Assistance à maîtrise d’ouvrage en communication et concertation routière

Le dispositif doit articuler les outils départementaux et les solutions existantes, sans surcoût et avec compatibilité ou interfaçage lorsque cela est nécessaire. Le suivi comprend la mise à jour du planning, la coordination des actions et des rapports mensuels et trimestriels présentant les actions réalisées, les modifications proposées et leurs éventuelles conséquences financières.

Le titulaire prépare, organise et anime deux types de réunions :

• réunions de concertation grand public, potentiellement à forte assistance ;
• réunions ciblées avec élus, agriculteurs, chasseurs, pêcheurs, associations environnementales, collectifs ou autres acteurs concernés.

La prestation inclut les contacts préparatoires, la stratégie de réunion, l’information des publics, le repérage et la réservation des salles, le contrôle préalable des lieux, la sonorisation, l’enregistrement audio ou vidéo, la vidéoprojection, la visioconférence et le fil de questions-réponses. Elle comprend aussi l’animation ou la modération professionnelle, les bases de données de participants, les prises de vue sur demande, les registres de concertation, les diaporamas pédagogiques et les comptes rendus sommaires en formats Word et PDF.

Les présentations doivent être dynamiques, attractives et pédagogiques. Les documents graphiques et textes sont remis en formats modifiables — Illustrator ou InDesign, Word ou PowerPoint — ainsi qu’en PDF. Le bilan de concertation collecte et analyse les avis, synthétise les contributions et explique leur prise en compte ; il est fourni en version provisoire, définitive, Word, PDF et dans un format exploitable par l’imprimeur. Les bilans comptent environ 20 pages.

Phase conception

Après la concertation réglementaire ou l’enquête publique, l’assistance porte sur les orientations techniques validées, les marges d’adaptation, les impacts sur les usages et les modalités de mise en œuvre : phasage du chantier, durée, maintien des accès et perturbations. Les échanges portent sur les moyens de réalisation plutôt que sur les objectifs du projet.

Le titulaire élabore et actualise la stratégie et le plan de communication, organise les réunions avec les acteurs ciblés, prépare les supports, assure la régie et la modération, rédige les comptes rendus et réalise les présentations. Les comptes rendus comportent notamment les actions réalisées, la fréquentation et la manière dont les remarques sont intégrées à la conception.

Communication en phase chantier

Le plan de communication tient compte des contraintes et de l’actualité de chaque chantier pour informer de manière anticipée ou en temps réel les riverains et usagers, donner de la visibilité aux travaux et valoriser la communication institutionnelle. Il s’articule avec les sites isere.fr, itinisere.fr et transisere.fr, les envois de SMS aux abonnés, Isère Mag, les panneaux à messages variables et les relations presse, ainsi qu’avec les marchés d’impression, de fabrication et d’achat d’espaces de la collectivité.

Les contenus peuvent présenter les caractéristiques des aménagements, le calendrier des travaux, les coupures, modifications d’itinéraires, déviations, transports en commun et navettes. Les prestations comprennent également le suivi mensuel et trimestriel, la conception rédactionnelle et graphique, les messages radio, communiqués, articles, interviews, panneaux, brochures, lettres, journaux, flyers et affichettes.

Rédaction, édition et conception graphique

Le titulaire simplifie et vulgarise les informations techniques pour différents publics. Il produit notamment des documents de cadrage A4 recto-verso d’environ 4 000 à 5 000 signes, des fiches thématiques A4 d’environ 2 000 à 2 500 signes, des articles et communiqués de 1 500 à 2 000 signes, ainsi que des lettres et journaux A4 d’environ 2 000 à 3 000 signes par page.

Les supports comprennent panneaux d’exposition, annonces presse, affichettes A3 ou A4, brochures et plaquettes A4 de 4, 6, 8 ou 12 pages, flyers A5 recto, recto-verso ou 4 pages, et lettres ou journaux d’information jusqu’à 16 pages. Pour ces derniers, une proposition de contenu éditorial et un chemin de fer sont soumis au maître d’ouvrage avant réalisation.

L’identité visuelle peut être créée ou adaptée à partir de maquettes existantes, en cohérence avec la charte graphique et les supports routiers du Département. Les mises en page donnent lieu à des bons à tirer informatiques, image et vectorisé, avec corrections successives si nécessaire.

Illustrations, vidéo et photographie

Les cartographies, schémas stylisés et illustrations d’aménagements doivent respecter le positionnement, l’échelle et les aspects techniques tout en restant pédagogiques, attractifs et accessibles au grand public. Les fichiers sont fournis au format horizontal d’environ 150 × 210 mm, si possible vectorisés au format AI, avec une résolution de 300 dpi et une utilisation possible sur de grands formats, notamment des panneaux de 4 × 3 m.

Les films ou animations vidéo pédagogiques durent de 1 à 3 minutes et comprennent scénario, tournage et montage ; ils sont transmis par plateforme de téléchargement sécurisée ou moyen convenu. En phase chantier, des reportages photographiques peuvent être commandés à des périodes clés, à raison d’environ 50 prises de vue par reportage.

Coordination, livrables et registre dématérialisé

Le titulaire prépare les réunions de travail, revues de projet et comités techniques, diffuse leurs comptes rendus et participe aux échanges en présentiel ou en visioconférence. Les documents doivent permettre aux agents départementaux d’effectuer leurs propres ajustements.

Le registre d’observations dématérialisé comprend un nom de domaine personnalisable, une mise en ligne pour une enquête de 1 à 2 mois, des outils collaboratifs et d’aide à l’analyse, la catégorisation des observations, la gestion des pièces jointes, l’identification des doublons et l’export sous différents formats. Il inclut une adresse courriel personnalisable relevée régulièrement, l’importation des courriels et des observations papier, une assistance téléphonique d’urgence 7/7, une séance de formation, l’hébergement des applications, des données et contributions, ainsi que des statistiques de fréquentation en Excel et PDF.

Les prestations d’impression, cadeaux publicitaires, achats d’espaces, enregistrement de messages radio, mailings, diffusion de newsletters et SMS, ainsi que conception, impression et pose des panneaux de chantier relèvent de marchés distincts ; le titulaire doit néanmoins en tenir compte dans ses conseils et ses supports.