Fourniture de carburants et services par cartes accréditives

Fourniture de carburants et d’énergies pour une flotte recensée de 406 véhicules légers, 147 poids lourds et 83 engins et matériels. Le marché prévoit 526 cartes, dont environ 487 attribuées par véhicule et 39 hors parc, et une moyenne de 814 transactions mensuelles.

Les volumes annuels estimés sont de 530 000 litres de gazole B7, 64 000 litres de SP95 E10, 59 000 litres de SP98 E5, 2 800 litres de GPL et 700 litres d’AdBlue. Les cartes doivent également permettre l’achat de gazole B10, d’électricité sur bornes ultra-rapides et, selon l’offre de stations, de GNV. Les consommations prévisionnelles peuvent évoluer avec la flotte.

Cartes, stations et services associés

Les cartes donnent accès au réseau du titulaire sans avance financière immédiate et ne constituent pas un moyen de paiement. Le réseau doit couvrir le territoire national, l’Union européenne et notamment les pays limitrophes ; le CCTP demande une couverture d’au moins 50 % des stations en France métropolitaine et dans l’Union européenne, ainsi qu’au moins une station ouverte 24/7 sur le territoire métropolitain, y compris pour la recharge électrique ultra-rapide. Une liste des stations, des carburants disponibles et des horaires est attendue. Les carburants doivent être conformes aux normes et à la réglementation en vigueur.

Les services associés comprennent le lavage, le gonflage des pneus, l’achat de lubrifiants et, le cas échéant, les péages. Un service de badge autoroutier doit être proposé pour véhicules légers et poids lourds ; son utilisation reste facultative.

Paramétrage, sécurité et gestion en ligne

Les cartes doivent être compatibles avec les véhicules légers, utilitaires, poids lourds et engins, et permettre la restriction par carburant, montant par transaction et jours ou plages horaires. Les paramètres obligatoires comprennent le code confidentiel choisi, le kilométrage, le genre du véhicule, les plafonds d’approvisionnement et de services autorisés ainsi que les jours d’utilisation. La sélection des carburants et services, le paiement du stationnement et d’autres paramétrages sont appréciés.

La puce doit être sécurisée ; le kilométrage doit être saisi à chaque avitaillement. Le blocage à distance en cas de perte ou de vol et l’authentification forte sur la plateforme sont requis. La livraison sécurisée est prévue sous 8 jours ouvrés pour une carte initiale et sous 4 jours ouvrés pour un renouvellement. Chaque enlèvement donne lieu à un ticket indiquant le numéro de carte, l’immatriculation, la date et l’heure, le kilométrage obligatoirement saisi, ainsi que le type et la quantité de carburant.

La plateforme doit offrir un accès illimité, au minimum deux profils administrateurs et des profils comptable/gestionnaire et consultation. Elle doit permettre de gérer les commandes de cartes, duplicatas, suppressions, modifications de paramètres et mises en opposition ; si la commande en ligne est impossible, une procédure par bon de commande ou ordre de service s’applique. Les consommations sont consultables à J-1, avec rapports personnalisables, alertes de dépassement ou d’utilisation anormale et export .xls, .txt ou CSV. L’historique des transactions est accessible pendant au moins 6 mois. L’intégration à SIP2 est souhaitée ; le système doit aussi permettre l’importation de fichiers et statistiques et intégrer l’outil de comptabilité Chorus Plus.

Le service client est disponible 24/7 pour les cartes bloquées, perdues ou volées ; une assistance est également prévue pour les administrateurs et utilisateurs.

Facturation et suivi

Une facturation mensuelle détaillée est prévue, par compte, pour 16 comptes envisagés : 5 pour le budget principal, 5 pour le budget annexe Déchets, 3 pour Eau potable, 1 pour Assainissement et 2 pour GEMAPI. L’identifiant du compte doit figurer sur chaque facture ; tout identifiant alternatif proposé doit être compatible avec les outils métiers avant validation et dépôt des premières factures. Les factures sont dématérialisées et déposées sur Chorus Pro.

Les rapports mensuels et l’export téléchargeable regroupent les données par véhicule et par service : numéro de carte, identifiant ou immatriculation, produit, quantité (litres pour carburants dont GPL, kWh pour l’électricité, kg pour le GNV), date, heure et lieu de prise, kilométrage, montants, TVA, numéro et date de facture. L’export doit pouvoir intégrer les données de péage, parking, lavage, abonnements de cartes et autres frais ; le choix d’importer ou non les index compteur est prévu.

Durabilité

Le titulaire doit réaliser l’Impact Score dans les 6 mois suivant la notification. Il doit respecter les prescriptions environnementales, de sécurité et de santé des personnes et de gestion des déchets, et pouvoir en justifier à la demande de l’acheteur.