Fourniture de chèques emploi service universels préfinancés

Conformité et sécurité

• Titres conformes aux prescriptions réglementaires applicables (caractéristiques techniques et sécurité). Intégration de signes de sécurité minimaux reconnus pour les titres sécurisés.
• Maquette du chéquier et du chèque à soumettre pour validation avant émission ; tout message annexé nécessite validation.

Caractéristiques des titres papier

• Chèques et chéquiers nominatifs avec nom et prénom du bénéficiaire indiqués.
• Mention individualisée de l'entité destinataire et apposition de son logo sur chaque titre.
• Valeur faciale prévue pour chaque titre (caractéristique produit à respecter).
• Date limite de validité et mention de validité géographique à respecter conformément aux spécifications réglementaires.

Conditionnement et distribution

• Regroupement des titres sous forme de carnets individualisés (indication nominative sur chaque titre et sur le carnet).
• Un seul envoi par bénéficiaire ; chaque envoi accompagné du bon de commande et du fichier de commande.
• Le titulaire informe par courriel de la date effective d'envoi et signale tout dysfonctionnement impactant l'émission/envoi.

Fichier de commande, formation et assistance

• Fourniture et exploitation d'un fichier de commande structuré permettant l'émission automatisée des titres.
• Formation de la personne en charge au sein de l'autorité contractante à l'utilisation du fichier et des outils fournis.
• Accusé de réception électronique des commandes à transmettre sous délai contractuel court.

Accompagnement et services associés

• Prestation d'accompagnement incluant : note d'information, supports de communication, réunions d'information, affichettes, et supports explicatifs pour usagers et gestionnaires.
• Offre d'un service d'assistance technique / hotline (à distance et/ou physique) pour les bénéficiaires, gestionnaires et intervenants.
• Propositions et actions pour faciliter le passage au dématérialisé et lutter contre la fracture numérique (supports, formation, partenariats, modalités d'accès au matériel).

Traitement des titres dématérialisés

• Solution numérique apportant des garanties de sécurité et d'authenticité équivalentes au papier.
• Gestion des échanges optimisée pour limiter la quantité de courriels générés et favoriser la traçabilité des émissions.

Durabilité et matériaux

• Papier des titres issu de pâte provenant de forêts gérées durablement ; justificatif (label FSC, PEFC ou équivalent, ou attestation) à fournir ; mention/label visible sur le carnet.

Remboursement et gestion des non-utilisés

• Modalités de remboursement de la participation aux frais techniques d'émission en cas de non-respect des délais contractuels (sauf force majeure).
• Restitution ou prise en charge de la valeur des titres non utilisés selon modalités contractuelles.

Lignes tarifaires et exigences de chiffrage

• Classification des prestations à chiffrer selon postes : P1 (accompagnement forfaitaire), P2 (CESU papier, prix/unité), P3 (CESU dématérialisé, prix/unité), P4 (frais de gestion par chèque papier), P5 (frais de port par chèque papier), P6 (frais de gestion par chèque dématérialisé).
• Bordereau des prix unitaires à renseigner intégralement (mentions non chiffrées entraînant la non-conformité de l'offre).

Remarque opérationnelle (référence aux durées contractuelles)

• Les délais opérationnels de production et d'envoi des titres ainsi que les conditions d'accusé de réception et de pénalités sont précisés dans la rubrique Durée et les clauses contractuelles associées.