Collecte et affranchissement mécanisable du courrier

Le titulaire collecte quotidiennement les courriers sortants mécanisables, les prépare, les trie, les affranchit puis les injecte dans le réseau postal. Les plis sont réunis et isolés en amont. Le volume estimé est d’environ 300 000 plis par an ; il n’est pas contractuel et peut varier à la hausse ou à la baisse.

Sont concernés les courriers égrenés, en masse et promotionnels, ainsi que les recommandés mécanisables R1 et R2 avec accusé de réception. Les formats prévus sont C4, C5 et C6. Le service doit traiter les courriers éligibles aux conditions industrielles ; le titulaire signale les campagnes non éligibles et les envois dont l’enveloppe ne comporte pas le logo du Département.

Acheminement et tranches prévues

Les délais de distribution associés aux produits postaux sont J+3 pour le courrier standard, J+4 pour l’économique et J+7 pour le promotionnel. Si les offres postales évoluent, le titulaire propose une solution équivalente assurant un niveau de service comparable. Les tarifs de courrier standard et économique distinguent les livraisons dans le Puy-de-Dôme et les livraisons nationales.

| Type d’envoi | Délai | Tranche de poids | Quantité au DQE |
|---|---:|---:|---:|
| Courrier vers le Puy-de-Dôme | J+3 | 0–50 g | 10 000 |
| Courrier vers le Puy-de-Dôme | J+3 | 51–350 g | 4 000 |
| Courrier vers le Puy-de-Dôme | J+4 | 0–50 g | 150 000 |
| Courrier vers le Puy-de-Dôme | J+4 | 51–350 g | 30 000 |
| Courrier national | J+3 | 0–50 g | 10 000 |
| Courrier national | J+3 | 51–350 g | 4 000 |
| Courrier national | J+4 | 0–50 g | 80 000 |
| Courrier national | J+4 | 51–350 g | 40 000 |
| Courrier promotionnel | J+7 | 0–35 g | 1 000 |
| Courrier promotionnel | J+7 | 36–50 g | 1 000 |
| Courrier promotionnel | J+7 | 51–75 g | 1 000 |
| Courrier promotionnel | J+7 | 76–100 g | 1 000 |

Pour la tranche 51–350 g, les lignes du DQE sont exprimées sur la base d’un pli de 120 g. Le DQE prévoit aussi 12 forfaits mensuels pour la collecte quotidienne les jours ouvrés.

Délais, moyens et continuité

La collecte intervient à 16 h, avec une tolérance de ±15 minutes. L’affranchissement et l’injection effective dans le réseau postal sont attendus dans le délai maximal de 24 heures après la collecte. Le titulaire met en place les moyens humains et matériels nécessaires, notamment les contenants et le matériel de transport et de traitement.

Au démarrage, il forme le personnel utilisateur, fournit des supports pédagogiques sur l’éligibilité au courrier mécanisable et assure le suivi ainsi que des préconisations d’actions correctives. Toute dérogation à l’organisation habituelle, en cas de circonstances exceptionnelles, doit être soumise par écrit au Département au moins un mois avant sa mise en œuvre ; elle est conditionnée à son accord et comprend une organisation temporaire garantissant la continuité du service ainsi que la date de retour à l’organisation standard.

Traçabilité et reporting

Le titulaire met à disposition un système de traçabilité et des rapports analytiques électroniques sous forme de tableurs, à cadence mensuelle ou sur douze mois glissants. Les indicateurs comprennent les volumes et valeurs par service, tranche de poids et produit postal, les quantités de courriers non conformes aux standards de mécanisation avec le détail des occurrences, ainsi que la part des envois départementaux et nationaux. Les envois sont remis pré-triés par service et les indicateurs sont fournis sur demande. Le titulaire informe le Département des problèmes d’exécution et peut proposer, à sa demande, des actions pour accroître l’utilisation du dispositif, maîtriser les consommations, réduire les dépenses, simplifier les processus ou favoriser la dématérialisation.