Assistance technique et contrôle des installations thermiques

Le titulaire apporte une expertise indépendante d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour suivre, analyser, contrôler et optimiser l’exploitation des installations de chauffage collectif et de production d’eau chaude sanitaire. Le périmètre couvre plus de 80 chaufferies et les équipements associés : chaudières gaz, biomasse ou hybrides, sous-stations, pompes à chaleur, réseaux, équipements hydrauliques et de régulation, systèmes ECS et bouclages, traitement de l’eau et prévention du risque légionelle. Il inclut également les GTB/GTC, la télégestion, la télérelève, le comptage, les réseaux de chaleur et les installations d’énergies renouvelables ou de récupération.

Socle forfaitaire

Le titulaire assure le pilotage général, l’assistance technique courante, le suivi des incidents et des sollicitations, le conseil et l’alerte, ainsi que la coordination avec les exploitants. Les demandes courantes font l’objet d’un suivi et d’une clôture. Les cas nécessitant une investigation approfondie, un déplacement spécifique ou une analyse contradictoire relèvent des missions unitaires sur bon de commande.

Les visites techniques couvrent toutes les installations la première année, puis environ un tiers du patrimoine par an à partir de la deuxième année. Chaque installation doit ainsi recevoir au moins une visite complémentaire au cours des trois années suivantes, soit au minimum deux visites sur la durée totale du marché. Les visites, conduites avec l’exploitant, examinent notamment l’état général, l’exploitation et la maintenance, les organes de sécurité, la propreté des locaux, la signalétique, les cahiers de suivi et le fonctionnement des équipements. Elles comprennent aussi un relevé quantitatif et qualitatif des équipements, depuis la chaufferie principale jusqu’à un échantillon de logements, et la mise à jour des fiches patrimoniales. Rapports et données sont remis en PDF et Excel.

Le suivi comprend également :

• l’analyse des consommations, rendements, dérives, économies potentielles, émissions de gaz à effet de serre et intéressement annuel ;
• l’accompagnement du système de management de l’énergie ISO 50001 et, si demandé, des audits de certification ;
• la collecte et l’analyse des rapports réglementaires, le suivi des réserves et échéances, la matrice de conformité et la gestion documentaire ;
• le suivi des campagnes d’analyses ECS, des seuils réglementaires et des actions correctives liées au risque légionelle ;
• le contrôle des programmes P3, travaux de renouvellement, gros entretien et modernisation ;
• l’analyse des devis courants, l’appui à la gestion contractuelle, aux pénalités, aux remises en chauffe et aux installations soumises à réglementation spécifique ;
• les réunions d’exploitation mensuelles en période de chauffe, les comités de pilotage et un bilan annuel comprenant le PPI, la cartographie des risques, la programmation financière et une feuille de route énergétique et carbone.

Le titulaire propose et maintient un espace documentaire de capacité suffisante. Il réalise au minimum une sauvegarde complète annuelle ; les données sont restituées dans un format exploitable, sans perte ni coût supplémentaire. Les réunions d’exploitation font l’objet de comptes rendus et du suivi des décisions. Le suivi renforcé des remises en chauffe s’étend sur les vingt-cinq jours suivant la remise en chauffe.

Missions unitaires sur bons de commande

Selon les besoins, les missions couvrent audits et expertises techniques, contre-expertises, campagnes de visites, intégration de nouveaux sites, passation entre exploitants et renouvellement de marchés d’exploitation. Elles peuvent aussi porter sur l’analyse des offres et des devis complexes, les études de faisabilité, la programmation d’opérations, la conception APS/APD/PRO, l’analyse en coût global, l’assistance ACT, les travaux, les OPR/réceptions, la mise en exploitation et la GPA, ainsi que la mise à jour des référentiels et cahiers des charges.

Les études et expertises peuvent comprendre visites, relevés, analyse documentaire et des causes, diagnostic, comparaison de solutions, hiérarchisation des actions, estimations financières et recommandations. Les livrables sont adaptés à la mission : rapports d’audit ou d’expertise, notes contradictoires, plans d’action, études technico-économiques, pièces de consultation, grilles et rapports d’analyse, notes de conception, comptes rendus, listes de réserves et bilans. Les prestations unitaires préachetées non consommées sont reportées ; elles peuvent être converties, sur demande, en d’autres missions unitaires à valeur financière résiduelle équivalente.

Équipe et niveaux de service

L’équipe comprend au minimum un chef de projet principal, un ingénieur CVC-énergie, un consultant junior et un assistant technique et administratif. Le chef de projet justifie d’au moins sept ans d’expérience ; l’ingénieur CVC-énergie d’au moins cinq ans. L’équipe doit rester stable et tout remplacement d’un intervenant clé est soumis à accord préalable ; sauf force majeure ou impossibilité justifiée, une passation d’au moins deux semaines est prévue.

Les délais de réponse courante sont de 4 heures ouvrées pour accuser réception, 1 jour ouvré pour prendre en charge une demande et 2 jours ouvrés pour une réponse technique courante ; une expertise approfondie bénéficie d’un délai de 5 jours ouvrés. En situation critique, la prise en charge intervient sous 4 heures ouvrées, la première analyse sous 24 heures, le plan d’action sous 48 heures et le rapport d’expertise après visite sous 48 heures. Les rapports de visite sont remis sous 5 jours ouvrés ; les livrables numériques sont transmis en PDF ou en Excel exploitable selon leur nature.