Collecte et affranchissement du courrier

Le titulaire collecte le courrier sortant, le trie, le pèse, détermine et applique l’affranchissement adapté, puis le dépose auprès de l’opérateur postal. Il traite les plis selon leur nature, leur poids, leur destination et le niveau de service demandé. Une adresse manuscrite complète et suffisamment lisible ne peut, à elle seule, justifier le refus d’un pli.

La collecte est prévue chaque jour ouvré, du lundi au vendredi, hors jours fériés et fermetures. La plage horaire est proposée par le titulaire puis arrêtée avec la Ville ; elle doit permettre la prise en charge des courriers le jour même. Les plis sont déposés auprès de l’opérateur postal le jour de leur collecte, sauf impossibilité exceptionnelle liée aux horaires limites : dans ce cas, le dépôt intervient au plus tard le jour ouvré suivant.

Le titulaire fournit, si nécessaire, des contenants adaptés garantissant l’intégrité et la confidentialité des plis. La collecte doit être attestée par bordereau ou dispositif électronique équivalent. À partir de la prise en charge, le titulaire assume la responsabilité des plis jusqu’à leur remise à l’opérateur postal.

Produits postaux et optimisation

Sont notamment pris en charge les courriers ordinaires, suivis ou à niveau de service spécifique, les recommandés avec ou sans avis de réception, les envois vers l’outre-mer et l’international, ainsi que les autres catégories prévues au bordereau des prix. Le titulaire respecte toute consigne particulière sur le niveau de service ; il ne peut lui substituer un produit présentant des caractéristiques ou garanties différentes sans accord préalable. Sans consigne, il retient une solution compatible avec le pli et répondant au besoin au meilleur coût.

Il recherche les tarifs avantageux et recourt à la massification lorsque les volumes et caractéristiques des envois le permettent. Les économies tarifaires obtenues sont répercutées selon les modalités du marché. Pour les envois en nombre, il examine notamment les offres de type Destineo ou équivalentes ; lorsque plusieurs solutions conviennent, il en présente préalablement les possibilités et les conditions tarifaires. Les documents sont remis prêts à affranchir : impression, préparation et mise sous pli restent à la charge de la collectivité.

Recommandés, continuité et suivi

Chaque recommandé est enregistré et associé à son numéro de suivi. Les données minimales comprennent l’entité concernée, les dates de prise en charge et de dépôt ainsi que le numéro de suivi. Les justificatifs de dépôt sont communiqués sous un jour ouvré au maximum après demande. Pour les recommandés avec avis de réception, l’avis ou son justificatif électronique doit pouvoir être rattaché au pli. Données et justificatifs sont conservés au moins un an après le dépôt, dans des conditions préservant leur intégrité, leur confidentialité et leur disponibilité.

Le titulaire signale sans délai les incidents et anomalies, indique les mesures correctives et met en place des moyens de remplacement pour assurer la continuité. Il transmet mensuellement un état détaillé des consommations : catégorie ou produit, quantités, caractéristiques tarifaires utiles, destination lorsqu’elle détermine le tarif, affranchissement, montant, remises éventuelles liées à la massification et services facturés séparément. Les données doivent être fournies dans un format électronique exploitable, exportable en tableur ou format équivalent. Les rapports distinguent les flux et montants de la Ville et du CCAS ; les anomalies avérées dans les données ou la facturation sont rectifiées dans les meilleurs délais.