Collecte, affranchissement et distribution du courrier

Le titulaire assure la collecte, le tri, l’affranchissement, la massification et la distribution du courrier papier et des colis. Le traitement comprend l’optimisation des tarifs, notamment par mutualisation des plis pour accéder aux tarifs postaux industriels. L’affranchissement et la distribution sont réalisés par La Poste ou un opérateur postal agréé par l’ARCEP. La dématérialisation, l’impression et la mise sous pli ne sont pas comprises.

Le volume annuel est indiqué à titre indicatif :

| Catégorie | Volume annuel indicatif |
|---|---:|
| Écopli | 35 150 |
| Écopli en nombre | 31 357 |
| Lettres vertes | 3 753 |
| Lettres recommandées R1 avec accusé de réception, France métropolitaine | 5 052 |
| Lettres recommandées R1 avec accusé de réception, 2–4 kg | 23 |
| Lettres internationales | 125 |
| Lettres internationales recommandées R1 avec accusé de réception | 25 |
| Colis, France métropolitaine | 23 |
| Total général annoncé | 75 619 |

Les familles tarifaires couvrent notamment les Écoplis et lettres vertes, mécanisables ou non mécanisables, les recommandés R1/R2/R3, les avis de réception, les colis, les lettres internationales, le courrier de communication Destineo et la transformation de courrier manuscrit en courrier industriel. Les grilles prévoient des tranches de poids ; Destineo comporte des seuils de 100 plis locaux/400 nationaux et de 800 locaux/2 000 nationaux. Le bordereau prévoit aussi un forfait annuel de collecte et des liasses recommandées par boîte de 100.

Collecte, délais et suivi

La collecte est quotidienne, du lundi au vendredi, hors jours fériés et jours de fermeture imposés par la collectivité, à 16 h. Le titulaire fournit les caisses ou pochettes nécessaires. La remise du courrier se fait en main propre après prise de contact téléphonique avec le service Courrier.

Le jour de collecte est le jour J. L’affranchissement intervient le jour même ou à J+1 pour les lettres vertes, les courriers internationaux, les colis, les Écoplis et le courrier de communication ; il intervient à J pour les recommandés. Les délais totaux maximaux sont de J+4 pour les lettres vertes et les colis, J+5 pour les Écoplis et J+8 pour le courrier de communication. Pour les recommandés, la distribution est prévue à J+2 et le délai total à J+3. Le délai de distribution des envois internationaux dépend de la destination. Le titulaire peut répartir différemment les délais intermédiaires, sous réserve du respect du délai total maximal.

Un tableur Excel doit fournir les résultats des traitements quotidiens et la traçabilité. Le suivi de facturation doit permettre l’identification des services expéditeurs par sous-compte ; 22 sous-comptes sont recensés. Le titulaire doit pouvoir en modifier, ajouter ou supprimer sans surcoût, à la demande de la collectivité. La facturation mensuelle est accompagnée d’un récapitulatif indiquant les envois par sous-compte, jour, type et poids, ainsi que le tarif d’affranchissement.

Contrôles et sécurisation

Avant affranchissement, le titulaire contrôle le format, la présentation, les quantités et l’éligibilité aux tarifs postaux. Il peut apporter des adaptations si elles ne modifient substantiellement ni la prestation ni le niveau de service. Il demande l’accord préalable de la ville pour toute anomalie ou modification susceptible d’affecter le tarif, le délai d’acheminement ou le niveau de service.

Le titulaire protège les plis contre le vol, la perte et la dégradation, conseille la collectivité sur les tarifs et justifie d’un plan de sécurisation en cas de panne. En cas de distribution partielle ou totale par La Poste, il fournit la liste des contrats conclus avec celle-ci. Des pénalités sont prévues pour absence de collecte, perte d’envois traçables et erreur de tarif.