Fourniture de carburants par cartes accréditives

Le marché fournit du carburant à la flotte de véhicules légers et poids lourds au moyen de cartes accréditives, avec accès à des stations-service et possibilité d’activer ou de désactiver les services annexes sur la plateforme du titulaire.

Les carburants prévus sont le gazole B10 ou B7, le SP95 E10, le SP95 E5, le SP98 E5 et le superéthanol E85, ainsi que l’AdBlue. À titre indicatif et sans valeur contractuelle, la consommation est d’environ 5 300 litres par mois, tous carburants confondus. Des cartes de lavage sont également à acheter pour les véhicules électriques.

Les accès annexes peuvent comprendre :

• le lavage des véhicules ;
• des consommables et accessoires automobiles, notamment lubrifiants, lave-glaces, liquide de refroidissement, ampoules et essuie-glaces ;
• la fourniture et la livraison de gaz propane de traction pour chariot élévateur.

Cartes et modalités de retrait

Une carte physique distincte est prévue pour chaque véhicule, rattachée à son immatriculation, ainsi que pour certains services utilisant du carburant pour du matériel. Les cartes ne peuvent pas être dématérialisées. Chaque conducteur habilité utilise un code personnel distinct du code de la carte. Le kilométrage doit être saisi à chaque retrait ; une incohérence avec le relevé précédent doit déclencher un message d’erreur.

Les cartes doivent pouvoir être paramétrées par véhicule : plafonds journaliers et mensuels en litres ou en euros, plafond par prise tenant compte de la capacité du réservoir, choix et blocage des types de carburant, choix des services associés et blocage certains jours, notamment les week-ends et jours fériés, selon les demandes de la commune. Le titulaire doit alerter immédiatement le référent en cas de retraits anormaux et répétés sur une même carte dans un laps de temps très court.

Les stations doivent permettre l’accès des cars au regard de leur hauteur, de leur longueur et de leurs angles de braquage. Un accès à des stations d’autoroute est aussi requis pour les longs trajets en car.

Chaque utilisation de carte vaut bon de commande. Un ticket valant bon de livraison est remis à l’utilisateur ; il indique notamment la date, l’heure et le lieu du retrait, la carte et le véhicule, la prestation et le carburant, les quantités, montants et remise, les kilométrages saisi et précédent, les services associés et les éventuelles anomalies.

Suivi, assistance et mise en place

Le titulaire met à disposition le suivi des transactions par véhicule et/ou carte, soit par un espace client accessible sur internet, soit par transmission mensuelle d’un tableau Excel. Les données comprennent notamment le lieu et l’heure du retrait, le véhicule ou le code du service, le produit, les quantités, les montants, les kilométrages et les anomalies. La création, le remplacement, l’opposition et l’annulation des cartes doivent être traités avec réactivité.

L’opposition et le blocage d’une carte perdue ou volée doivent être accessibles 24 h/24. Dès réception de l’avis de perte ou de vol, la responsabilité financière de l’acheteur est dégagée. En cas de problème en station, notamment de dysfonctionnement de carte ou d’oubli de paiement, le titulaire avertit l’acheteur par courriel dans les 48 h en précisant l’immatriculation ou le numéro de carte.

Une réunion de mise en place est organisée après notification pour définir les modalités de facturation, la création et la livraison du premier jeu de cartes, la gestion du fichier de transactions, l’accès à l’espace client, les livraisons ultérieures de cartes et la transmission des bilans d’utilisation.