Conception et production d’un événement touristique

Le titulaire assure le cadrage et le pilotage transversal, puis traduit les orientations des coporteurs en un concept d’événement immersif, un parcours accessible et une scénographie adaptée au site retenu. Le socle comprend la note de cadrage, le rétroplanning, le suivi des risques et des interfaces, les plans d’implantation, les dossiers techniques et de sécurité, le guide commun des exposants, le programme général, le conducteur et le plan d’actions environnementales. Deux cycles ordinaires de correction du projet scénographique et du plan sont inclus. Les études de faisabilité de sites supplémentaires, les refontes substantielles et les prestations opérationnelles variables nécessitent une commande préalable au BPU.

Le CRT arbitre et valide les décisions contractuelles; les OTI contribuent aux orientations et mobilisent les moyens dont la disponibilité est confirmée. Le titulaire coordonne les interfaces sans se substituer aux coporteurs ni aux prestataires qu’ils contractent directement. Les prestations variables ne sont activées que par bon de commande écrit du CRT; les moyens déjà couverts par les marchés des OTI ne sont pas refacturés.

Programmation et exploitation

Le dispositif peut articuler espaces territoriaux, exposants, activités à découvrir ou tester, ateliers, démonstrations, rencontres, restauration, espaces familiaux et accueil. Les coporteurs arrêtent les participants, contenus, activités, modalités commerciales et décisions relatives au volet professionnel. Le titulaire réalise le programme général et le guide commun au forfait; le sourcing, les inscriptions, les briefings, la coordination individualisée des participants, intervenants, animations et espaces relèvent des postes BPU lorsqu’ils sont commandés. Les exploitants restent responsables de leurs activités, produits, autorisations et assurances.

Selon les commandes, les moyens fournis, installés, exploités puis déposés peuvent comprendre stands modulaires, mobilier, comptoirs, tentes ou chapiteaux, planchers, barrières, distribution électrique, groupes électrogènes, sonorisation, éclairage, écrans, connexion Wi-Fi, sanitaires standard ou accessibles, approvisionnement en eau et évacuation des eaux usées. Les prestations de personnel peuvent inclure accueil, nettoyage, manutention, sécurité, SSIAP et secours. Le BPU prévoit aussi gestion des déchets, coordination sécurité, appui aux autorisations, coordination des navettes et transport de personnes avec véhicule et chauffeur. Les demandes d’autorisation sont signées et déposées par l’organisateur compétent; le titulaire fournit les pièces de son périmètre et coordonne les interfaces commandées.

Communication, suivi et livrables

Toutes les prestations de communication sont à bons de commande : identité visuelle et visuel principal, contenus pour réseaux sociaux, communiqué et relations presse, plan et achats médias, photographie, vidéo, impression, signalétique et bilan de communication. Le kit réseaux sociaux correspond à 10 contenus; la vidéo récapitulative peut aller jusqu’à 2 minutes. La fabrication, la pose et la dépose de signalétique sont prévues dans des postes distincts selon le BPU. Les dépenses externes nécessitent autorisation préalable, justificatifs et absence de double facturation. Le CRT valide les créations, dépenses et diffusions. Les créations sont remises dans des formats exploitables; les fichiers sources, droits et licences sont traités selon le CCP.

Le bilan forfaitaire consolide les données disponibles, les résultats, incidents, coûts, indicateurs environnementaux et justificatifs, puis formule des recommandations. Les dispositifs de comptage, questionnaires, collecte, jeux concours et bilans spécialisés ne sont déployés que s’ils sont commandés; l’absence de commande n’efface pas l’obligation de consolider les données disponibles et d’en indiquer les limites. Les fichiers et livrables sont remis en français et en formats électroniques exploitables; le bilan est dû dans les quinze jours calendaires suivant le dernier jour effectif de l’événement.

Hypothèses quantitatives du DQE

Le DQE est une simulation non contractuelle et ne garantit aucune commande. Son scénario retient 5 espaces territoriaux et 55 exposants, dans une prévision de 50 à 60. Les quantités simulées comprennent notamment 6 réunions de cadrage, 32 heures de coordination de montage/essais/démontage, 3 journées de direction-coordination et 2 heures-personnes de renfort; 30 supports de signalétique, 55 coordinations d’exposants, 5 espaces, 2 briefings, 12 animations, 6 intervenants et 1 opération d’inscription. Les matériels simulés comprennent 180 m²/jour de stands, 165 packs mobilier/jour, 6 comptoirs/jour, 900 m²/jour de structures couvertes, 450 m²/jour de plancher, 600 m linéaires/jour de barrières, 60 points électriques/jour, 6 armoires électriques/jour, 3 journées de groupe électrogène, sonorisation et éclairage, 6 dispositifs vidéo/jour, 3 journées de Wi-Fi, 12 sanitaires standard/jour et 3 sanitaires accessibles/jour.

Le même scénario prévoit 104 heures-personnes d’accueil, 78 heures-agents de nettoyage, 80 heures-personnes de manutention, 6 demi-journées de transport local de 4 heures, 156 heures-agents de sécurité, 78 heures-agents SSIAP et 3 journées de secours; 1 opération de gestion des déchets, 18 stations de tri/jour et 3 000 contenants réemployables/jour. Pour la communication et les suivis, il simule 1 ensemble d’identité visuelle, 1 kit de 10 contenus, 1 communiqué, 1 plan média, 1 journée de reportage photo, 1 vidéo jusqu’à 2 minutes, 1 bilan de communication et 1 opération de comptage/enquête; il prévoit aussi 1 opération d’approvisionnement en eau, 1 de collecte des eaux usées, 3 journées de coordination des navettes, 2 journées d’appui RUS, et 1 opération pour chacune des coordinations restauration, cadrage des loisirs et mise en œuvre des jeux concours. L’impression de supports de communication est simulée à 20 lots de 100 exemplaires et l’adaptation simple de supports graphiques à 5 unités; ces quantités n’engagent pas l’acheteur.