Location d'espaces réceptifs, communication, restauration et transports pour conférence

Salles de réunion

• 4 salles 50 places (format conférence) ; 2 salles 30 places (format conférence) ; 2 salles 10 places (format réunion de travail).
• Équipement pour projection dans chaque salle, mobilier adapté (chaises avec tablettes rabattables pour formats conférence ; tables + chaises pour formats réunion), Wi‑Fi, prises électriques.

Espace exposition / restauration

• Surface minimale totale ≥ 400 m² ; capacité debout 300 personnes.
• Prévoir 5–10 stands (2–4 m² chacun) et environ 10 panneaux/posters format A0 avec supports d'affichage autonomes ou système d'accrochage.
• Mobilier : tables mange‑debout en nombre suffisant ; chaque stand : au moins 1 table, 2 chaises et accès électrique à proximité.
• Proximité fonctionnelle entre espace exposition/restauration et salles de conférence/ réunion.

Accueil / enregistrement

• Zone dédiée proche des espaces de conférence, dimensionnée pour fluidité des flux ; mobilier pour enregistrement, alimentation électrique et accès Internet.
• Présence d'au moins deux hôtes/hôtesses pour enregistrement et orientation ; vestiaire sécurisé pour 300 personnes.

Prestations de restauration (capacités et fréquences précisées)

• Pauses café : fourniture de café/thé, jus, eau plate/gazeuse et 3 pièces sucrées (dont au moins une viennoiserie par personne) ; 6 pauses prévues.
• Buffets déjeunatoires debout : 3 déjeuners pour 300 personnes ; composition exigée : 3 entrées, 3 plats (dont proposition poisson et viande), option végétarienne (min. 1 entrée + 1 plat), assortiment fromages, desserts, pain, eau plate/gazeuse et service café/thé.
• Coordination logistique des services de restauration et limitation des temps d'attente.

Organisation et moyens

• Installation, mise en place des équipements techniques et remise en état des espaces.
• Fourniture et mise en place du matériel technique et mobilier listé.
• Désignation d'une personne référente/coordinateur présente sur site pendant l'événement et participation aux réunions préparatoires.
• Tests techniques préalables et assistance technique pour équipements (projection, son, Wi‑Fi). Respect de la confidentialité.

Exigences environnementales opérationnelles

• Mise en œuvre de vaisselle réemployable ou réutilisable, suppression du plastique à usage unique, recours à produits locaux et de saison, préférence pour produits issus de l'agriculture biologique quand possible, dispositifs de lutte contre le gaspillage alimentaire.