Assistance technique et administrative au renouvellement du marché voyagiste

Le titulaire appuie l’acheteur dans le renouvellement de son marché de prestations d’agence de voyages pour les déplacements professionnels et l’éloignement forcé. Les interventions couvrent la définition du besoin, la préparation de la consultation, sa mise en concurrence, la mise en place d’un compte d’exploitation et, en cas de recours, la production d’éléments techniques.

Cadrage du besoin et sourçage

Le titulaire prépare le sourçage, peut participer aux réunions avec les opérateurs identifiés et en synthétise les échanges. Il organise le recueil des besoins et contraintes des parties prenantes — notamment réglementaires, budgétaires, organisationnelles, techniques, calendaires et environnementales — et relève les difficultés rencontrées lors du marché précédent.

Il remet une synthèse des besoins et un rapport écrit présentant les options envisageables et une recommandation argumentée. Pour chaque recommandation, le rapport indique un niveau de priorité et un impact estimé sur les délais, le coût et la qualité de service. La synthèse du sourçage est attendue dans un délai maximal de 5 jours ouvrés ; le rapport de recommandations, dans les 10 jours ouvrés suivant la dernière étape entre sourçage et recueil des besoins. Les réunions de travail sont estimées à 6, d’environ 3 h 30 chacune.

Dossier de consultation et mise en concurrence

Le titulaire conseille l’acheteur sur la stratégie et les pièces de consultation, notamment au regard des mécanismes du secteur du voyage, des flux économiques, des marges et commissions, et de la structure du compte d’exploitation. Il rédige les pièces du dossier, puis les ajuste avec l’acheteur ; le nombre d’échanges et de versions n’est pas limité. La première version est attendue au plus tard 15 jours ouvrés après la notification du bon de commande. Les supports de présentation ou notes demandés sont remis dans les 5 jours ouvrés suivant la demande. Cette phase comporte environ 6 réunions de travail de 3 h 30.

Pendant la consultation, le titulaire prépare les projets de réponses aux questions portant sur les aspects techniques du dossier et accompagne le dépouillement : analyse des candidatures et des offres initiales, repérage des irrégularités ou imprécisions et, si l’acheteur le décide, participation en présentiel aux négociations. Il analyse également les offres finales et aide à établir la mise au point avec l’attributaire pressenti. Il conseille l’acheteur sur l’attribution, mais l’acheteur reste seul compétent pour noter, classer et attribuer le marché. Les réunions sont estimées à 9, d’environ 3 h 30 chacune ; le rapport d’analyse des candidatures est attendu dans un délai de 10 jours ouvrés et le rapport d’analyse des offres dans un délai de 15 jours ouvrés.

Compte d’exploitation et recours

Le titulaire accompagne la conception et la mise en place du compte d’exploitation, forme les équipes à son utilisation et à sa mise à jour, puis les aide à interpréter les premiers résultats. L’accompagnement comprend un diagnostic de l’activité et de ses flux économiques, un support de formation et un compte rendu de restitution présentant les principaux indicateurs et pistes d’analyse. À titre indicatif, le diagnostic et la collecte des données du compte provisoire et définitif sont prévus sur 30 jours ouvrés, puis la formation sur 15 jours ouvrés à compter du diagnostic. Les réunions sont estimées à 4, d’environ 3 h 30 chacune. L’acheteur valide les données financières et, le cas échéant, les fait certifier par un expert-comptable.

En cas de recours contentieux, le titulaire peut fournir des éléments techniques dans un délai de 5 jours ouvrés pour un référé et de 15 jours ouvrés pour les autres procédures. La représentation en justice est expressément exclue.

Les livrables d’information sont mis à disposition sous forme dématérialisée via l’espace collaboratif Resana. Sauf avis contraire de l’acheteur, les livrables suivent les principes FALC : langage courant, phrases courtes, ordre logique, pictogrammes ou images et présentation lisible.