Cafés d’accueil, cocktails et buffets traiteur

Accord-cadre à bons de commande multi-attributaires destiné aux cérémonies, réceptions, séminaires, vernissages, réunions de travail et rencontres protocolaires ou associatives. Les prestations peuvent être commandées avec ou sans service, avec ou sans boissons, sans minimum de commande. Les commandes sont estimées à 40 par an.

Les prestations couvrent notamment :

• Cafés d’accueil avec jus de pomme et/ou d’agrumes, eaux plate et pétillante, café, thé, lait, sucre et serviettes recyclables ou biodégradables ; selon la formule, 2 mini-viennoiseries d’au moins 50 g, 3 mini-pâtisseries d’au moins 60 g ou un assortiment de gâteaux sucrés d’au moins 25 g par personne.
• Cocktails conviviaux et festifs composés de 3 pièces froides salées et/ou sucrées par personne, pour un minimum de 75 g, dont au moins un tiers de pièces végétariennes.
• Cocktails conviviaux et généreux composés de 3 pièces froides salées et/ou sucrées par personne, pour un minimum de 150 g, dont au moins un tiers de pièces végétariennes.
• Buffets conviviaux et festifs debout, sans pièces cocktails, comprenant des éléments salés et sucrés : 12 pièces pour au moins 420 g par personne ou 16 pièces pour au moins 570 g par personne, avec au moins un tiers de pièces végétariennes et possibilité de plat chaud.

Les cocktails et buffets peuvent être à thème. Les prestations peuvent être 100 % végétariennes. Le titulaire doit pouvoir proposer des menus adaptés aux intolérances, allergies et convenances particulières, ainsi que des remplacements saisonniers sans supplément. Chaque livraison comporte un affichage lisible de la composition, des labels, de l’origine le cas échéant, des allergènes et du caractère végétarien des pièces ou plats.

Boissons, matériel et présentation

Les boissons sont fournies au forfait, en quantité adaptée, avec maintien au frais et verrerie incluse :

• Boissons sans alcool : eaux plate et pétillante, jus de fruits et cocktail de jus de fruits, 2 verres par personne et au moins 40 cl.
• Forfaits pétillant, pétillant sans alcool, cidre, champagne et vins : 1 verre par personne et au moins 12,5 cl.

Le café et le thé doivent être biologiques et issus du commerce équitable. Les prestations sont réalisées avec 100 % de vaisselle réutilisable. Le nappage, la vaisselle, les contenants, le mobilier, les supports de présentation et la décoration doivent être détaillés dans l’offre. Les commandes complémentaires peuvent comprendre notamment bouteilles, boissons chaudes, fruits frais ou secs, plateaux de charcuterie, fromages ou crudités, mange-debout, tables, chaises et éléments de verrerie ou de service.

Livraison et organisation opérationnelle

Après réception d’un bon de commande, le prestataire transmet une proposition détaillée sous 48 heures et, en cas de demande de rectification, une nouvelle proposition sous 48 heures maximum. Les délais minimums de commande sont de 10 jours pour les cocktails et buffets et de 3 jours pour les cafés d’accueil.

La livraison respecte le lieu, la date, l’heure et les quantités du bon de commande. Elle est effectuée en véhicule réfrigéré ou, à défaut, en caisson réfrigéré. Un bon de livraison est soumis à la signature du représentant de la collectivité, qui vérifie les quantités et la conformité qualitative.

Le prestataire fournit les équipements nécessaires à la mise à température lorsque les équipements disponibles sur site sont insuffisants. Les rallonges et adaptateurs nécessaires aux prises disponibles doivent respecter la norme NF C 15-100.

Personnel et remise en état

Le service peut être assuré avec du personnel formé et qualifié, supervisé par un maître d’hôtel désigné pour chaque réception :

• 1 serveur pour 50 convives, dont 1 maître d’hôtel, pour les cafés d’accueil et les cocktails ;
• 1 serveur pour 30 convives, dont 1 maître d’hôtel, pour les buffets.

Le personnel est formé aux normes HACCP, porte des tenues identiques ainsi que les équipements de protection requis et reste sous le contrôle hiérarchique du titulaire. La prestation avec service comprend le débarrassage, le nettoyage, la remise en état des espaces utilisés, le rangement du mobilier, l’évacuation des denrées excédentaires, bouteilles et déchets, ainsi que la protection des sols.

Les temps de base avec service comprennent 45 minutes de mise en place, 1 heure de service et 45 minutes de rangement pour un café d’accueil ; 1 heure pour chacune de ces phases lors d’un cocktail de 3 pièces ; et 1 h 30 pour chacune de ces phases lors d’un buffet de 12 ou 16 pièces.

Qualité, hygiène et traçabilité

Les produits doivent respecter la réglementation relative à l’hygiène alimentaire. Le prestataire doit disposer d’un agrément sanitaire communautaire ou d’une dispense d’agrément et signaler tout retrait ou suspension dans les 48 heures.

Les produits sont de saison, majoritairement frais, sans OGM et comprennent des préparations faites maison. Les produits biologiques, sous signe officiel de qualité, issus de circuits courts ou du commerce équitable sont privilégiés. La présentation doit être soignée, à température adaptée, avec signalétique des produits végétariens, sans gluten et sans lactose ; les buffets comprennent les accompagnements et sauces nécessaires.

Les contenants, emballages et matériels de transport sont intégrés à la prestation. Les contenants non réutilisables ne sont pas acceptés, sauf contenants biodégradables lorsque leur usage est nécessaire. Les fleurs et plantes artificielles sont interdites ; la décoration doit être soignée et zéro déchet.