Prestations d’agence de voyages pour déplacements professionnels et congés bonifiés

Le titulaire organise les déplacements professionnels hors agglomération bordelaise des agents de la Ville et du CCAS. Il reçoit et analyse les demandes, conseille sur le prix, la rapidité, la sécurité et les options écologiques, transmet des devis détaillés, puis réserve après réception du bon de commande et du numéro d’engagement comptable. Les transports concernés comprennent le train, l’avion (national, européen et international), l’autocar et le transport maritime.

En 2025, environ 100 déplacements professionnels ont été recensés : 60 % en train, 38 % en véhicule personnel ou de service et 2 % en avion. Ce contexte est distinct des quantités estimatives du DQE.

Réservation et accompagnement

Le lot prévoit un portail de réservation en ligne en complément du service hors ligne par téléphone et courriel. Le portail est disponible 24 h/24 et 7 j/7, accessible par internet avec accès nominatif sécurisé, sans installation sur le réseau informatique de l’acheteur. Il doit présenter les offres, contraintes et informations utiles au choix. Son paramétrage intègre les profils des voyageurs, leurs cartes de réduction ou d’abonnement et les besoins des personnes en situation de handicap. En cas de panne, les réservations peuvent être prises hors ligne sans frais supplémentaires par rapport au tarif d’accès à l’outil.

Le titulaire assure l’hébergement, la maintenance, les mises à jour et l’assistance utilisateur. Il forme deux comptes administrateurs et remet un guide utilisateur à chaque participant. Le service hors ligne est assuré au minimum du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, sans numéro surtaxé et sans décroché par un intermédiaire robotisé. Pour une demande normale, la prise en compte est confirmée sous 4 heures ouvrées et les offres sont proposées sous 24 à 48 heures ; en urgence explicitée par le demandeur, le délai maximal de proposition est de 2 heures.

Pour le train : pas de surbooking ; proposition de l’ensemble des tarifs, dont les offres low-cost ; places de groupe côte à côte ou face à face selon disponibilité ; priorité à la seconde classe, sauf indisponibilité ou tarif de première classe moins élevé ; prise en compte des réductions, des bagages, des besoins des personnes à mobilité réduite et assistance en cas de grève ou d’intempéries. Pour l’avion : pas de surbooking ; offres low-cost au minimum hors ligne ; priorité à l’itinéraire le plus économique et direct ; compagnies présentant des garanties suffisantes de sécurité, à l’exclusion de celles interdites d’exploitation dans l’Union européenne ; prise en compte des réductions, de l’accessibilité et des formalités à accomplir à l’étranger. L’accompagnement aérien comprend les assurances annulation et perte ou vol de bagages.

Gestion, billets et suivi

Le titulaire traite les changements de dates, horaires, parcours, lieux de mission et voyageurs, ainsi que les annulations et avoirs. En cas de remplacement d’un voyageur, il émet un nouveau billet au nom du remplaçant. Les billets électroniques sont utilisés et transmis par voie électronique lorsque cela est possible ; les titres, ou les courriels nécessaires au retrait, sont adressés au voyageur et aux administrateurs. Les annulations donnent lieu à un avoir pour ce lot ; aucun remboursement n’est versé directement à l’agent.

Le DQE indique des quantités annuelles estimatives, totaux avec répartition hors ligne/en ligne : train — émission 60 (10/50), modification 10 (5/5), annulation 5 (3/2), émission low-cost 10 (5/5), assurance annulation low-cost 10 (5/5) ; avion — émission France court-courrier 2 (1/1) et assurance 2 (1/1), émission UE moyen-courrier 2 (1/1) et assurance 2 (1/1), émission long-courrier 1 (1/—) et assurance 1 (1/—), émission low-cost 2 (1/1) et assurance 2 (1/1), modification 2 (1/1), annulation 2 (1/1) ; autocar — émission, modification et annulation, 2 chacun (1/1) ; maritime — émission, modification et annulation, 1 chacun (1/—).

La facturation ou le relevé d’opérations est mensuel par compte client, avec récapitulatif détaillé des prestations exécutées et annulées ; les comptes concernés sont ceux des déplacements professionnels de la Ville et du CCAS. Le suivi comprend l’accès aux statistiques en temps réel et un bilan annuel avec tableaux Excel sur la consommation par type de prestation, les modifications et annulations et les comptes clients.