Assistance au suivi de la maintenance des VMC

Le prestataire vérifie, audite et suit les interventions de l’entreprise de maintenance pour le compte du maître d’ouvrage. La mission couvre les VMC simple flux automatiques ou hygroréglables A et B, double flux avec échangeur, caissons collectifs et modules hybrides, ainsi que leurs accessoires. Les installations de VMC gaz sont exclues. Le patrimoine représente environ 3 500 logements ventilés dans des immeubles collectifs ; son périmètre peut évoluer annuellement de ± 5 %, calculés à la fois sur le nombre de logements ventilés et sur celui des caissons motorisés. Au-delà de cette bande, un avenant financier est prévu pour la période suivante.

Audit initial et contrôles continus

Dans les trois premiers mois, le prestataire collecte les plans, DOE, historiques et rapports antérieurs, recense les documents manquants et réalise des visites flash sur au moins 20 % des immeubles, à raison de deux logements par bâtiment, avec mesures de débit selon le protocole prévu. Il cartographie l’état du parc sur une échelle de vétusté de 0 à 5, classe les équipements de A à D et établit une carte des priorités et un plan d’action. Les livrables comprennent un planning et la liste des documents nécessaires sous 15 jours, un état de complétude sous 30 jours, un rapport intermédiaire sous 60 jours et un rapport définitif consolidé sous 90 jours. L’audit initial doit être réalisé au plus tard dans les trois mois ; toute anomalie présentant un risque immédiat est signalée sans attendre le rapport périodique.

Les seuils de contrôle mentionnés comprennent un niveau sonore inférieur à 45 dB(A), un équilibrage des logements de ± 5 %, un débit global de ± 10 % et une pression différentielle des filtres inférieure à 200 Pa. Les classes D appellent une intervention impérative sous 3 mois, les classes C une remise à niveau conseillée sous 12 mois, les B une surveillance renforcée et les A un suivi standard. Les essais d’étanchéité sont réservés aux tronçons suspectés de défaut majeur ; aucune mise en pression n’est réalisée sur un réseau manifestement fragile ou ne répondant pas aux prescriptions de résistance mécanique.

À partir du quatrième mois, le prestataire valide les plannings de maintenance au moins 5 jours avant intervention et les rapports correspondants sous 2 jours. Il organise 100 visites contradictoires choisies parmi les visites d’entretien, réparties entre 60 % de sites prioritaires issus de l’audit et 40 % de sites sélectionnés aléatoirement dans le reste du parc. Une inspection indépendante annuelle couvre 5 % des logements sélectionnés statistiquement. Les contrôles portent notamment sur les débits et l’état interne des gaines ; les pièces facturées sont vérifiées par référence constructeur et photos avant/après. Le temps moyen d’intervention constaté au bilan annuel ne doit pas dépasser 48 heures calendaires.

Les réunions trimestrielles présentent huit indicateurs : taux de conformité, TMI, TMR, consommation en kWh, ratio de débit, anomalies critiques, devis défavorables et pénalités. Les objectifs de performance suivis incluent le maintien des débits réglementaires pour 95 % des logements visités, une réduction minimale de 5 % de la consommation spécifique VMC sur 24 mois glissants corrigée des DJU, une diminution annuelle d’au moins 10 % des anomalies critiques et un taux de conformité global d’au moins 92 % la première année puis 95 % à partir de la deuxième.

Devis hors forfait et renouvellement du marché

Les demandes de travaux supplémentaires sont filtrées sous 24 heures, analysées techniquement et financièrement sous 3 jours ouvrés, puis donnent lieu à une note d’avis sous 5 jours ouvrés. La marge de l’entreprise de maintenance est plafonnée à 12 %, contrôlée par factures fournisseurs anonymisées ou par l’indice INSEE Équipements CVC ; à défaut de justificatif, une marge forfaitaire de 8 % s’applique.

Au plus tard 6 mois avant l’échéance du contrat de maintenance en cours, le prestataire capitalise les données des phases précédentes et assiste le maître d’ouvrage dans la préparation du prochain appel d’offres : mise à jour du CCTP, du BPU, de la DPGF et du DQE, seuils de performance, pénalités et indicateurs. Il propose également le cadre de jugement, la méthode de notation et une matrice de scoring automatisée. Il participe aux réunions de mise au point, aux réponses aux questions des candidats et aux éventuelles modifications techniques. Le dossier éditable et une note de synthèse de 10 pages maximum sont remis au plus tard 4 mois avant la date prévue de publication. Le prestataire doit rester indépendant des candidats potentiels et respecter la confidentialité des informations recueillies.

Équipe, instrumentation et données

L’offre doit démontrer la capacité à réaliser au minimum 250 à 300 interventions terrain par an et fournir un modèle de reporting/scoring compatible avec un tableur (.xlsx ou .ods), intégrant les pondérations, le score sur 100 % et les classes A à D. L’équipe minimale comprend un chef de mission ingénieur CVC ou équivalent Bac+5 avec 5 ans d’expérience spécifique en audit ou contrôle VMC, des auditeurs titulaires au minimum d’un BTS ou DUT Génie climatique/Fluides et habilités B1 V, un technicien métrologie certifié QUALIMETER ou équivalent et un spécialiste données/BI maîtrisant Power BI ou Tableau ainsi que SQL ou Python.

Le minimum d’instrumentation est d’un kit pour deux techniciens : anémomètre à hélice de précision ± 3 % étalonné depuis moins de 12 mois, balomètre de 60 à 3 000 m³/h et précision ± 5 %, sonomètre de classe 1 sur 30 à 130 dB(A) avec filtres A/C et étalonnage de moins de 12 mois, manomètre différentiel de 0 à 1 000 Pa avec résolution de 1 Pa, et endoscope de Ø 8 mm, longueur d’au moins 20 m avec enregistrement HD. Sont également prévus une application mobile horodatée fonctionnant en ligne ou hors ligne et compatible Android 11+, une plateforme SaaS hébergée dans l’UE certifiée ISO 27001, des exports PDF/CSV/xlsx et une API REST ou un export JSON/CSV pour l’intégration au SI du maître d’ouvrage. Le matériel comprend aussi un véhicule utilitaire léger avec échelle télescopique de 4 m, les EPI nécessaires et des testeurs CO/CO₂ portables. Un plan de recalibration annuelle, les certificats joints aux rapports des phases 1 et 2 et un stock tampon de sondes visant à éviter tout arrêt supérieur à 48 heures sont requis. Les moyens déclarés dans l’offre sont contractuels ; leur conformité peut être vérifiée à tout moment sans préavis.