Conception et déploiement d'animations en résidences universitaires

Structure générale

Tranche ferme : conception d'un programme annuel opérationnel incluant diagnostic, préconisations d'aménagement et dossier final consolidé.
Tranches optionnelles : fourniture/installation d'ameublement et déploiement opérationnel du programme (personnel, outils, exploitation).

Livrables de conception exigés

Diagnostic initial : analyse des publics, besoins, caractéristiques et contraintes techniques/logistiques des locaux.
Analyse technique des salles : implantation, accès, surfaces, capacités et sécurité.
Programme annuel par site et famille d'animation (culture, sport, bien‑être, ateliers pratiques, numérique, événementiel, social, co‑construction) précisant fréquence (hebdo, mensuelle, ponctuelle), volumes annuels et capacité par atelier.
Fiches descriptives normalisées pour chaque animation (objectifs, durée, fréquence, capacité, matériel, intervenants, indicateurs, modalités d'inscription).
Calendrier annuel adapté aux rythmes scolaires et scénarios de fréquentation.
Préconisations d'ameublement et d'équipement par site avec listes/familles, caractéristiques techniques et quantités proposées.
Dossier de conception final consolidé et modalités de reporting et d'évaluation (formats, périodicités, indicateurs de fréquentation).
Participation à réunions techniques de suivi/conception (au moins 5 réunions).

Ameublement et équipement (option)

Fourniture, livraison, installation, mise en service et maintenance du mobilier et équipements : assises (chaises, poufs, banquettes), tables modulables, rangements sécurisés, matériel d'animation (jeux, pédagogique, matériel sportif léger), équipements numériques/audiovisuels (écrans, vidéoprojecteur, sonorisation, connectique), signalétique, éléments de sécurité et autres postes précisés par le candidat.
Remise d'inventaires par site, fiches techniques, notices, garanties, registre des matériels et fiches de sécurité.
Entretien, maintenance et remplacement (vol, vétusté, casse) à la charge du titulaire pendant la durée du contrat.
Logistique des livraisons planifiées, évacuation des emballages, remise en état des locaux et stockage dans zones dédiées.

Déploiement opérationnel (option)

Mise à disposition d'équipes d'animation qualifiées et d'un responsable d'encadrement ; constitution d'une équipe projet.
Mise en place d'un outil numérique d'inscription, consultation, suivi de fréquentation et extraction d'indicateurs avec accès pour l'acheteur.
Gestion des inscriptions, listes d'attente, rotations, capacité et sécurité ; garanties de continuité (remplacement d'animateur absent sous 72 heures ouvrées et rattrapage/compensation des prestations non assurées).
Pilotage et coordination : réunions de suivi, reporting trimestriel/semestriel/annuel, bilan et enquête annuelle de satisfaction.
Communication et mobilisation des résidents : supports imprimés, affichage, QR codes, relances, stratégie d'adhésion et égalité d'accès.
Procédures et protections pour prévenir vols/dégradations, maintenance et suivi régulier des équipements installés.

Contraintes transversales et exigibles

Respect du RGPD pour les traitements d'inscriptions (collecte limitée, consentement, conservation limitée, désignation d'un référent DPO et coopération aux audits).
Fourniture systématique d'attestations sociales/fiscales et d'assurances à la notification puis périodiquement (tous les six mois).
Reporting régulier requis (au minimum rapports semestriels, bilans globaux semestriels, rapports trimestriels pour encadrement).
Public de référence pour dimensionnement et scénarios : environ 900 résidents (à utiliser pour chiffrage et scénarios de fréquentation).

Tous les détails du marché

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