Fourniture de carburants à la pompe avec cartes accréditives

L’accord-cadre couvre l’approvisionnement à la pompe et la mise à disposition de cartes accréditives, au fur et à mesure des besoins et sur bons de commande. Les carburants concernés sont l’E85, le gasoil, le SP95, le SP95-E10 et le SP98. La consommation 2025, donnée à titre indicatif et sans constituer un minimum ni un maximum, s’élevait à 200 000 litres tous carburants confondus.

Le parc nécessite une carte par véhicule, soit 25 cartes nominatives comportant l’immatriculation, ainsi qu’une carte « hors parc » sans immatriculation pour pallier temporairement la perte d’une carte. Toutes les cartes partagent un code unique et sont réservées à l’utilisation professionnelle des agents. Leur nombre peut évoluer à la hausse ou à la baisse sans facturation de la restitution.

Réseau et utilisation

Le titulaire met à disposition un réseau de stations permettant l’approvisionnement régulier des véhicules en déplacement, avec un maillage adapté aux poids-lourds. Le candidat décrit dans son offre les stations accessibles et leur localisation. Toute évolution de la couverture proposée, notamment les créations et fermetures de stations, doit être signalée immédiatement.

Les cartes sont utilisables du lundi au vendredi de 4 h à 20 h. Une utilisation hors de ces plages ou le week-end ne bloque pas la carte, mais déclenche une alerte dans l’outil de gestion. Chaque distribution donne lieu à un récépissé mentionnant la date et l’heure, la station, le numéro de carte, la nature et la quantité de carburant, ainsi que les montants HT, TVA, TTC et la remise.

Commande, livraison et cycle de vie des cartes

Les cartes sont commandées par bons de commande via le portail internet du titulaire, exclusivement à la demande du service Logistique et au moyen de l’outil de gestion. Elles sont livrées au Centre Technique Municipal dans un délai contractuel maximal de 8 jours calendaires à compter de la réception du bon de commande, franco de port. Les cartes sont renouvelées automatiquement et adressées au même point de livraison au plus tard un mois avant leur échéance, sauf demande contraire.

En cas de perte, de vol ou de disparition, l’opposition doit pouvoir être effectuée à tout moment, y compris le week-end, par téléphone, courriel ou en ligne. La neutralisation intervient selon le délai proposé dans l’offre ; après ce délai, le titulaire assume seul les conséquences financières d’une utilisation frauduleuse. L’annulation déclenche la livraison immédiate d’une nouvelle carte au paramétrage identique. Un courriel d’information est adressé à la personne responsable désignée. Les cartes inutilisées sont annulées ou opposées selon la procédure proposée, et leurs modalités de restitution sont celles prévues dans l’offre.

Outil de gestion et suivi

L’outil permet de commander les cartes, de créer des utilisateurs avec des droits différenciés et de consulter les informations à tout moment par identifiant et mot de passe. Il doit permettre de limiter les achats à un montant journalier et/ou mensuel et d’activer la saisie obligatoire du kilométrage pour chaque consommation.

Le titulaire fournit un suivi mensuel par carte indiquant les dates, le nombre de litres, le carburant, le lieu d’approvisionnement et le montant de chaque transaction. Un système d’alerte signale les consommations réalisées en dehors des plages horaires ainsi que les dépassements de volumes autorisés. Une assistance au fonctionnement du logiciel est incluse dans le coût de la carte.

Facturation et contrôles

Les factures de cartes rappellent le bon de commande, le numéro du marché, la nature des prestations, le prix unitaire et le montant total. Les factures de carburant détaillent le numéro du marché, le mois d’achat, les consommations, le type et la quantité par véhicule, le prix au litre et le lieu de prise du carburant.

Les fournitures font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives simples au moment de la livraison, par examen sommaire. Le stockage, l’emballage et le transport jusqu’au lieu de livraison relèvent de la responsabilité du titulaire.