le lien, le logo UCANSS et le contact UCANSS, et doit apparaître comme envoyé par l’UCANSS ; un état des envois et, le cas échéant, des courriels non aboutis est transmis. Quand il n’y a pas de liste de diffusion, le titulaire fournit un lien commun que l’UCANSS transmet aux organismes.

Réponse, suivi et sécurité. L’hébergement des enquêtes et réponses est assuré sur un serveur sécurisé situé en France. Les organismes et l’UCANSS accèdent au dispositif pendant l’enquête ; l’UCANSS peut suivre quotidiennement les réponses, demander des relances et, si nécessaire, modifier ou dévalider certains questionnaires ou renvoyer des liens. Une même enquête peut rester ouverte et alimenter une base commune, avec sélection des réponses selon leur date de saisie.

Le dispositif permet à plusieurs personnes d’un organisme de répondre, d’interrompre puis reprendre le questionnaire, tout en empêchant les réponses multiples d’un même organisme. Selon les enquêtes, un mot de passe et des éléments préremplis peuvent être utilisés. Les répondants peuvent imprimer ou générer un PDF de leurs réponses avant validation et, pour certains questionnaires, joindre des documents. Les interfaces sont en français, simples d’utilisation, avec une charte graphique personnalisable. L’anonymat est assuré lorsque demandé. Les données fournies ne peuvent pas être réutilisées par le titulaire.

Restitutions et analyses commandées au besoin. Les prestations de saisie, diffusion, stockage/suivi et restitution sont systématiques à chaque enquête ; rapport, tableaux croisés et analyse lexicale sont commandés indépendamment selon les besoins. La plateforme de résultats permet l’extraction des données brutes, les tris à plat et les tris croisés, avec export Excel. Le CCAP prévoit un accès à cette plateforme pendant 3 mois ; cette durée prévaut sur les 6 mois indiqués dans le CCTP. Pour la plateforme de suivi quotidien, le CCTP indique au moins 3 mois d’accès après clôture à un endroit et au moins 6 mois à un autre, sans règle de priorité entre ces deux indications dans cette même pièce.

Sur commande, le rapport de résultats est remis en Word et comprend une synthèse des indicateurs clés ainsi que des tris à plat avec graphiques adaptés à chaque question. Les tableaux d’analyse croisée couvrent les questions du questionnaire selon des filtres prédéfinis, par exemple branche ou métier. L’analyse lexicale porte sur les questions ouvertes, à l’aide d’outils d’analyse sémantique et avec soutien méthodologique ; un rapport en synthétise les résultats par question concernée.

Les principaux délais sont de 5 jours ouvrés pour saisir le questionnaire après réception, jusqu’à 10 jours ouvrés de phase de test, puis 5 jours ouvrés pour la diffusion après validation. L’enquête peut durer jusqu’à 12 semaines. Les plateformes de suivi et d’analyse sont mises à disposition dans un délai maximal d’un jour ouvré aux étapes prévues ; les traitements commandés après clôture disposent chacun de 5 jours ouvrés. Les livrables sont dématérialisés et en français ; les réunions de cadrage, d’étape éventuelles et de restitution se tiennent exclusivement à distance.