Concertation du public pour la révision du PLUi

Le titulaire accompagne la Communauté urbaine dans la définition et la mise en œuvre d’une stratégie globale de concertation liée à la révision du PLUi, pour un territoire de 73 communes et de plus de 400 000 habitants. La démarche doit permettre au public de s’informer, de formuler des observations et propositions, et de participer à des échanges et animations. Elle doit respecter les exigences des articles L.103-2 à L.103-7 du Code de l’urbanisme, assurer la traçabilité des contributions et sécuriser la procédure de révision.

La stratégie comprend les objectifs, éléments de langage, axes de communication, publics cibles, moyens, outils, canaux, calendrier et indicateurs de suivi. Le titulaire prépare également les supports destinés aux comités stratégiques, notes d’aide à la décision, argumentaires et documents utiles aux élus. Il fournit une note méthodologique de cadrage, un plan d’action détaillé sous forme de fiches actions et un tableau de bord actualisé au minimum après chaque action ou séquence de concertation.

Identité visuelle et supports de communication

Le titulaire conçoit une charte graphique propre au projet, cohérente avec l’univers graphique de GPS&O, utilisable sur les supports de concertation et les pièces du PLUi 2. Il réalise les illustrations, infographies et cartographies, en veillant à leur homogénéité graphique et à leur libre utilisation. Il assure le cadrage, la rédaction, la conception graphique, la mise en forme, le bon à tirer et la remise des fichiers définitifs.

Les supports peuvent comprendre notamment :

• lettres d’information, invitations, dépliants, affiches, diaporamas et panneaux d’exposition ;
• totems, banderoles, kakémonos, oriflammes et visuels pour les réseaux sociaux ;
• vidéos courtes et motion designs en haute définition, chartés et exportés pour le web ;
• modèles réutilisables, fichiers sources modifiables et fichiers d’utilisation en PDF, JPG et PNG ;
• contenus non formatés, BAT, versions PDF définitives, fichiers natifs vidéo HD et exports web.

Les supports écrits doivent employer un ton direct, simple et pédagogique, compréhensible par tous. Les corrections et ajustements nécessaires jusqu’à la validation définitive sont inclus, sauf modification substantielle du besoin. Les impressions et la diffusion des lettres d’information sont prises en charge par la Communauté urbaine.

Modalités de participation

Le titulaire prépare, anime et restitue les temps d’échange avec des formats adaptés aux publics et aux objectifs : réunions publiques, ateliers participatifs, facilitation graphique, supports introductifs ou comptes rendus vidéo. Pour les événements en présentiel, la logistique relève de GPS&O ; le titulaire prend en charge la préparation, l’animation, les supports et les comptes rendus.

La tranche ferme comprend notamment :

• au moins 3 lettres d’information, à l’ouverture, pendant la phase Diagnostic et PADD et pendant la phase Orientations réglementaires ;
• une exposition évolutive, enrichie au fil de l’avancement du projet ;
• 3 questionnaires, initialement destinés à une mise en ligne et susceptibles d’être déclinés sur support imprimé ;
• 3 réunions publiques en phase Diagnostic et PADD ;
• 5 ateliers en phase Orientations réglementaires.

Le titulaire conseille GPS&O sur le calendrier, le format présentiel ou distanciel, le contenu et le mode d’animation. Les réunions publiques et ateliers donnent lieu à des supports de présentation et à des comptes rendus. Les contenus pour le site internet et les réseaux sociaux, le dossier de concertation, le relais auprès des communes, les relations presse, les échanges avec certains publics et la mise en place des registres restent à la charge de la Communauté urbaine.

Bilans et livrables

Le titulaire rédige un bilan intermédiaire et un bilan final, chacun en version à mi-parcours puis en version consolidée. Les bilans présentent les objectifs et modalités de concertation, les actions réalisées, les données quantitatives de participation, l’analyse qualitative et thématique des contributions, leur répartition territoriale lorsque possible, les enseignements de la concertation et la manière dont les observations ont alimenté le projet. Les contributions hors du champ du PLUi ou de la compétence communautaire doivent être distinguées.

Les versions intermédiaires sont remises par courriel en formats modifiables Word et PDF. La maîtrise d’ouvrage dispose, sauf délai particulier, d’un délai indicatif de 10 jours ouvrés pour formuler ses observations ; la version corrigée est remise dans le délai convenu ou, à défaut, sous 5 jours ouvrés après réception des observations. Les fichiers sources et éléments nécessaires à la reproduction, l’adaptation et la réutilisation des supports sont remis à GPS&O.

Tranches optionnelles et prestations complémentaires

Une tranche optionnelle porte sur la conception et la mise en œuvre d’outils de participation en ligne : cadrage fonctionnel et technique, architecture et parcours utilisateurs, paramétrage, charte d’usage, tests, recette, corrections, formation ou prise en main, assistance et maintenance, extraction et analyse des contributions, rapport de synthèse et remise de données exploitables.

Une seconde tranche optionnelle porte sur cinq balades urbaines, comprenant le cadrage, les itinéraires, la préparation éditoriale et technique, les cartes et outils d’animation, l’animation, les comptes rendus, la synthèse transversale et l’intégration au bilan. Des prestations complémentaires peuvent également être commandées sur bons de commande : réunions, supports, lettres, questionnaires, affiches, panneaux, infographies, cartographies, vidéos, facilitation graphique, journées d’expertise et mises à jour substantielles.

Coordination et contrôle

Le titulaire travaille avec le service Planification et intègre les niveaux de validation technique, administrative et politique. Il mobilise une équipe compétente en planification urbaine, communication, graphisme et pilotage de projet complexe, avec des références comparables en PLUi, périmètre et complexité. Tout remplacement d’un intervenant doit être préalablement signalé et présenter un niveau de qualification et d’expérience au moins équivalent.

Les documents de réunion sont transmis au moins une semaine avant la séance. Les comptes rendus sont envoyés pour avis sous 5 jours ouvrés et comprennent un échéancier ainsi qu’une date prévisionnelle de réunion suivante. Les échanges et décisions sont suivis dans un document de liaison. Les documents destinés à internet doivent être optimisés pour faciliter leur consultation.