Organisation des fêtes médiévales 2027

Le titulaire conçoit, prépare, coordonne et réalise une manifestation immersive à vocation touristique, culturelle et patrimoniale. Le marché regroupe la programmation artistique, les animations, les prestations animales et équestres, la scénographie, la sonorisation et la coordination des exposants.

Programme et animations

• Village représentant environ 80 à 100 personnes, selon le programme final : camps de mercenaires, animation inspirée des peuples berbères avec deux dromadaires ou équivalent, ferme médiévale avec bovin Highland ou équivalent, ovins et caprins, musiciens et troupe théâtrale.
• Animations artistiques comprenant notamment théâtre, danse, musique, contes, déambulations et démonstrations. Le programme prévoit aussi un cortège d’ouverture, l’appel des quartiers, une cérémonie avec accrochage de blasons, un spectacle pyrotechnique ou son repli, un Grand Bal avec initiation, et un banquet scénarisé.
• Le titulaire organise le banquet et le Grand Bal. Sauf stipulation contraire, la fourniture des aliments et l’encaissement des participants ne sont pas compris.

Séquences de référence

• Vendredi 28 mai : ouverture à 18 h, cortège à 19 h, cérémonie à 19 h 45, repas et animations à 20 h, spectacle pyrotechnique ou repli à 21 h 30, clôture à 23 h.
• Samedi 29 mai : ouverture à 10 h, animations en journée, apprentissage du bal à 18 h, Grand Bal à 20 h 30, clôture à 23 h.
• Dimanche 30 mai : ouverture à 10 h, banquet à 12 h, animations équestres à partir de 14 h, voltige à 15 h et tournoi à 16 h 30, ou séquence adaptée.

Prestations équestres, technique et scénographie

Le candidat prépare deux configurations équestres dès son offre. Il fournit les plans d’implantation, dimensions utiles, barriérages, accès des chevaux et besoins en sable, eau et secours. Si le tournoi complet n’est pas réalisable dans la configuration de repli, il est remplacé par des séquences adaptées de voltige, démonstrations et déambulations. La préparation des deux scénarios, la bascule et la reconfiguration de la sonorisation sont incluses dans le dispositif.

La sonorisation est obligatoire pour les animations, prises de parole, cérémonie et spectacle du vendredi, le bal du samedi et les séquences équestres dans les deux configurations. Elle comprend repérage, matériel, consoles, micros, pieds, câblages, protections, transport, installation, réglages, exploitation par technicien et démontage. Le titulaire fournit également une porte médiévale stable et sécurisée, adaptée au passage des cortèges et des chevaux, avec décors et accessoires nécessaires, transport, montage, démontage et remise en état. Tout ancrage ou fixation sur une dépendance communale requiert une autorisation préalable.

Le spectacle pyrotechnique dépend de sa faisabilité réglementaire et de sécurité. Le titulaire assure ou fait assurer sa conception, sa fourniture, les qualifications, assurances et documents nécessaires, à remettre au plus tard six semaines avant la date prévue. Il prépare dans son offre un dispositif nocturne de repli sans supplément.

Exposants, dossiers et coordination

Le titulaire recherche et coordonne artisans, producteurs, restaurateurs, métiers anciens et autres exposants. Il prépare un appel à candidatures soumis à validation pour son volet domanial, collecte notamment identité, coordonnées, SIRET ou justificatif professionnel, activité, dimensions et besoins du stand, assurance de responsabilité civile professionnelle ainsi que besoins en eau et électricité. Il propose une liste et un plan d’implantation, puis constitue et transmet les dossiers d’autorisation d’occupation temporaire. Les dossiers complets sont à transmettre au plus tard le 15 avril 2027, sauf calendrier différent fixé au lancement. Aucun exposant ne peut être installé sans validation domaniale ; la délivrance des titres et les droits de place relèvent de l’autorité compétente.

Le titulaire remet les documents nécessaires à la sécurité : plans, structures, jauges utiles, besoins électriques, données relatives aux animaux, qualifications pyrotechniques, assurances, accès de secours et contacts. Il respecte les règles applicables aux animaux, à leur transport, hébergement temporaire, bien-être, sécurité du public et obligations sanitaires.

Moyens, interfaces et livrables

Les moyens municipaux ne sont pris en compte que dans la limite des disponibilités expressément confirmées. Les arrivées électriques principales et la collecte générale des déchets relèvent de la Ville selon les conditions prévues ; le titulaire consolide les besoins électriques, assure la propreté de ses installations et le tri. Le mobilier et le barriérage municipaux sont limités aux stocks et quantités confirmés ; tout complément relève du titulaire, sauf PSE retenue. Les dispositifs spécifiques de secours liés aux activités du titulaire restent à sa charge.

Les étapes de pilotage prévues sont : réunion de lancement, rétroplanning et interlocuteurs à J+10 après notification ; sourcing et réunions de pilotage de décembre 2026 à mars 2027 ; dossiers exposants et besoins techniques au 15 avril ; plans des deux configurations, documents pyrotechniques et plans de sécurité au 30 avril ; roadbooks, liste des intervenants, programme détaillé et planning au 15 mai ; montage, exploitation et démontage du 28 au 30 mai ; débriefing et bilan à J+15.

Les PSE portent sur une distribution électrique temporaire autonome si les alimentations municipales sont insuffisantes, du mobilier et du barriérage complémentaires, et une assistance renforcée pour le dossier de sécurité et les réunions avec les autorités au-delà des obligations de base.