Assistance au renouvellement et au suivi du contrat thermique

La mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage porte sur les installations de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire des 18 bâtiments concernés. Elle accompagne la préparation, la passation et l’attribution du nouveau contrat d’exploitation, puis le contrôle de son exécution. Elle ne comprend pas le lancement d’une nouvelle procédure de renouvellement pendant la phase de suivi.

Audit et définition du futur contrat

L’audit examine le contrat actuel et ses avenants, les engagements, prestations et modalités financières, ainsi que les formules de révision. Il distingue les prestations P1, P2 et P3 : consommations, approvisionnement et dérives pour P1 ; conduite, maintenance, obligations de résultat et indicateurs pour P2 ; gros entretien-renouvellement, investissements et besoins futurs pour P3.

Pour chaque site, l’analyse technique porte sur l’état des équipements, leur vétusté, leur durée de vie résiduelle, leur conformité apparente et les risques. L’analyse énergétique étudie les consommations sur plusieurs années, les écarts et les pistes d’amélioration. Un rapport d’audit rassemble les constats et préconisations.

La mission propose ensuite la structure et les prestations du futur marché, ses objectifs énergétiques, indicateurs de performance, mécanismes d’intéressement, pénalités et clauses de contrôle. La note stratégique est soumise à validation de la Ville.

Consultation et attribution

Le titulaire rédige le dossier de consultation : règlement, acte d’engagement, CCAP, CCTP, BPU, DPGF, cadre de mémoire technique et éventuelles annexes techniques. Les documents sont remis en formats modifiables.

Il traite les questions et réponses, analyse les candidatures et les offres, assiste aux négociations et rédige le rapport d’analyse. Il accompagne ensuite la mise au point du marché, les échanges avec l’attributaire et la préparation de la notification, puis remet un rapport de clôture des phases 1 à 5.

Suivi du marché d’exploitation

Le suivi comprend le contrôle trimestriel, par site, des consommations, des objectifs de performance, du confort et des dérives, avec correction climatique lorsque pertinente. Chaque facture et ses révisions sont vérifiées sous 10 jours ouvrés après réception d’un dossier complet ; le contrôle couvre notamment les décomptes P1/P2/P3 et l’intéressement.

Le titulaire contrôle les obligations de conduite, de maintenance et de gros entretien-renouvellement, les rapports et justificatifs réglementaires de l’exploitant, et réalise une visite annuelle de chaque site. Il suit les incidents, le programme P3 et les actions correctives, et propose, le cas échéant, des mesures contractuelles ou pénalités ; la décision appartient à la Commune. Il ne peut engager la Commune ni assurer de représentation contentieuse.

Les livrables de suivi comprennent un tableau de bord par site transmis dans les 15 jours suivant chaque trimestre, une note de contrôle des factures, un registre des écarts et actions correctives, et un bilan annuel technique, énergétique et financier remis dans les 30 jours suivant chaque anniversaire de prise d’effet du marché d’exploitation. Deux réunions de suivi sont organisées par année d’exploitation ; leurs comptes rendus sont remis sous 5 jours ouvrés. Le titulaire signale sans délai tout dysfonctionnement important.

En clôture, il remet un bilan et transmet les données, historiques et dossiers en formats modifiables. Lorsque le suivi coïncide avec la fin de l’exploitation, il assiste la Commune pour le contrôle de l’état de restitution, des soldes P1/P2/P3 et des obligations de fin de contrat ; en cas de fin anticipée, le bilan porte sur les éléments disponibles.