Captation, sonorisation et retransmission des séances du conseil communautaire

Le titulaire fournit, installe, exploite puis désinstalle un dispositif complet de sonorisation, captation vidéo, régie audiovisuelle, retransmission en salle, diffusion en direct et enregistrement des séances du conseil communautaire. La prestation est exécutée au fur et à mesure des bons de commande, avec mobilisation d'une équipe technique qualifiée et désignation d'un interlocuteur technique référent pour chaque séance.

Sonorisation et captation

La sonorisation doit être claire, intelligible et homogène pour les interventions de la tribune et des travées :

• sonorisation permanente de la Présidence avec un équipement mains libres, de type col de cygne, micro pupitre ou équivalent ;
• micros individuels ou partagés pour les élus de la tribune ;
• au minimum 2 micros mobiles par agent distribuant les micros dans la salle, soit 8 micros mobiles ;
• diffusion sonore dans la salle et reprise du son dans le flux direct ainsi que dans l'enregistrement local ;
• prévention du larsen, de la saturation, des échos excessifs et des ruptures de niveau sonore.

La captation vidéo doit permettre de suivre le déroulement de la séance, avec cadrage de la Présidence, des intervenants de la tribune et des travées, plans larges de l'assemblée, séquences de vote et alternance avec les contenus projetés. Un sous-titre indiquant le nom et la commune d'origine de l'élu est incrusté au début de son intervention. La qualité minimale attendue est le Full HD au format 16:9, sauf impossibilité technique justifiée.

Diffusion en salle et en direct

Les images et contenus sont diffusés en temps réel sur l'écran de projection, l'écran de retour placé au sol face à la Présidence, les deux moniteurs des tables des élus du deuxième rang de la tribune et le moniteur de la table des services techniques. Le dispositif doit être compatible avec les équipements existants.

Le titulaire assure la diffusion en HD, 1080p minimum, sur la chaîne YouTube de la CAPB, avec chat désactivé. Il prend en charge l'encodage, la stabilité et la surveillance du flux pendant toute la séance, ainsi que la synchronisation du démarrage avec l'ouverture officielle. Aucun échange informel, micro ouvert hors séance ou autre contenu capté avant cette ouverture ne doit être diffusé. Le lien de diffusion est transmis à la CAPB 48 heures avant la séance et un test de diffusion est réalisé avant chaque séance.

Organisation, exploitation et continuité

L'offre décrit le dispositif général, le plan d'implantation, la composition de l'équipe, les fonctions, qualifications ou expériences, les modalités de remplacement, le nombre et le type de caméras, leur implantation et les caractéristiques du flux. La régie assure la commutation des prises de vue, plans de l'assemblée, contenus projetés, séquences de vote et autres sources utiles.

Le titulaire garantit la continuité de la captation, de la sonorisation, de la diffusion et de l'enregistrement pendant toute la séance. Il prévoit des matériels ou procédures de secours en cas de panne de micro, de caméra, d'élément de régie, d'interruption internet ou de difficulté de diffusion sur YouTube. Tout incident significatif est signalé à la CAPB et documenté par un rapport précisant le problème, sa durée, ses conséquences et les mesures correctives.

Les séances durent généralement de 3 à 6 heures, avec mise en place technique dès 7 h 30 pour un début habituel à 9 h. L'installation et les tests sont impérativement réalisés la veille, la salle étant disponible le vendredi après-midi précédant la séance. Les tests portent notamment sur les micros, la diffusion sonore, les caméras, les retours vidéo, les contenus projetés, la diffusion en direct et l'enregistrement local. Après la séance, l'ensemble du dispositif est désinstallé et évacué dans les meilleurs délais.

Enregistrements, livrables et conformité

L'enregistrement local est réalisé indépendamment de la diffusion en direct. À l'issue de la séance, le titulaire remet dans un délai maximal de 48 heures un fichier vidéo intégral, le cas échéant un fichier audio séparé, une version adaptée à l'archivage ou à la mise en ligne et tout élément technique utile en cas d'incident de diffusion. Les fichiers sont fournis dans un format standard exploitable par la CAPB, qui demeure propriétaire des enregistrements.

La prestation respecte le droit à l'image, la protection des données personnelles et les règles applicables à la diffusion publique. La captation est limitée aux besoins de la séance, avec priorité aux élus et intervenants prenant la parole. Les images, sons et enregistrements ne peuvent être utilisés à d'autres fins sans autorisation expresse de la CAPB. Les personnes autorisées reçoivent une formation relative à la protection des données ; les accès, équipements, flux, fichiers et copies temporaires sont sécurisés. Toute violation de données est notifiée à la CAPB dans un délai maximal de 24 heures. Après remise sécurisée, les copies de travail et supports intermédiaires sont supprimés, sauf obligation légale de conservation.

La prestation est considérée comme correctement exécutée si le dispositif est installé, testé et opérationnel avant la séance, si les interventions sont audibles et intelligibles, si la captation permet de suivre la séance, si la diffusion en direct est satisfaisante, si l'enregistrement intégral est réalisé, si les fichiers sont remis dans les délais et si les incidents sont signalés et documentés.