Fourniture de chèques d’accompagnement personnalisé

Le titulaire émet, fabrique, personnalise, sécurise, conditionne et livre des chèques d’accompagnement personnalisé en carnets multi-chèques. Ils sont destinés à l’alimentation et à l’hygiène, hors boissons alcoolisées, ainsi qu’aux dépenses d’énergie. Le réseau doit permettre leur utilisation dans les commerces de Béthune et des communes limitrophes, notamment les enseignes alimentaires générales et l’épicerie solidaire ALIM, et sur l’ensemble du territoire national. Pour l’énergie, EDF et ENGIE doivent les accepter a minima.

Les carnets prévus sont composés comme suit :

• Alimentation/hygiène : 45 € (9 chèques de 5 €), 60 € (12 de 5 €), 125 € (25 de 5 €), 450 € (30 de 15 €) et 600 € (30 de 20 €).
• Énergie : 700 € (20 chèques de 35 €).

Le CCAS peut modifier les valeurs faciales par courrier recommandé avec accusé de réception et fixer la date d’application. Les titres portent le nom et l’adresse de l’émetteur, leur valeur faciale, le nombre de chèques du carnet, leur numérotation en série, leur date limite de validité, leur destination d’achat et un ou plusieurs dispositifs de sécurisation. Toute modification des mentions d’usage est également transmise par le CCAS par courrier recommandé.

Commandes, livraison et contrôles

Les commandes sont passées par les régisseurs habilités et précisent le nombre et la valeur faciale des titres. Elles sont adressées cinq jours calendaires avant la livraison. Les délais proposés sont repris dans les bons de commande, avec les jours et heures qui y sont indiqués.

Les envois sont remis en un ou plusieurs plis scellés inviolables, selon le mode de sécurisation proposé par le titulaire. Les livraisons sont complètes, sauf accord exprès du CCAS pour une livraison partielle. Le transport jusqu’au point de livraison est sous la responsabilité du titulaire et assuré à ses frais. Chaque livraison comporte un bon indiquant le numéro de commande et le détail des CAP, ainsi qu’un état de contrôle indiquant la composition des carnets et les numéros des chèques. Une traçabilité en temps réel est assurée par courriel aux régisseurs et à la comptabilité.

Un agent de la Trésorerie contrôle la concordance entre la commande et le nombre de chèques et de chéquiers reçus. Les livraisons partielles ne sont pas acceptées. Les titres non conformes, par exemple déchirés ou illisibles, sont remplacés dans le délai fixé ; la livraison refusée est enlevée aux frais du titulaire et remplacée sans indemnité. Les délais de retrait et de nouvelle livraison doivent être précisés dans l’offre. En cas de remplacement de carnets volés, perdus ou abîmés, une procédure d’urgence est prévue et le délai de livraison est identique à celui de la livraison précédente.

Validité, retours et suivi

Les CAP sont valables 12 mois, sur l’année civile du 1er janvier au 31 décembre ; le nouveau millésime peut être mis en circulation à partir du 1er décembre de l’année précédente. Les titres non distribués et retournés au plus tard le 31 janvier de l’année suivante sont repris contre accusé de réception. Les chèques non consommés sont remboursés à leur valeur faciale ou donnent lieu à un avoir au plus tard le 31 mai de l’année suivante. Le titulaire rétribue également au CCAS la valeur des titres commandés qui n’ont jamais été consommés et qui n’ont pas été retournés en remboursement par les affiliés.

Le suivi comprend un compte rendu annuel, la liste des prestataires ayant demandé le remboursement de CAP pendant l’année écoulée et une liste actualisée des établissements affiliés. Les livraisons de remplacement ou les retards susceptibles d’empêcher l’utilisation des titres avant leur expiration doivent faire l’objet d’une alerte et de mesures correctives.