Conception et fourniture de titres-restaurant dématérialisés

Le marché porte sur la conception, la fourniture et la gestion de titres-restaurant dématérialisés, sans support papier. Les commandes sont mensuelles, émises pendant la première dizaine du mois. Le besoin initial est estimé à environ 120 agents communaux et 10 agents du CCAS, sous réserve de leur intérêt pour le dispositif ; le nombre de bénéficiaires peut évoluer.

Titres et cartes

• Valeur faciale initiale de 8 € par titre, financée à parts égales par l’employeur et l’agent. Chaque agent peut recevoir au maximum 10 titres par mois, soit 80 € de valeur faciale. La modification du tarif ou de la participation demandée par la commune doit être appliquée à la date fixée, sans facturation supplémentaire.
• Cartes numériques à puce, utilisables avec un code PIN personnel et compatibles avec les lecteurs de cartes bancaires courants (notamment Visa et Mastercard). Elles portent les mentions réglementaires et personnalisées : émetteur, fin de validité, identifiant, employeur, logo, nom et prénom de l’agent ; validité géographique nationale. La durée de validité du support est de deux ans maximum.
• Activation par l’agent après communication d’un code individuel dans un courrier contenant les informations personnelles nécessaires à la gestion de son compte. Le titulaire met à disposition une interface de gestion des comptes créditeurs.

Accès et gestion des comptes

Chaque agent dispose d’un espace personnel protégé par identifiant et mot de passe, accessible sur le Web, ainsi que de moyens de consultation du solde par serveur vocal et application smartphone. L’espace Web présente le solde en temps réel, l’historique des paiements des 30 derniers jours et l’historique des chargements mensuels de l’année en cours. Le compte ne permet pas de découvert ; l’agent peut faire opposition en cas de perte ou de vol. Le titulaire indique clairement les services à contacter. En cas de perte de la carte, une nouvelle carte est fournie sous 7 jours maximum.

Les titres sont valables pour l’année civile de leur distribution, sauf ceux de la commande de décembre, millésimés sur l’année suivante. Les titres non utilisés sont automatiquement reportés sur l’année suivante. Les supports doivent être sécurisés selon les règles applicables aux valeurs fiduciaires et chaque titre muni d’un dispositif agréé empêchant sa reproduction.

Commandes, livraison et suivi

Les bons de commande électroniques sont émis par le service des ressources humaines. Ils indiquent notamment la liste nominative des agents, le nombre de titres, le lieu de livraison et la ventilation des montants entre commune et CCAS. Le titulaire en accuse réception ; les commandes supplémentaires suivent la même procédure, donnent lieu à une facturation spécifique et ne génèrent pas de surcoût. Le titulaire forme et assiste sans coût supplémentaire les agents chargés des commandes sur le logiciel dédié.

Les cartes sont classées par ordre alphabétique et remises en main propre à la Direction des ressources humaines contre signature. La livraison, franco de port et d’emballage, intervient au plus tard dans les deux jours ouvrés suivant l’accusé de réception du bon de commande. Le titulaire assume la responsabilité de l’acheminement et couvre les pertes, détériorations ou vols en transport ; en cas d’incident avant remise, il fournit de nouveaux titres sous 72 heures. Il assure une large acceptation des titres auprès des enseignes, y compris locales, informe la commune des évolutions réglementaires et verse la contre-valeur des titres émis perdus ou périmés selon les règles applicables. L’évolution du support ne donne pas lieu à un surcoût pour l’employeur.

Une fois par an, le titulaire transmet un état indiquant les nombres et montants des titres commandés, utilisés et payés aux prestataires, les titres rejetés pour mauvaise utilisation et un récapitulatif de l’utilisation par les agents. Les vérifications quantitatives et qualitatives sont effectuées à la livraison ; les réclamations sont adressées dans les 15 jours. En cas de non-conformité, l’acheteur peut demander de compléter la livraison, de reprendre l’excédent ou de remplacer les titres endommagés ; le titulaire dispose alors de trois jours ouvrés pour s’exécuter.