Assistance technique et prestations de restauration

Le titulaire assure l’approvisionnement en denrées, la gestion du magasin et des stocks ainsi que la responsabilité de la production. Il élabore les menus et les fiches de recettes, organise les commandes, contrôle les livraisons et accompagne les équipes de production. Les volumes communiqués sont historiques et indicatifs, sans minimum de commande ; l’organisation doit pouvoir évoluer avec les besoins.

La cuisine centrale fonctionne en liaison froide, avec des fabrications sur cinq jours et une DLC maximale de J+3. Le cycle indicatif d’approvisionnement prévoit les commandes fournisseurs 21 à 30 jours avant consommation, la réception en magasin au plus tard à J-9, la mise à disposition au magasin à J-2, le déconditionnement à J-1, puis la fabrication à J0 pour une consommation de J+1 à J+3. Les livraisons tardives au-delà des délais de réception peuvent être refusées et conduire à la définition d’un produit de remplacement.

La gestion du magasin comprend la réception et le contrôle HACCP des livraisons, le rangement et la maîtrise des durées de vie, la gestion FIFO, les sorties et dotations, le déconditionnement du premier emballage ainsi que le nettoyage et la désinfection des zones utilisées. Le titulaire commande les vivres et boissons, gère les stocks et les inventaires, transmet les pièces de reporting et établit les documents nécessaires à la facturation.

Repas des patients et adaptations diététiques

Les repas sont conçus conformément aux recommandations GEMRCN. Le déjeuner et le dîner sont proposés en formats de quatre ou cinq composantes selon le choix de l’établissement ; le changement de formule nécessite un préavis de deux mois. Le repas standard comprend notamment une composante protéique, un accompagnement et les composantes d’entrée, laitage ou dessert prévues selon la formule retenue. Une carte fixe de substitution prévoit au minimum deux choix d’entrées, deux plats protéiques, deux accompagnements (un légume vert et un féculent), trois produits laitiers et deux desserts. Le pain est intégré au repas, avec une portion minimale de 50 g par convive.

Le petit-déjeuner comprend une boisson chaude, un élément céréalier, une portion de beurre, un produit sucré et du sucre en dosette de 5 à 10 g ou un édulcorant. La maternité bénéficie d’une composition adaptée, avec notamment laitage, gâteau et jus ; une viennoiserie est systématiquement prévue le dimanche et les jours fériés. Les dotations journalières des services couvrent aussi les denrées d’épicerie et consommables, collations et petits-déjeuners ; les dotations de petit-déjeuner sont livrées chaque jour sur les chariots du soir dans neuf services, avec une dotation dédiée à l’USP et à la maternité de Reuilly chaque mercredi.

Les menus sont déclinés pour les régimes thérapeutiques et les textures hachées ou mixées, avec possibilité de mixé lisse ponctuel. Les besoins moyens annoncés sont de 10 à 15 plateaux mixés et de 1 à 5 plateaux hachés par jour. Les préparations peuvent inclure des enrichissements HP, HC et HP/HC, des produits sans sucre ajouté et des compléments individuels. Les repas casher sont fournis à la demande : les plats principaux proviennent d’une filière certifiée par une autorité reconnue, sont scellés individuellement et portent l’identification du produit, la DLC et la certification. Les plateaux de dernière minute, adaptés aux mouvements de patients, sont prévus chaque jour, week-ends compris.

Restauration du personnel et services associés

Les deux selfs fonctionnent du lundi au vendredi, avec service de 12 h à 14 h 30 sur un site et de 12 h à 14 h sur l’autre. Le choix minimum comprend cinq entrées, trois plats protéiques (dont un choix végétarien quotidien), deux légumes d’accompagnement, trois fromages ou laitages, quatre desserts, pain et condiments. Une soupe ou un potage est proposé en hiver ; des assiettes froides sont prévues de mai à fin septembre. Les repas des personnels de nuit sont conditionnés en portions individuelles ; le besoin indiqué pour les veilleurs de nuit est de 69 repas par jour, complétés par un petit-déjeuner minimal comportant notamment pain individuel de 50 g, beurre, café, sucre et confiture.

Le titulaire fournit au minimum 16 machines à café avec thermos pour les offices de soins et 7 pour les bureaux et services administratifs. Il fournit, installe, exploite, approvisionne, entretient et maintient une solution de restauration autonome de type frigo connecté ou équivalent, avec plats frais prêts à consommer, salades, sandwichs et snacking, desserts, produits laitiers et fruits frais. Les équipements doivent permettre le suivi des températures, des produits, des DLC, des paiements et des stocks. Le titulaire assure aussi le retrait des produits invendus, périmés ou non conformes ainsi que l’évacuation et le traitement des déchets et emballages générés par cette activité.

Au moins une animation alimentaire est approvisionnée chaque mois, hors juillet et août, sans surcoût. Les repas exceptionnels (collations, déjeuners de travail, buffets ou traiteur) sont hors prestations courantes et réalisés sur devis, sans exclusivité. La continuité du service est requise lors des réaménagements en milieu occupé, y compris lors d’une fermeture du self ; une proposition de repas à emporter est alors attendue.

Qualité, traçabilité et suivi

Le titulaire met en œuvre le dispositif HACCP et le PMS de l’approvisionnement jusqu’à la remise du plateau. Il contrôle quotidiennement la conformité en bout de chaîne des plateaux avant expédition, les régimes, les textures, les plats témoins, les commandes et les étapes de fabrication ; il réalise des audits des cuisines, satellites et offices. Il décrit les contrôles, audits et analyses prévus et leur fréquence, et transmet les résultats et plans d’action. Il suit aussi la potabilité de l’eau utilisée et communique les résultats des contrôles.

La traçabilité alimentaire est dématérialisée : le recours à un logiciel propre est possible, avec formation des utilisateurs ; le retour à des enregistrements papier ou manuels n’est pas souhaité. Le titulaire maîtrise et paramètre Hestia pour les menus, cycles, régimes et textures, forme les équipes hospitalières à son utilisation et transmet les menus deux mois avant consommation pour validation. Les fiches de recettes sont validées quinze jours à l’avance. Un tableau de bord mensuel est transmis au plus tard cinq jours ouvrables après le premier jour calendaire du mois ; il rend notamment compte des prestations, de la fréquentation, des ressources humaines, des actions et indicateurs qualité. Les commandes, consommations et résultats sont suivis et documentés selon les procédures prévues.

Option de maintenance des équipements

Une option obligatoire porte sur la maintenance préventive et curative des équipements de cuisine répertoriés, hors chambres froides positives et négatives. La maintenance préventive est réalisée deux fois par an et fait l’objet d’un rapport. La maintenance curative intervient exclusivement sur devis, avec accord du directeur des Ressources matérielles et de l’Ingénierie et avis du prestataire ; pour les thermo-scelleuses, le titulaire fait appel au fournisseur. L’établissement indique au démarrage si l’option est levée.