Organisation de séjours de vacances pour enfants et jeunes

Transport et logistique

• Organisation du transport aller-retour depuis les points de ramassage définis par la collectivité, prise en charge des transferts locaux entre sites si multisite.
• Mise à disposition de véhicules sur place précisée dans l’offre (ex. voiture pour le directeur d’urgence et véhicules supplémentaires selon le nombre de sites accueillants).
• Détail des modalités de mise à disposition des véhicules et des conditions d’utilisation (assurances, carburant, conducteurs) à préciser.

Encadrement et personnel

• Rémunération du personnel d’animation et d’encadrement prise en charge par le titulaire, avec minima indicatifs à respecter : Directeur 90 € net/jour ; Directeur adjoint / assistant sanitaire 70 € net/jour ; Animateur (stagiaire ou titulaire) 50 € net/jour.
• Ratios minimaux : 1 animateur pour 8 participants, 1 directeur par séjour, 2 directeurs adjoints / assistants sanitaires par séjour.
• Réunion de préparation de l’équipe d’animation à organiser dans le mois suivant notification; précision des modalités de remboursement kilométrique et gratuités éventuelles pour accompagnants à fournir.
• Titulaire responsable des déclarations auprès des services jeunesse compétents et des habilitations des locaux d’accueil.

Activités et pédagogique

• Budget activités minimal à intégrer : 150,00 € par participant.
• Deux modes possibles à proposer : 1) le titulaire propose et gère la liste d’activités (réservations, transports), 2) le titulaire laisse une régie au directeur (montant minimum indiqué) pour que celui-ci effectue les réservations.
• Joindre à l’offre une liste détaillée et chiffrée des activités sportives et culturelles proposées et, le cas échéant, une proposition de démarche pédagogique pré-séjour pour le choix des activités.

Restauration et nutrition

• Fourniture de pension complète respectant les règles nutritionnelles applicables, fourniture de repas de substitution pour allergies/intolérances sur la base des listes transmises en amont.
• Le personnel technique d’hébergement assure la confection et le service des repas ainsi que la maintenance et l’entretien des locaux selon les modalités précisées.

Communication et gestion des liens familiaux

• Mise en place d’un service d’information opérationnel pendant toute la durée du séjour (accès internet pour transmissions d’informations aux familles et aux correspondants du service jeunesse).

Assurances, frais médicaux et régie

• Le prix unitaire doit inclure les assurances spécialisées (responsabilité civile, rapatriement, dommages), l’avance des frais médicaux remboursables sur facture et un budget de régie mis à disposition du directeur.

Contraintes opérationnelles et conditions commerciales

• Proposition d’alternatives d’activités en cas d’empêchement (équivalence de gamme de prix) ; tout changement important soumis à accord écrit.
• Obligation de remédier rapidement en cas de manquement ; mesures correctives à la charge du titulaire et ajustement tarifaire si activités non fournis, avec motif sur facture.

Pièces et éléments à joindre

• Pour chaque proposition : acte d’engagement signé, détail estimatif chiffré (fichier DE), dossier descriptif détaillé du séjour (site, infrastructures, photos, programme, modalités d’encadrement, modalités de rémunération, modalités de transport, etc.).