Fournitures de bureau et papier reprographie

Les commandes sont passées selon les besoins via le portail du fournisseur ou par commandes dématérialisées. Seuls les produits référencés au BPU peuvent être livrés. Toute substitution nécessite l’accord préalable du pouvoir adjudicateur ; en cas de disparition d’une référence, un équivalent ou un produit supérieur doit être proposé à un prix inférieur ou égal au produit initial et soumis à validation. En cas de rupture temporaire, un équivalent peut être proposé sous 48 heures avec accord préalable.

Les livraisons sont franco de port et d’emballage, sous la responsabilité du titulaire jusqu’au lieu de livraison. Elles sont effectuées sur le territoire de la Communauté d’Agglomération Évreux Portes de Normandie, selon les horaires de chaque entité. Le délai maximal est de 72 heures à compter de la réception de la commande.

Chaque livraison est accompagnée d’un bon indiquant notamment le fournisseur, la référence du marché, le service destinataire, les produits, les quantités et reliquats, la date et l’heure de livraison ainsi que les signatures. Le titulaire assure seul le déchargement, respecte les contraintes d’accès des véhicules de 3,5 tonnes maximum sauf accord, et prend en charge les dégâts occasionnés. Une livraison non conforme peut être refusée.

En cas de non-conformité de quantité, de qualité ou de référence, la reprise ou l’échange est réalisé sans frais supplémentaires dans les 72 heures. Le pouvoir adjudicateur dispose de 5 jours ouvrés pour vérifier les livraisons ; sans observation dans ce délai, les fournitures sont réputées admises. Le titulaire garantit ses produits contre tout défaut ou vice caché. En cas d’arrêt de commercialisation, il informe l’acheteur sous 10 jours ouvrés et propose un produit équivalent ou supérieur à prix inférieur ou égal, soumis à validation sous 15 jours.

Le portail sécurisé doit permettre la consultation du catalogue, la recherche des produits, la passation et le suivi des commandes ainsi que l’édition de statistiques de consommation. Il comprend un espace personnalisé par entité, des droits de paramétrage fonctionnel pour l’administration courante et au minimum un profil par utilisateur, pour un nombre estimé à 125. Un guide méthodologique détaillé est remis lors de la mise en service. Les statistiques par entité sont fournies au format Excel ou équivalent et comprennent notamment les volumes consommés, les dépenses par produit et service et les volumes de produits écologiques.

Les engagements techniques comprennent également :

• bilan annuel des prestations par acheteur, détaillant les achats cumulés par ligne du BPU ;
• stockage, emballage et transport sous la responsabilité du titulaire ;
• contrôle possible de la conformité des produits aux caractéristiques annoncées et remise des justificatifs demandés sous 15 jours calendaires ;
• remplacement sans surcoût d’un produit non conforme aux engagements annoncés.