Fournitures de bureau, papier et tampons

Le papier de reprographie concerne les formats A4 et A3, avec grammages et coloris définis au BPU. Les commandes doivent pouvoir porter sur de petites quantités et aucun minimum de commande ne peut être imposé ; le CCTP fixe toutefois un montant minimal de commande de 50 € HT pour limiter l’impact environnemental des livraisons.

Outil de commande en ligne

L’outil doit permettre aux utilisateurs, valideurs et administrateurs de gérer les commandes, les sites, les budgets et les articles avec des accès sécurisés. Environ 80 utilisateurs, 40 valideurs et 2 administrateurs sont prévus.

Fonctionnalités attendues :

• catalogue restreint avec image ou photo, conditionnements, quantités, prix HT et TTC et distinction entre quantité commandée et nombre d’articles par conditionnement ;
• recherche par référence, libellé, famille ou sous-famille, commandes modifiables ou supprimables avant validation, statuts de suivi, historique par site ou article et extraction PDF du bon de commande ;
• champ obligatoire pour le numéro de bon de commande interne, indication du destinataire, de l’adresse, de l’étage et de la date de livraison souhaitée, avec une date souhaitée au minimum 48 heures après la saisie ;
• gestion des comptes, sites, budgets, habilitations, mots de passe, statistiques et extractions par les administrateurs, avec validation multi-sites par les valideurs et blocage des commandes non validées.

L’hébergement et les maintenances curative, préventive, corrective et évolutive sont à la charge du titulaire, sans facturation des changements ou évolutions du site. Un support téléphonique et par courriel est accessible gratuitement de 9 h à 17 h. L’indisponibilité excessive est caractérisée au-delà de 48 heures consécutives sur un mois ou de 100 heures non continues sur trois mois.

Le déploiement prévoit une phase pilote de recette et de paramétrage, puis l’ouverture de la plateforme à l’ensemble des utilisateurs et valideurs avec transmission sécurisée des identifiants. Le titulaire doit corriger les dysfonctionnements ou ajustements demandés dans un délai raisonnable.

Livraison, retours et suivi environnemental

Le délai maximal de livraison auquel le candidat s’engage après validation de la commande ne peut dépasser 48 heures. Les livraisons sont franco de port, d’emballage, de chargement et de déchargement. Elles doivent respecter le jour, l’heure et le lieu précis indiqués au bon de commande ; pour le papier, la livraison s’effectue auprès de l’imprimante et au bon étage lorsqu’il s’agit du siège.

Chaque livraison est accompagnée d’un document daté à l’en-tête du titulaire mentionnant la référence de commande, le détail des produits, la date d’expédition, le caractère total ou partiel de la livraison et son montant. Les palettes et cartons volumineux doivent être repris par le titulaire.

Les retours de produits défectueux ou résultant d’une erreur de saisie sont gratuits. Un produit défectueux doit être repris puis remboursé intégralement ou échangé contre le même produit en parfait état. Une erreur de saisie représentant plus de 50 % de la commande peut toutefois ne pas être reprise et être facturée.

Le titulaire doit fournir, pour les références du catalogue, le grammage carbone, la traçabilité, la composition, les labels et certifications et les innovations réduisant l’impact environnemental. La plateforme ou un autre dispositif doit permettre le suivi autonome des commandes et d’indicateurs relatifs aux matières recyclées et aux produits réutilisés.