Fournitures administratives

L’accord-cadre porte sur la mise à disposition d’un catalogue de fournitures administratives, leur commande, leur préparation et leur livraison. Le catalogue de base comprend au moins 800 références et précise notamment le conditionnement, le délai, la marque, l’éventuel écolabel et le code article. Une référence qui en disparaît est remplacée, sous 15 jours, par un équivalent de qualité au moins égale.

Les familles couvertes comprennent :

• papier et papeterie : ramettes A4/A3 blanches ou couleur, papier spécial ou recyclé, enveloppes, pochettes, étiquettes ;
• écriture, correction, classement, archivage et petit matériel de bureau ;
• présentation et réunion, fournitures d’accueil et d’état civil ;
• fournitures scolaires et d’animation courantes, ainsi que copies, reliure simple et pochettes de partitions de formats courants pour l’école de musique ;
• supports de communication courants inscrits au catalogue et petit consommable d’hygiène de bureau.

Les produits sont neufs et conformes à la réglementation applicable, notamment au marquage CE lorsqu’il est requis et à REACH. Le papier de copie courant est au minimum certifié PEFC ou FSC ; une offre de papier recyclé pour le A4 80 g est obligatoire. Un filtre « achat responsable » figure sur la plateforme.

Sont notamment exclus : mobilier, équipements informatiques et logiciels, denrées et restauration, produits d’entretien des locaux, dispositifs médicaux, médicaments, EPI santé et matériels de soin, travaux, signalétique urbaine, matériel de voirie et édition de documents officiels sécurisés. Les cartouches, toners et consommables d’impression propriétaires sont exclus sauf option retenue.

Plateforme et traitement des commandes

Le titulaire met à disposition, héberge et maintient une plateforme web sécurisée, compatible PC et tablette, sans plugin propriétaire. Elle distingue strictement les deux entités acheteuses, leurs comptes, commandes, factures, services, sites et enveloppes budgétaires. Elle gère les habilitations et circuits de validation, les paniers et historiques, la recherche par famille, écolabel ou code article, les bons numérotés et horodatés, le suivi de livraison, les avoirs et les exports CSV ou Excel.

La mise en service comprend le paramétrage, une formation d’au moins une demi-journée, un tutoriel, une hotline et un recettage contradictoire. La disponibilité cible est de 99 % les jours ouvrés, de 7 h à 19 h. La hotline répond sous 4 heures ouvrées ; les incidents bloquants sont traités sous 1 jour ouvré. Après plus de 8 heures ouvrées consécutives d’indisponibilité, une commande exceptionnelle peut être passée par courriel. Les données sont hébergées dans l’Union européenne, avec authentification individuelle, sauvegarde quotidienne, DPA et notification d’une violation sous 48 heures. En fin de marché, un export exhaustif est fourni sous 15 jours, les accès sont fermés et les données personnelles effacées selon le DPA.

Confirmation, livraison et suivi

Le titulaire accuse réception des bons validés sous 4 heures ouvrées et confirme le délai ; toute réserve sur une rupture ou substitution est signalée avant expédition. Le délai standard est de 5 jours ouvrés pour les références du catalogue de base en stock ; un délai express éventuel de 2 jours ouvrés est prévu. Pour les références hors stock, le délai est précisé à la confirmation et ne dépasse pas 15 jours ouvrés, sauf accord.

La remise se fait contre émargement, les jours ouvrés et pendant les horaires d’ouverture du site ; aucune livraison ne peut être abandonnée sans signature. Les écarts, manquants, casses ou non-conformités sont signalés sous 3 jours ouvrés et donnent lieu à remplacement ou avoir sous 5 jours ouvrés.

Facturation et reporting

La facturation est séparée entre les deux entités et déposée sur Chorus Pro avec le SIRET correspondant ; une facture mixte est rejetée. Le titulaire désigne un chargé de compte et un suppléant. Chaque mois, avant le 10, il transmet deux états distincts indiquant les commandes et consommations par service, les reliquats d’enveloppe, les principales références, la part des produits écolabellisés, les urgences, retards, avoirs et incidents de plateforme. Un bilan annuel distinct est présenté avant reconduction.