Collecte et distribution de courriers et colis

Le titulaire collecte les correspondances et colis affranchis par le Département, les achemine et les distribue à leurs destinataires. Il fournit également des timbres postaux et des consommables associés aux colis.

La collecte est quotidienne du lundi au vendredi, hors jours fériés, au plus près de 17 h et ne doit pas excéder 30 minutes. Le volume indicatif collecté en 2025 est de 1 496 plis par jour. Le titulaire fournit les caisses et contenants nécessaires, adaptés aux types d’affranchissement, et précise les modalités de tri et bordereaux. Des contenants supplémentaires sont déposés lors de la collecte ou mis à disposition en cours de journée sur demande. L’acheminement commence le jour même de la collecte, quel que soit le tarif.

Gammes d’envois

Les envois couvrent les destinations locales, nationales et internationales, les vitesses économique, urgente et très urgente, les enveloppes T ou préaffranchies, les plis publicitaires (flyers, affiches), les envois spécifiques tels que les agendas, ainsi que le courrier industriel mécanisable ou non mécanisable, notamment selon la norme AFNOR NF Z 10-011 ou équivalent.

Les envois en nombre comprennent notamment les seuils de 400 plis en local et 1 000 en national pour les gammes économiques et urgentes ; les envois publicitaires sont prévus à partir de 100 plis en local et 400 en national, avec également des paliers de 800 en local et 2 000 en national ; les agendas sont prévus à partir de 100 plis en national. Les recommandés R1, R2 et R3 peuvent être assortis d’un avis de réception, avec des plafonds d’indemnisation respectifs de 16 €, 153 € et 458 €.

Les délais moyens souhaités pour les correspondances sont de 4 jours ouvrables pour le courrier économique et industriel en local et national, et de 7 jours ouvrables pour les envois en nombre publicitaires ou spécifiques. La très urgente vise 48 heures en local et national, et 7 jours ouvrables à l’international ; l’urgente vise 72 heures en local et national. Pour les recommandés R1, R2 et R3, les délais souhaités sont de 24 à 72 heures en local et national, et de 4 à 7 jours ouvrables à l’international. Ces délais sont indicatifs et le candidat peut proposer les siens, au plus près des délais souhaités.

En cas d’absence du destinataire, le titulaire garde le recommandé et le met à disposition dans un lieu proche de son domicile ; le délai de garde actuel indiqué à titre indicatif est de 15 jours ouvrables. Le récépissé signé est retourné dans les meilleurs délais. Le mémoire technique décrit aussi la procédure d’alerte et de recherche en cas de perte, les mesures en cas de panne de véhicule, d’absence de personnel ou de grève, et le nombre de plis correspondant à un colis selon sa taille.

Colis et fournitures

La gamme distingue les colis avec ou sans signature, les envois internationaux avec signature, ainsi que les correspondances de plus de 3 cm avec ou sans signature. Les grilles couvrent des tranches de poids jusqu’à 29 kg pour les colis nationaux avec signature, jusqu’à 17 kg pour certaines tranches sans signature, et jusqu’à 1 kg pour les colis UE avec signature.

Le titulaire fournit notamment des timbres Marianne – Lettre Verte de 0 à 20 g et des boîtes de 250 étiquettes adhésives A4. Les consommables sont livrés franco de port, sans minimum de commande, dans le délai porté au bon de commande, accompagnés d’un bon de livraison. Les livraisons sont effectuées les jours ouvrables entre 8 h 30 et 12 h, puis entre 13 h 30 et 16 h 30. Le Département peut aussi récupérer les timbres sur un site du titulaire, de préférence à Beauvais.

Suivi et vérification

Le titulaire remet un relevé mensuel détaillant les plis collectés par produit, leur nombre et leur coût, ainsi que les courriers par tranche de poids et catégorie postale, avec prix unitaire et distinction du courrier industriel. Le relevé est transmis au plus tard le 5e jour ouvré après le mois échu, de préférence par voie électronique dans un format exploitable de type Excel. Il est comparé aux données du Département ; les quantités erronées doivent être rectifiées sous 72 heures. Le titulaire remet aussi un bilan annuel des quantités exécutées avant le 1er février, puis un bilan final dans le mois suivant la fin de l’accord-cadre.

Il fournit sans surcoût, à la demande du SATC, les documents nécessaires aux envois (bordereaux, formulaires, imprimés). Les équivalences techniques doivent être justifiées, notamment par un état comparatif ; la demande est présentée au moins un mois avant le début d’exécution et le pouvoir adjudicateur dispose de 15 jours pour se prononcer. Les mesures nécessaires à la continuité des prestations en situation de crise sanitaire, notamment en matière d’hygiène, de sécurité et de distanciation, sont à prévoir.