Fourniture de fournitures de bureau

L’accord-cadre porte sur la fourniture, selon les besoins, d’articles de papeterie, de petit équipement de bureau et de petites fournitures informatiques. Les consommables doivent être adaptés aux matériels auxquels ils sont destinés. Les commandes s’appuient principalement sur le BPU, mais peuvent également porter sur le catalogue du fournisseur, dont les versions électroniques sont actualisées chaque année.

Le fonctionnement est sans stock côté acheteur et à flux tendu. Les commandes sont généralement groupées trois ou quatre fois par an, avec possibilité de commandes ponctuelles. Elles sont passées exclusivement au moyen d’un catalogue Internet sécurisé, compatible avec la carte achat. Le dispositif prévoit environ 130 accès identifiés : environ 120 pour les demandes sur articles BPU, 4 à 6 pour la vérification et 1 à 2 administrateurs pour la validation finale et le paiement. Le site permet des extractions statistiques mensuelles sous Excel, détaillant commandes, services, articles, quantités et coûts ; à défaut, le titulaire transmet les mêmes informations sous forme dématérialisée.

Assortiment estimatif

Le DQE annuel couvre notamment l’écriture et le classement, les fournitures d’agrafage et de découpe, adhésifs et colles, agendas et calendriers, cahiers et blocs-notes, chemises, classeurs et boîtes d’archives, accessoires de bureau, tableaux et marqueurs, ainsi que le nettoyage et les accessoires informatiques. Les références comportent des spécifications de format, matière, couleur et dimensions : par exemple des tableaux blancs magnétiques de 120 × 180 cm et 90 × 120 cm, des blocs de notes repositionnables d’environ 76 × 76 mm ou 76 × 127 mm, des stylos à bille en 0,5 mm et des portemines de 0,5 mm ou 0,7 mm.

Les quantités du DQE sont estimatives, par référence. Parmi les volumes marquants figurent 1 300 stylos à bille noirs et 1 000 bleus, 800 portemines de 0,7 mm, 600 surligneurs jaunes, 480 grands calendriers et 980 petits calendriers. Le conditionnement souhaité est généralement l’unité ; si l’article ne peut être livré à l’unité, le candidat précise le conditionnement proposé. Celui-ci ne doit pas réduire la quantité d’articles indiquée, sauf conditionnement imposé dans les cases grisées. Le DQE prévoit aussi des conditionnements précis, tels que des boîtes de 1 000 ou 5 000 agrafes, des boîtes de 100 trombones et des lots de 25 ou 100 chemises.

Livraison et réception

Les fournitures sont livrées au plus tard dans les cinq jours ouvrés suivant la notification de la commande ; un délai inférieur peut être proposé et devient alors contractuel. Le titulaire maintient un stock suffisant pour respecter ce délai. Les livraisons ont lieu les jours ouvrés, après prise de contact préalable avec le représentant désigné. Chaque commande est répartie en conditionnements distincts par service destinataire. Les colis portent le numéro du bon de commande ; le bon de livraison, qui mentionne notamment les références de l’accord-cadre et du destinataire final, est joint aux colis mais placé à l’extérieur des cartons remis directement aux destinataires.

Les semi-remorques ne sont pas admis. Si des palettes sont utilisées, leurs dimensions maximales sont de 1 950 mm de haut, 1 200 mm de profondeur et 800 mm de large. Le titulaire privilégie les conditionnements recyclés et recyclables. Les fournitures sont contrôlées au regard des stipulations contractuelles et des spécifications techniques ; l’admission peut être prononcée, ajournée, faire l’objet d’une réfaction ou être refusée selon les vérifications.