Fournitures de bureau

Le marché couvre la fourniture de consommables, accessoires et petits équipements de bureau, commandés au fur et à mesure des besoins par bons de commande sur une plateforme Internet mise gratuitement à disposition de l’acheteur. L’accord-cadre est attribué à un seul fournisseur et comprend le catalogue général, les catalogues annexes ainsi que les références du BPU.

Gammes et fournitures

Les produits doivent être neufs, de bonne qualité, conformes aux normes françaises et européennes applicables et aux indications du catalogue. Le périmètre comprend notamment :

• Accessoires de bureau : bras porte-écran, chevalet mobile, étiqueteuse, repose-pieds, repose-poignets, souris et supports informatiques ;
• Blocs, cahiers et notes : formats A4, A5, 17 × 22 cm, 11 × 17 cm, notes repositionnables de 38 × 51 mm à 76 × 76 mm ;
• Classement : boîtes d’archives, chemises, classeurs, intercalaires, pochettes, porte-vues et sous-chemises ;
• Écriture et correction : crayons, feutres, mines de 0,7 mm, porte-mines, stylos, recharges, rollers, colle, gommes et rollers correcteurs ;
• Enveloppes et marqueurs : enveloppes C5 et DL, pochettes C4, pochettes kraft, marqueurs permanents et marqueurs pour tableau blanc ;
• Petites fournitures : agrafes, agrafeuses, calculatrices, ciseaux de 21 cm, dévidoirs, élastiques, étiquettes, perforateurs, piles rechargeables AA et AAA, règles, rubans et trombones ;
• Restauration : gobelets carton de 12 cl et 21 cl, serviettes papier et sucre en bûchettes.

Les conditionnements varient selon les références : unité, étui de 12, boîtes de 50 à 1 600 unités, paquets de 10 à 500 unités, lots de 6 à 12 blocs, lots de 10 piles, sachets ou boîtes pondérales. Les références peuvent être soumises à des exigences PEFC, FSC, écolabel, matières recyclées, conformité normative ou compatibilité avec le matériel proposé.

Plateforme de commande et suivi

La plateforme doit être immédiatement mobilisable à la notification, sécurisée et réservée à Habitats de Haute-Alsace. Elle doit donner accès au catalogue à jour en temps réel, afficher la disponibilité des références, permettre la prise en compte et le suivi des commandes et autoriser :

• La création d’utilisateurs par point de livraison, de gestionnaires valideurs et d’administrateurs ;
• La limitation des accès aux références du BPU ou à une sélection de références ;
• Le contrôle budgétaire, le verrouillage des catalogues et la validation des commandes ;
• L’extraction au format tableur des budgets, commandes et consommations par point de livraison ou par article, notamment pour les produits recyclés.

La validation complète sur la plateforme constitue le bon de commande. La durée maximale d’exécution d’un bon est de 4 jours et seuls les bons signés par le représentant du pouvoir adjudicateur peuvent être honorés.

Livraison, emballage et continuité

Le titulaire assure le stockage, le conditionnement, l’emballage, le chargement, le déchargement et le transport jusqu’au lieu de livraison, sous sa responsabilité et à ses risques. Les emballages restent sa propriété. Lorsqu’un emballage est nécessaire, il doit être économique et respectueux de l’environnement.

Les livraisons sont effectuées du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 14 h à 17 h. Toute indisponibilité doit être signalée immédiatement, avec délai prévisionnel de réapprovisionnement ou proposition d’un produit équivalent ; l’acheteur peut refuser la substitution et annuler la commande concernée sans frais.

Le titulaire assure le suivi des références pendant toute la durée du marché. En cas d’arrêt de production, un produit équivalent peut être proposé, sans prix HT supérieur au prix initial, sous réserve de l’acceptation de l’acheteur.

Retours, contrôles et garantie

Les fournitures livrées par erreur, non conformes ou ne correspondant pas aux références commandées sont reprises sans frais. Le signalement peut intervenir dans les 30 jours calendaires suivant la livraison. Les fournitures commandées par erreur sont également reprises dans ce délai lorsqu’elles sont neuves, inutilisées et conservées dans leur emballage d’origine ; le titulaire établit alors un avoir ou rembourse les sommes versées.

Les vérifications quantitatives et qualitatives simples sont réalisées à la livraison, avec une décision distincte pour chaque bon de commande. Une garantie d’un an couvre les vices ou défauts de fabrication ; elle peut donner lieu au remplacement, au remboursement ou à une indemnisation, frais de déplacement, conditionnement, emballage et transport compris.