Organisation de cérémonies de remise des diplômes

Le titulaire assure la coordination logistique et technique des cérémonies de remise des diplômes des programmes Mastère Spécialisé, Formation Continue, Bachelor, DCG/DSCG, Grande École et Master of Science. Il élabore le plan d’action événementiel, le rétroplanning, le suivi budgétaire et les comptes rendus des réunions régulières.

Il fournit notamment la feuille de service, le conducteur technique, les présentations PowerPoint ou infodécors, la signalétique, l’affiche QR code du photocall et les supports nécessaires au déroulement. Il propose plusieurs univers créatifs et scénographies, avec plans d’implantation du hall, de l’accueil, des vestiaires, des zones photocall et photobooth, du verre de célébration et de la scène.

Coordination des intervenants et installation

Le titulaire sélectionne et supervise les prestataires de son, lumière, technique, streaming, décoration et mobilier. Il coordonne également les intervenants pris en charge par TBS Education, notamment 40 hôtes ou hôtesses, 3 photographes, 3 animateurs photobooth et 2 artistes étudiants par cérémonie.

Il désigne une équipe projet dédiée, notamment des régisseurs identifiables par une tenue professionnelle, et organise la mise en place de la salle de spectacle, de l’accueil et des vestiaires. La capacité d’accueil à garantir peut atteindre 2 400 personnes.

Les équipements et aménagements comprennent notamment :

• 2 comptoirs de scène pouvant accueillir 4 personnes chacun ;
• habillage lumineux de la salle et de la scène, sonorisation, lumière, vidéoprojecteurs et écrans géants, latéraux et de retour scène ;
• régie de diffusion, régie de captation, topage, caméras fixes et caméra épaule, talkies-walkies, intercoms HF et moyens de streaming ;
• scène de 120 m² juponnée, 10 banques d’accueil et portants avec cintres pour 1 200 personnes, équipements inclus dans le site ;
• zone photocall pour au moins 70 personnes hors scène, avec raccordement électrique, rallonges, passe-câbles et potelets ;
• réalisation d’un clip d’introduction et de séquences de compte à rebours en motion design.

Logistique, accueil et vestiaires

Le titulaire prend en charge l’enlèvement, le transport, la manutention, l’installation et le retour du matériel fourni par TBS Education : toges, chapeaux, écharpes, pompons, diplômes et cadeaux, pour un volume d’environ 12 m³. Il installe les vestiaires, range et inventorie les articles en respectant leur conditionnement.

L’accueil comprend le mobilier, les potelets, la signalétique, le briefing et l’encadrement des hôtes et hôtesses bilingues français-anglais :

• scan et émargement des invités avec les outils Eventmaker fournis par TBS Education ;
• information sur le déroulé, orientation et guidage du public ;
• filtrage spécifique des invités VIP, des personnes à mobilité réduite et des non-inscrits, avec une personne dédiée à leur inscription ;
• fourniture et pose d’un bracelet de sécurité ou d’un tampon d’accès avant l’ouverture des portes.

Le vestiaire diplômés concerne environ 350 à 800 personnes et comporte au maximum 5 pôles de distribution par programme. Il comprend la remise des toges, chapeaux et écharpes contre un manteau ou un sac et un ticket, l’émargement, la remise des diplômes papier en mains propres, puis l’inventaire et le rangement. Les écharpes avec pompon sont conservées par les diplômés ; les toges et chapeaux sont récupérés. Un espace distinct prévoit la distribution de 30 toges professorales et 10 écharpes rouges.

L’accueil comprend également une décoration présentée sous forme de moodboard ou de planches d’inspiration, une signalétique adaptée, 3 espaces photocall et 3 photobooths fournis par TBS Education. Les fonds photocall de 2 m x 2 m sont fournis par TBS Education.

Exploitation audiovisuelle et cérémonie

Les cérémonies sont filmées et retransmises en direct sur les écrans du site ainsi que sur la plateforme Eventmaker. Le titulaire assure la réalisation vidéo, la captation, le streaming, le topage et la fluidité du déroulement. Il transmet les clés de connexion à la responsable événementiel au plus tard 2 semaines avant chaque journée concernée et met en place un sous-titrage en anglais diffusé sur les écrans.

Chaque cérémonie est animée par deux personnes, dont une personne gérée par TBS Education, et ne doit pas dépasser 2 heures. Le titulaire prévoit l’accueil et l’installation des diplômés et accompagnants, la gestion des montées de scène, la captation et la retranscription sur écrans, ainsi que la coordination de l’ensemble des prestataires.

Verre de célébration et restitutions

Chaque cérémonie est suivie d’un verre de célébration composé uniquement de boissons. Le titulaire supervise et met en place le traiteur sélectionné par TBS Education avec le site, en prévoyant l’implantation des buffets, bars, photocall et photobooths.

Après chaque manifestation, il organise une réunion de débriefing, remet les fichiers sources, les documents d’exploitation et les éléments nécessaires, puis fournit un compte rendu complet comprenant les points forts, les axes d’amélioration et les statistiques de streaming : pic et moyenne de connexions simultanées, temps de visionnage cumulé et durée moyenne de visionnage. Il livre également l’enregistrement de la captation et les fichiers sources des éléments graphiques produits.