Fourniture de carburant à la pompe et cartes accréditives

Paramétrages et contrôles

• Paramétrages par carte : date de validité, usage national, code confidentiel défini par l'acheteur, possibilité de cartes non affectées nominativement, plafonds paramétrables (quantité ou montant) avec périodicités (hebdomadaire, mensuelle), blocage automatique en cas de dépassement et blocage après codes erronés avec déblocage via l'interface.
• Fonctions optionnelles activables et paramétrables : règlement de lavages, péages, stationnement et accès bornes de recharge électrique (plafonds quantité ou montant paramétrables).

Réseau et acceptation

• Mise à disposition d'un réseau national de sites acceptant la carte, permettant l'utilisation hors zone locale.
• Pour des sites listés, justification de couverture (présence d'au moins une station acceptant la carte dans un rayon routier précisé dans les pièces) et indication du maillage pour chaque site.

Outil de gestion et reporting

• Plateforme/outil en ligne sécurisé permettant le suivi des consommations et dépenses par carte, l'établissement d'états budgétaires, la modification des paramètres, la commande et la résiliation des cartes.
• Transmission mensuelle de fichiers de suivi (format .xls ou .csv) reprenant, pour chaque transaction : nature de la transaction, date et heure, montant, identifiant du véhicule (codification interne), immatriculation.

Opérations en station et justificatifs

• À chaque approvisionnement, émission d'un ticket ou justificatif comportant au minimum : référence de la carte (identifiant partiel ou sécurisé), date et heure, identification du point de distribution (nom/identifiant), nature du carburant et quantité délivrée.

Détection des anomalies, assistance et opposition

• Détection et notification électronique des anomalies (dépassements de plafonds, consommations anormales, fraudes présumées, utilisations atypiques, incohérences) avec possibilité de gestion et investigation via l'outil.
• Procédure d'opposition immédiate via téléphone ou interface web ; prise en compte des oppositions pour exclure la responsabilité financière de l'acheteur sur les transactions postérieures.

Continuité, documentation et sécurité

• Garantie de continuité de service et obligation d'information en cas d'événement susceptible d'interrompre ou perturber l'exploitation.
• Fourniture, sans coût supplémentaire, de la documentation d'utilisation (modalités d'opposition, procédures d'assistance) et des fiches de données de sécurité pour carburants et produits annexes, en langue française et à jour.

Lignes indicatives à renseigner

• Exemples de prestations à distinguer dans les bordereaux : abonnement annuel à une carte, création d'une carte nationale, délivrance d'un duplicata, opposition sur carte.