Assistance technique à la gestion des contrats de maintenance des ascenseurs

Le lot couvre le suivi des contrats de maintenance des ascenseurs, monte-charges et plateformes élévatrices des ensembles immobiliers du secteur PACA Ouest : 216 équipements répartis entre Aix-en-Provence, Istres, Marseille et Orange. Le titulaire conseille le pouvoir adjudicateur, contrôle l’exécution des mainteneurs, suit les défauts et risques de sécurité, et contribue à l’amélioration de la disponibilité et de la qualité des équipements.

Visites, maintenance et contrôles réglementaires

Au moins une visite technique annuelle exhaustive de tous les appareils est réalisée entre le 1er janvier et le 15 août. Elle vérifie notamment l’état des équipements, la qualité et la conformité contractuelle de la maintenance, les secours par téléalarme ou télésurveillance, les documents et affichages obligatoires, ainsi que les conformités réglementaires applicables au type et à la date du bâtiment. Les mises en conformité à engager sont recensées pour le pouvoir adjudicateur et le mainteneur, avec leur degré d’urgence ; les améliorations techniques, de sécurité ou de confort sont également signalées. Le titulaire vérifie la concordance des dossiers avec l’existant et tient à jour l’historique des travaux et des pièces remplacées ou à remplacer.

Il suit les visites de maintenance préventive : 9 VMP par an pour les ascenseurs, avec un intervalle maximal de 6 semaines entre visites effectives, et 2 visites semestrielles par an pour les plateformes élévatrices PSH. Le pilotage des contrôles techniques quinquennaux (CTQ) comprend un calendrier prévisionnel établi durant le premier mois du marché, la coordination avec le bureau de contrôle et le pouvoir adjudicateur, la présence aux contrôles pour vérifier les essais prévus — notamment ceux des freins parachutes — et la vérification des rapports. Chaque appareil est contrôlé une fois pendant le contrat ; lorsqu’un CTQ se substitue à la visite annuelle, les documents de rapport restent dus.

Réserves, finances et conseil

Le titulaire suit la correction des réserves de CTQ, défauts et risques. Il les signale au mainteneur, par courriel ou courrier simple pour les défauts et par LRAR valant mise en demeure d’agir immédiatement pour les risques ; il suit leur levée dans les délais contractuels de 2 mois, sur preuves ou par contre-visite. Il surveille les pénalités éventuelles, dont l’application est décidée avec le pouvoir adjudicateur, et veille à la commande des travaux lorsque les défauts relèvent de celui-ci.

Chaque année, en fin d’année, il examine les devis, leur conformité au contrat et au BPU, les coefficients sur pièces, taux horaires et révisions, distingue les parts récupérables (PR) et non récupérables (PNR), et mène les négociations nécessaires. Les avoirs, factures ou devis issus du contrôle sont transmis avant le 15 novembre. L’assistance technique porte aussi sur les devis, dépannages, difficultés, évolutions réglementaires et améliorations ; les plans pluriannuels de travaux par ensemble immobilier, avec estimations et priorités, sont présentés avant le 15 septembre pour les budgets de l’année suivante. Cette assistance ne comprend pas d’étude approfondie.

Rapports, réunions et données

Les rapports annuels comprennent un rapport par agence, structuré par ensemble immobilier, et une synthèse toutes agences structurée par mainteneur. Ils comportent notamment des photos JPEG commentées (ensemble immobilier, cuvette, cabine, portes palières, défauts et risques), les contrôles financiers et réglementaires, les calendriers et réalisations de maintenance préventive, les arrêts et remises en service, les pannes et désincarcérations, les durées inférieures ou supérieures à 72 heures, le taux de disponibilité, la levée des réserves par catégories, les travaux hors contrat, les pénalités et le suivi des CTQ et du contrat. Les rapports sont remis en PDF ou PPT et Excel au plus tard le 15 septembre, classés par agence et résidence avec code EI. Une réunion de présentation est prévue du 1er au 15 septembre ; la réunion bilan annuelle de chaque agence doit avoir lieu avant le 15 septembre.

Le titulaire contrôle la transmission des données sur la plateforme du pouvoir adjudicateur et y dépose les documents requis ; une plateforme propre au titulaire ne se substitue pas à la saisie dans l’outil du pouvoir adjudicateur ni aux rapports prévus. Le pouvoir adjudicateur peut contrôler à tout moment la qualité des prestations et demander les justificatifs. Les bons de commande peuvent être émis jusqu’au dernier jour de validité du contrat ; les prestations notifiées peuvent devoir être exécutées après son terme.

Missions complémentaires sur bons de commande

Ces missions, non exclusives, sont commandées selon les besoins et rémunérées par vacations. Elles couvrent les déplacements et honoraires, avec sites et délais précisés au bon de commande ; le rapport de fin de mission est remis dans les 15 jours suivant l’achèvement. La renégociation de contrats comprend la préparation des pièces de consultation, l’analyse technique et financière des offres et la mise au point des marchés, puis les visites de prise en charge et états des lieux contradictoires avec procès-verbaux. Sont aussi possibles le contrôle des installations de gendarmeries ou de SDIS, selon le contenu de la visite technique, et l’assistance aux projets d’accessibilité ou d’équipements nouveaux : préparation des pièces, analyse de conception et de cohérence avec l’environnement et le référentiel, assistance à la mise en service et procès-verbaux de prise en charge.