Cartes accréditives carburant, électricité et additifs

Les produits et services couverts comprennent :

• Sans plomb 95 E10, sans plomb 98, gazole, gazole Premier, GPL, éthanol E85 et additif AdBlue
• Recharge électrique sur bornes standard, rapides et ultra-rapides
• Création, abonnement, renouvellement et opposition des cartes, ainsi que commissions sur transactions
• Suivi informatique de la gestion kilométrique, des approvisionnements et des recharges

Cartes et sécurité

Deux types de cartes sont prévus : cartes affectées à un véhicule et cartes « hors parc » affectées à un service identifié. Les cartes doivent pouvoir être personnalisées au minimum avec le numéro d’immatriculation du véhicule.

L’utilisation repose sur un code PIN, éventuellement complété par un code chauffeur et un code confidentiel. Une activation obligatoirement fondée sur un QR code est exclue. Le code PIN ne peut pas être le numéro d’immatriculation ; il peut être aléatoire ou attribué par l’acheteur.

Le paramétrage doit permettre notamment :

• Le blocage de services tels que parking ou lavage
• La définition de plafonds hebdomadaires et mensuels
• Le pilotage des oppositions, blocages et augmentations de plafonds
• Lorsque proposé, le blocage de certaines stations ou de certains carburants

Mise en place et exploitation

Une réunion de cadrage est prévue dans le mois suivant la notification. Le paramétrage s’effectue à partir d’un tableur transmis par l’acheteur, comprenant les véhicules, immatriculations, carburants associés et capacités de réservoir.

Le titulaire doit désigner un interlocuteur unique dédié au marché ainsi qu’un suppléant, notamment pour les blocages de cartes. Les cartes, en première dotation comme en remplacement après perte, vol ou expiration, doivent être livrées dans le délai proposé par le titulaire, au maximum sous 10 jours ouvrés. L’approvisionnement doit être possible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Espace client et reporting

L’espace client doit offrir une large autonomie de gestion et permettre la création de profils différenciés, notamment administrateur, gestionnaire simple et gestionnaire comptable. Il doit permettre le paramétrage et le pilotage des cartes ainsi que l’accès aux codes PIN pour le profil administrateur.

Le reporting doit donner accès au numéro de facture, à la date et au lieu d’approvisionnement, au type de carburant et à la quantité acquise en litres. Les extractions doivent être disponibles depuis l’espace client ou sur demande, notamment aux formats CSV et XLS/Excel.

Les fonctionnalités complémentaires valorisées comprennent le suivi des consommations par carburant et par carte, les frais de gestion par carte et pour la Ville, le numéro de carte, l’immatriculation, le prix du litre TTC, le prix du plein TTC et le kilométrage. Des alertes par courriel ou SMS peuvent signaler les anomalies, comme un litrage important ou un carburant inadapté au véhicule.

Les prestations comprennent également la transmission électronique des factures via Chorus Pro, avec indication des références de commande, dates de livraison, quantités, produits et prix unitaires requis. Les prestations et fournitures doivent respecter les prescriptions applicables en matière d’environnement, de sécurité et de santé, avec justification sur demande de l’acheteur.