Collecte et massification du courrier

Affranchissement et acheminement

• Assurer l'affranchissement de tous les plis au « meilleur tarif » en appliquant, le cas échéant, des tarifications industrielles et en respectant les délais d'acheminement contractuels (J ou J+1 selon option retenue).
• Tarification et tranches d'envois renseignées au BPU/DQE (catégories poids et types d'envois : mécanisable / non mécanisable, Ecopli, Lettres internationales, R1, Colissimo, etc.).

Massification, tri et traitement

• Massification/groupage du courrier dès que les conditions techniques (conformité de l’adressage, volumes par sous‑compte) le permettent ; proposition d'une solution alternative économiquement avantageuse si la massification immédiate n'est pas possible.
• Tri et remise des plis par types d'affranchissement et par sous‑comptes (prévoir séparation en ≈ 10–15 sous‑comptes).
• Préciser contraintes et capacités de mécanisation par catégorie d'envoi (mécanisable vs non mécanisable).

Moyens matériels et logistiques

• Fourniture des matériels de conditionnement et de collecte : bacs, dispositifs d'identification (codes‑carres, QR codes, étiquetage), supports pour séparation par sous‑comptes et moyens de transport adaptés.
• Garantir la traçabilité des flux (marquage/identification des bacs et plis) et la conformité des dispositifs fournis.

Suivi, reporting et données

• Mise à disposition d'un fichier de suivi (tableau Excel) permettant le suivi exhaustif des opérations et la production de statistiques par sous‑compte (environ 10–15 sous‑comptes).
• Transmission proactive de toute modification des outils de suivi et des modalités de gestion des expéditions.

Gestion des incidents et continuité

• Procédure de gestion des plis non distribués : retour au secrétariat général ; signalement immédiat de plis perdus ou détériorés et preuve du dépôt auprès de l'opérateur postal.
• Obligation d'assurer la continuité de service, y compris mesures de substitution en cas de grève ou d'incident ; information immédiate de la collectivité et mise en place de mesures correctives.

Organisation et relation contractuelle

• Nomination d'un interlocuteur référent pour le suivi de l'exécution (présentation dans les 15 jours suivant notification) ; participation à une réunion préparatoire dans le mois suivant la notification et disponibilité pour réunions de suivi.