Chèques d'accompagnement personnalisé pour aides d'urgence

Objet

• Fourniture d'un moyen de paiement au format chèque décliné en trois valeurs faciales (5 €, 10 €, 20 €) avec numérotation unique et logos affectés par famille d'usage (alimentation, hygiène hors alcool, habillement).

Caractéristiques techniques des chèques

• Valeurs faciales demandées : 5 €, 10 €, 20 €.
• Numérotation individuelle sur chaque chèque et transmission de la liste des numéros avant chaque envoi.
• Mention de la valeur faciale, du millésime/année de validité et des logos obligatoires.
• Exemplaire type soumis pour bon à tirer avant impression générale.

Impression, conditionnement et expédition

• Conception graphique et mise en page ; fourniture d'un BAT avant impression.
• Impression intégrale réalisée par le titulaire (interdiction de sous‑traiter l'impression des chèques).
• Conditionnement limité au strict nécessaire avec matériaux favorisant la réutilisation/recyclabilité.
• Chaque envoi doit être accompagné d'un bordereau d'expédition et de la liste des numéros imprimés ; transmission électronique préalable de ces documents.
• Réédition et réexpédition à la charge du titulaire en cas de perte/vol pendant l'acheminement.

Modalités opérationnelles et logistiques

• Délai d'exécution pour livraison après bon de commande : 10 jours ouvrés maximum.
• Bons de commande transmis par courriel ; le titulaire doit fournir une adresse de contact générique pour la gestion des commandes.
• Regroupement d'expéditions recommandé lorsqu'il est compatible avec les besoins de l'acheteur afin de réduire les émissions de transport.

Réseau commerçant et accompagnement

• Constitution et mise à jour d'un fichier des commerces conventionnés ; développement actif du réseau pour couvrir l'ensemble des usages visés.
• Accompagnement des partenaires : information, formation et process de remboursement.

Base de données, reporting et suivi

• Mise à disposition d'une base de données dédiée détenue par l'acheteur, avec accès et outils d'analyse.
• Production d'analyses statistiques (indicateurs d'utilisation par type d'activité, par territoire, par date d'utilisation, etc.) et transmission électronique des résultats.
• Capacité à fournir, sous demande, tous les documents nécessaires au suivi dans un délai court (exigence de réactivité).

Assistance et relation contractuelle

• Désignation d'un interlocuteur unique avec coordonnées ; disponibilité pour répondre aux sollicitations dans un court délai.
• Organisation d'une réunion de mise en œuvre pour préciser méthodologie et calendrier.

Contraintes réglementaires et sécurité

• Respect du RGPD dans le traitement des données (confidentialité, formation des personnes autorisées, respect des instructions du responsable du traitement).
• Sécurité des émissions : numérotation unique, bordereaux justificatifs et garanties sur la traçabilité.
• Assurance des matériels et responsabilité du titulaire pendant l'exécution.