Fourniture de cartes multi-enseignes carburant et mobilité

Chaque carte comporte un code secret personnalisable à 4 chiffres et un paramétrage individualisé :

• Identification du véhicule et saisie d’un code conducteur confidentiel
• Autorisation du type d’énergie : carburant ou électricité
• Autorisation des prestations et services accessibles
• Plafonds monétaires par véhicule ou compte hors-parc
• Jours et heures d’utilisation
• Blocage après 3 erreurs de code, avec alerte aux administrateurs

Carburants, recharge et services associés

Le réseau doit permettre l’accès aux stations pétrolières, stations autoroutières, stations low-cost, indépendants et stations de supermarchés, en France. Il doit également couvrir les bornes de recharge des véhicules électriques et hybrides rechargeables sur le territoire métropolitain et national.

Les produits comprennent principalement le gazole B7, l’essence sans plomb 95 E5 et E10 ; peuvent également être accessibles le GPL, l’essence 98 E5, le BioGNV, l’E85, le B100, le gazole de synthèse, le GNR, l’AdBlue, l’hydrogène et l’électricité. Les carburants et l’électricité doivent respecter les normes européennes en vigueur et les spécifications administratives et douanières applicables.

Les services associés comprennent :

• Lavage haute pression ou aux rouleaux
• Stationnement en parkings aériens ou souterrains
• Péages autoroutiers, de tunnels et de ponts
• Télébadges autoroutiers pour véhicules légers et poids lourds

Les points de distribution doivent être accessibles pendant les horaires d’ouverture des caisses et aux automates compatibles. Le titulaire doit mettre à disposition des sites ouverts 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les accès doivent être compatibles, si possible, avec des poids lourds allant jusqu’à 3,50 m de hauteur, 2,90 m de largeur et 10 m de longueur. L’offre précise les stations accessibles aux poids lourds, les carburants et énergies disponibles, les restrictions d’accès et les horaires.

Les paiements sont limités à l’objet du marché, sans avance immédiate, avec paiement différé de 30 jours. Les achats étrangers à la prestation sont exclus, notamment frais hôteliers, repas, consommables alimentaires, boissons et accessoires automobiles. Le paramétrage doit permettre d’interdire les achats en boutique, notamment l’huile moteur, les lubrifiants ou l’AdBlue.

Livraison, remplacement et opposition

Les cartes doivent être fournies en état de fonctionnement dans un délai maximal de 15 jours à compter de la réception du bon de commande précisant la liste des véhicules et la répartition par flotte. Le délai proposé pour le traitement, la fabrication et la livraison peut devenir contractuel s’il est plus favorable.

Les cartes défectueuses sont remplacées aux frais du titulaire dans un délai ne dépassant pas le délai initialement prévu. Les créations, suppressions, renouvellements, oppositions et modifications de paramétrage sont effectués sur l’espace dématérialisé ou selon les modalités proposées. En cas de perte ou de vol, l’opposition doit être prise en compte dès la déclaration formalisée du gestionnaire.

Plateforme de gestion et assistance

Un service en ligne sécurisé doit assurer le paramétrage des cartes, le suivi des dépenses, la visualisation des factures et la gestion analytique des transactions pour chaque membre du groupement. Il comprend notamment la localisation des stations, la création de profils utilisateurs, gestionnaires et administrateurs, la gestion des cartes, les restrictions temporaires ou définitives et les alertes d’anomalie.

L’outil doit permettre la visualisation des rapports par carte, véhicule et nature de produit, ainsi que l’interface avec le logiciel métier As-tech parc automobile. Une assistance gratuite est assurée pour l’utilisation de la plateforme et le paramétrage des cartes. Une assistance téléphonique gratuite avec des correspondants dédiés doit également traiter les questions, demandes et litiges ; l’offre précise ses plages horaires et délais de prise en charge.

Facturation, reporting et données

Chaque prestation fait l’objet d’une facturation mensuelle transmise via Chorus Pro. Les relevés mentionnent notamment le numéro de carte, l’immatriculation, le kilométrage, la nature et la quantité du carburant ou du service, la station et le lieu, ainsi que les dates et heures de la transaction.

Les extractions doivent conserver au moins un an d’historique et être disponibles aux formats XLS, XLSX, CSV ou PDF. Elles permettent des synthèses par carte, véhicule, service, compte, département, nature de transaction et période, ainsi que le suivi des facturations.

Un tableau récapitulatif de fin de mois est fourni pour chaque compte budgétaire avec le numéro de carte, l’immatriculation, le kilométrage, la date et l’heure, la station, le fournisseur et l’enseigne, la quantité, le prix unitaire, le rabais, les montants HT, TVA et TTC, et les frais de gestion détaillés. Un reporting détaillé couvrant la période initiale et la reconduction est fourni dans les 15 jours suivant la demande de l’acheteur. Les données demandées comprennent les transactions, factures, paiements, retours de facturation et autres mouvements financiers pertinents.

Formation et vérifications

Une formation est assurée en début de marché puis sur demande pour les gestionnaires et administrateurs : suivi des dépenses, paramétrage des comptes et cartes, interfaces et extractions. Elle peut être réalisée en visioconférence ou en présentiel. Des tutoriels sont transmis aux utilisateurs après les formations.

Les vérifications sont effectuées par le représentant du pouvoir adjudicateur pour chaque bon de commande. Les quantités livrées sont vérifiées dans un délai maximal de 15 jours ouvrables à compter de la livraison. Une carte défectueuse lors de sa première utilisation doit être remplacée sans frais.

Les quantités estimatives non contractuelles du DQE comprennent notamment 1 850 000 litres de gazole B7, 440 000 litres d’essence SP 95 E5, 300 000 litres d’essence SP 95 E10, 50 000 litres d’essence SP 98 E5, 8 200 litres de GPL et 5 500 litres d’AdBlue. Le DQE prévoit également 800 abonnements de cartes, 100 télébadges autoroutiers pour véhicules légers, 50 télébadges pour poids lourds et 150 accès à l’outil de gestion sur 4 ans.