Communication en phase travaux

La mission accompagne la maîtrise d’ouvrage pendant les travaux d’aménagement des accès définitifs du pont Flaubert en rive gauche de la Seine. Elle vise à informer clairement les riverains, usagers, élus, associations, acteurs économiques, médias et services de l’État sur l’avancement du projet, les perturbations de trafic et les engagements environnementaux et humains.

Conseil, stratégie et médias

Le titulaire prend connaissance du projet, de ses études et de ses phases de travaux, réalise une ou plusieurs visites avec la maîtrise d’ouvrage et établit un diagnostic politique et socio-économique. Il produit un plan de communication sous forme de rapport, identifie les cibles, définit la stratégie par outil et adapte cette stratégie au fil du chantier. Une veille de l’opinion, des médias, d’Internet et des réseaux sociaux donne lieu à des bilans mensuels de 2 à 4 pages.

La prestation comprend également :

• la rédaction de notes stratégiques, communiqués et dossiers de presse soumis à validation avant publication ;
• la constitution et l’actualisation de fichiers presse, e-mailing et riverains/résidents ;
• le média-book, le suivi des journalistes, l’organisation de points presse et l’assistance aux réponses adressées aux acteurs locaux, au public et aux usagers ;
• la participation aux réunions de préparation, groupes de travail, comités techniques, de pilotage et de coordination.

Visuels et contenus

Le titulaire réalise des photographies au sol et aériennes en haute définition, par hélicoptère ou drone, avec traitement et optimisation des prises de vue. Il produit aussi des schémas, plans améliorés, photomontages, vues d’artistes, éléments cartographiques et séquences vidéo retraçant l’évolution des travaux. Des caméras fixes peuvent être installées, déplacées entre sites, doublées lorsque deux phases sont observées simultanément, puis maintenues et protégées pendant leur utilisation.

Outils numériques et éditoriaux

La charte graphique reprend les chartes existantes et intègre les éléments du ministère et des cofinanceurs. Les lettres d’information sont au format A4, en 2 ou 4 pages, avec rédaction journalistique, maquette, photos, interviews, validation et fichiers prêts à flasher ou à mettre en ligne. Une traduction en anglais ou dans une autre langue peut être demandée et doit alors être certifiée par un traducteur assermenté.

Le site Internet est actualisé, hébergé, maintenu, sécurisé et rendu conforme aux exigences d’accessibilité RGAA4/RGAA5. Il comprend au minimum les rubriques de présentation, actualités, info trafic, photos/vidéos et questions-réponses, ainsi que le téléchargement de documents et la visualisation de vidéos ou maquettes numériques. La conception repose sur PHP, HTML, JavaScript et MySQL en Open Source. Le titulaire fournit et met à jour les sauvegardes des fichiers et de la base de données, forme 3 à 4 agents de la DREAL pendant une demi-journée et fournit une version en langue étrangère.

Supports imprimés et exposition

La mission comprend la conception et, lorsque prévu, la réalisation de panneaux d’exposition au format kakemono 80 × 200 cm, d’affiches A3 ou A2, de plaquettes A4 en 3 volets, de dépliants A4 en 3 volets, de pochettes de communication et de mallettes A3 ou A4. Les pochettes peuvent être des chemises à rabats, à sangles ou des mallettes ; les supports numériques peuvent être fournis sur clé USB ou carte SD. Les supports intègrent plans de situation, itinéraires de déviation, informations de travaux, financeurs et dates, et sont soumis à validation.

Sont également prévus des panneaux d’information de chantier, des palissades, un masque de diaporama OpenOffice Impress et une charte de chantier OpenOffice Impress. Cette dernière fixe les règles applicables aux entreprises titulaires et sous-traitantes, doit être signée par les entreprises intervenant sur le chantier et comprend une communication associée.

Vidéos et maquette numérique

Le montage vidéo produit des films pédagogiques d’environ 4 à 10 minutes, éventuellement avec interviews. Les fichiers doivent être lisibles avec Lecteur Windows Media et VLC, adaptés à la mise en ligne et fournis sur un support lisible par télévision. La maquette numérique 3D existante est actualisée ; des montages, vidéos et voix de commentaire peuvent être produits à partir des fichiers 3D et des prises de vue. Toute vidéo est soumise à validation de la maîtrise d’ouvrage.

Réunions publiques et visites de chantier

Le titulaire prépare et organise logistiquement les réunions publiques, sans en assurer l’animation. Elles peuvent accueillir 100 à 500 participants pendant environ 3 heures. La prestation couvre salle, assurances, sécurité et secours, scénographie, sonorisation, projection, signalétique, accueil, enregistrement audio, verbatim, gestion des questions, tests techniques, démontage et remise en état. Une note synthétique est transmise sous 24 heures, une synthèse sous 48 heures et le verbatim avec sauvegarde sonore sous une semaine.

Les visites de chantier peuvent réunir 10 à 20 participants pendant environ 2 heures et comprennent les supports d’animation, la préparation et l’organisation logistique. Les bornes de consultation numérique sont sans objet. Des prestataires spécialisés peuvent être recrutés ponctuellement pour une demi-journée ou une journée.