Fourniture de carburants et énergies par cartes, en vrac et alkylate

Le lot associe la fourniture en station de carburants et d’énergies à des prestations accessibles par carte et à des outils de gestion des consommations du parc.

Fournitures et services accessibles

• Tous types de carburants conformes à la réglementation française, recharge électrique dans le réseau du titulaire ou de ses partenaires, AdBlue et prestations annexes autorisées, notamment lavage et stationnement (horodateurs et parkings).
• Les cartes doivent pouvoir être paramétrées selon les services autorisés. Elles identifient au minimum le numéro de carte, l’acheteur, l’immatriculation du véhicule et le type de carburant.
• Les cartes sont réparties entre trois comptes — administration générale, IDEF et collège Montaigne — avec un code d’accès unique par compte et un code personnel sécurisé par carte. Des cartes hors parc sont également prévues.

Gestion et traçabilité
Le titulaire fournit une plateforme en ligne pour paramétrer et verrouiller les cartes, suivre les consommations et éditer des rapports de synthèse. Les données et rapports doivent être exportables en Excel ou TXT et intégrables au logiciel de gestion de parc ASTECH ; un fichier mensuel des transactions, au format CSV ou XLS, doit permettre leur import dans le logiciel de gestion. Les opérations doivent remonter automatiquement, sans ressaisie manuelle. Les tickets de caisse identifient notamment le véhicule, le carburant et le volume, la carte, la station, la date et l’heure, le numéro de ticket et le kilométrage saisi.

Un relevé électronique à la quinzaine indique, pour chaque compte, le volume total et le coût, ventilés par nature de carburant et numéro de carte. L’outil doit aussi permettre le suivi des consommations au regard du kilométrage et, si disponible, des consommations électriques.

Réseau, commandes et sécurité
L’approvisionnement par carte est accessible dans les stations du réseau en France ; le maillage visé couvre le département, la région et le territoire national, avec une possibilité d’échelle européenne pour quelques cartes. Dans le département, la distance entre les stations et les sites départementaux ne devrait si possible pas excéder environ 15 km. Le titulaire fournit la liste des stations et signale les mises à jour du réseau. Le marché n’est pas exclusif : le Département peut recourir à un autre prestataire pour pallier un maillage insuffisant ou sécuriser l’approvisionnement.

Les cartes sont commandées selon les besoins, sur le site du titulaire ou par bon de commande. Le titulaire les prépare pour le démarrage au 1er janvier 2027 ; les cartes supplémentaires ou de renouvellement sont fournies sous 10 jours calendaires maximum, sauf délai inférieur proposé devenu contractuel. Une carte perdue ou volée est remplacée sous 8 jours calendaires maximum. Son verrouillage et sa réactivation se font sur demande écrite ou par accès dématérialisé si disponible ; aucun coût n’est prévu pour la suppression, le verrouillage après perte ou vol, ou le renvoi d’une carte défaillante. En cas de perte ou de vol, un numéro téléphonique ou un lien internet permet d’avertir le titulaire.

Les restrictions de dépenses doivent empêcher tout achat non autorisé. Les utilisateurs saisissent le code confidentiel et le kilométrage ; en cas de dysfonctionnement avéré de la carte, des bons de commande renseignés peuvent être utilisés après accord du service gestionnaire. En cas de restrictions officielles de distribution, les fournitures relevant de titres de déblocage ou d’attributions spéciales sont prioritaires.

Qualité et contrôles
Les carburants et autres produits distribués respectent les normes et qualités en vigueur et sont exempts d’impuretés et de corps étrangers. Le Département peut effectuer des prélèvements ponctuels et inopinés, à la livraison ou en cours d’utilisation, pour des analyses par un laboratoire agréé ou officiel. Si une non-conformité est avérée, le titulaire supporte les frais de prélèvement, conservation et analyse, et doit prévoir à ses frais la vidange, le nettoyage et la décontamination de la cuve ainsi qu’un approvisionnement de substitution. Les coûts de maintenance et de réparation éventuellement causés aux véhicules peuvent également lui être facturés.