Conception et organisation de la cérémonie des vœux

Le titulaire prépare et assure la régie de l’événement, coordonne les intervenants et prend en charge les moyens humains et techniques nécessaires. Il suit le déroulé et les horaires, organise la mise en scène globale et diffuse les vidéos préparées par la mairie. La programmation et les animations relèvent de la mairie : le titulaire peut proposer des idées et en assure le pilotage et la coordination, mais ne fournit ni les animations ni le cocktail.

Contenus vidéo

• Réalisation d’un best-of sous-titré de 2 minutes, avec des extraits du discours du maire, des images des habitants et des animations, un habillage graphique lié à la charte des vœux 2027 et un habillage sonore. Remise le lundi suivant la cérémonie, pour diffusion dans la semaine sur Vimeo et les réseaux sociaux de la mairie du 18e.
• Réalisation d’une vidéo hommage à partir de la liste des personnes décédées dans l’année fournie par la mairie, avec un habillage sonore adapté. Remise prévue le lundi 11 janvier.
• Les fichiers sources appartiennent à la mairie du 18e.

Moyens techniques et régie

Le titulaire fournit ou loue, transporte, monte, exploite, maintient et démonte le matériel et les installations, et mobilise les équipes nécessaires à leur fonctionnement. Les discours et l’ambiance musicale doivent être retransmis dans l’ensemble des salles.

• Captation vidéo : équipe présente pendant la cérémonie ; au moins 3 caméras pour le hall et 1 caméra pour filmer l’interprète en langue des signes ; pieds et régie vidéo permettant la captation dans le hall et des prises de vues mobiles ponctuelles dans les autres espaces. Location et installation d’écrans géants dans le hall central, la salle des fêtes et la salle des mariages ; dans ces deux dernières, projection avec rétroprojecteur et écran toile. L’interprète en langue des signes doit apparaître lors de la retransmission en direct.
• Sonorisation : référent présent pendant le montage et toute la soirée. Sonorisation du Grand Hall avec façade, rappels, retour scène et balcon ; enceintes et amplificateurs adaptés dans les salles des fêtes et des mariages. Le DJ de la mairie raccorde ses platines et consoles aux enceintes du titulaire.
• Lumière et décoration : propositions d’ambiance festive, privilégiant les couleurs chaudes comme le rose et respectant la sobriété énergétique. Mise en valeur des buffets dans les salles des fêtes et des mariages ; lumières d’ambiance dans les trois espaces, rampes LED et projecteurs dans le hall, boîtes ambrées LED dans les salles et le hall d’entrée, poursuite des élus et invités sur scène. Un référent lumière est présent pendant le montage et la soirée. L’offre inclut un bureau de contrôle pour vérifier les dispositifs suspendus et les installations électriques ; les équipements proposés doivent respecter les normes de sécurité.

Coordination et contraintes opérationnelles

L’installation peut commencer le mercredi 13 janvier au matin ; elle doit être terminée le soir pour les essais de son et de lumière. Les derniers réglages et le filage peuvent avoir lieu le jeudi 14 janvier, et tout doit être prêt à 15 h. La cérémonie est prévue le jeudi 14 janvier, de 18 h 30 à 22 h. La mairie fournit la scène, le personnel de sécurité, l’organisation de la réception des invités, la communication relative à l’événement, les animations et le cocktail.

Le titulaire organise des états des lieux contradictoires avant l’installation et après le démontage. En cas de dommages, il remet les lieux en état à ses frais dans le mois suivant la réception de la liste des travaux. Avant exécution, il obtient l’acceptation de ses sous-traitants et l’agrément de leurs conditions de paiement, dépose le dossier d’autorisation requis auprès de la Préfecture de Police, se tient disponible pour les adaptations demandées, obtient les autorisations administratives nécessaires au spectacle et remplit la fiche technique conforme au protocole municipal.