Assistance à maîtrise d’ouvrage des contrats d’exploitation thermique

La mission comprend une phase d’étude et une phase de suivi et de contrôle des contrats portant sur le chauffage collectif et individuel, la production d’eau chaude sanitaire (ECS), la VMC, la robinetterie et la climatisation. Elle inclut le conseil au maître d’ouvrage, le suivi réglementaire et l’appui aux relations avec les exploitants.

Étude, diagnostic et préparation des marchés

Pour les chaufferies collectives et les bureaux, l’expert visite les installations, vérifie les inventaires et établit un état des lieux. Pour les équipements individuels des logements, il exploite les documents disponibles. L’inventaire peut préciser le code local, la marque, le type, la puissance ou capacité et l’année de mise en service ; les matériels sans fiche signalétique sont identifiés par rapprochement avec des équipements connus. L’état des lieux apprécie l’entretien, le fonctionnement et la vétusté.

Le bilan des remises à niveau identifie les défauts, les travaux d’entretien, grosses réparations, remplacements, sécurisation et mise en conformité, ainsi que leur imputation au P2, aux autres obligations du contrat ou hors marché. Il sert à établir un planning prévisionnel et à préparer le procès-verbal de prise en charge.

L’expert prépare les pièces techniques des marchés d’exploitation (CCTP, DPGF et pièces utiles) et assiste à la rédaction des pièces administratives. Pour les chaudières collectives, il peut redéfinir les cibles thermiques NB à partir des trois dernières années si nécessaire et prévoir des clauses de transparence P3, d’intéressement, de résultats, de fourniture de documents et de reporting. Il répond aux questions des candidats, analyse les offres et remet un rapport au client. Il organise, avec son accord, les réunions de lancement et établit avec le maître d’ouvrage la procédure de prise en charge, formalisée par un procès-verbal signé.

Suivi des contrats et des installations

La mission vérifie l’entretien des installations individuelles et collectives de chauffage et d’ECS, y compris solaire, ainsi que de VMC et de climatisation. Elle comprend notamment :

• le contrôle des factures, indices, valeurs de base, échéanciers, DJU, révisions et paramètres d’intéressement ;
• le suivi des travaux P3/P3R, des comptes P3 et de leur valorisation, ainsi que la vérification des devis correctifs et des travaux relevant du client ou des exploitants ;
• l’élaboration d’avenants, l’assistance en cas de litige, la mise à jour du fichier des équipements et l’appui réglementaire ;
• la planification des contrôles quinquennaux et triennaux obligatoires, avec alerte au client deux mois avant chaque échéance.

Pour le chauffage collectif, le suivi inclut les consommations de combustible par chaufferie, les dates de mise en route et d’arrêt, les DJU, les consommations estimées et le calcul des NB. Il porte aussi sur la qualité de l’eau de chauffage et d’ECS (pH, TH, appoints), l’entretien des ballons et la prévention de la légionelle. Une réunion formalisée est prévue au début et à la fin de la saison de chauffe avec l’intervenant concerné ; les installations collectives font l’objet de deux visites par an. Pour un échantillon représentatif d’installations individuelles, deux campagnes sont indiquées pendant la saison de chauffe : en novembre et en février, chacune à +/- 1 mois et prévue sur 3 jours. Un contrôle avant la saison permet de faire lever les observations avant la remise en route ; une campagne après saison relève les travaux à engager avant la suivante.

Pour les équipements de production ECS, VMC, robinetterie et climatisation, le CCTP annonce 100 visites par an, soit 8 journées, et détaille 80 logements en contrôle visuel, 15 chaudières et 5 pompes à chaleur contrôlées avec démontage par l’exploitant, ainsi que 2 agences par an. Les déplacements sont inclus dans les jours alloués ; un planning trimestriel est soumis à validation. Le nombre de vérifications peut varier selon les difficultés d’accès. Les contrôles comprennent notamment le fonctionnement, l’entretien (dont les conduits 3Cep), les documents d’intervention, le respect des marchés et des consignes fabricants, ainsi que les quantités de chaleur produites et de combustible consommé. Le choix des sites et équipements relève du client. Un rapport détaillé est remis au plus tard un mois après les contrôles, puis un rapport annuel récapitule les contrôles, anomalies, photographies et actions menées. L’inventaire des conduits 3Cep non dénombrés est à réaliser dans les six mois suivant le lancement, sur la base des documents transmis.

Les contrôles réglementaires comprennent le contrôle quinquennal de 5 appareils de VMC gaz et les contrôles périodiques des chaudières collectives gaz, en présence de l’exploitant.

Rapports, organisation et interventions complémentaires

Le rapport de fin de saison présente les résultats des visites, le suivi P3, la conformité contractuelle, la qualité de la maintenance, les pénalités éventuelles, les travaux à la charge des exploitants ou du client, les anomalies illustrées, les relevés de compteurs et consommations, les incidents et les dates de marche des installations. Les travaux relevant des exploitants leur sont notifiés par écrit ; en cas de faute grave, l’expert propose au client une mise en demeure étayée.

Le bilan technico-financier annuel, à remettre avant le 31 janvier, synthétise les installations, les DJU et indices, la validation des factures, la gestion P3 et des propositions chiffrées d’économies d’énergie. Il est remis en deux exemplaires papier et sous format informatisé, puis présenté au client. Les rapports et documents suivent aussi les délais contractuels : PRO en semaine 21 de 2027, DCE en semaine 25, analyse des offres dans le mois suivant leur retour et au plus tard en semaine 48 ; rapport d’intervention sous deux semaines et rapport d’incident exceptionnel sous trois jours ouvrables.

Le BPU prévoit, uniquement en cas de demande du client, des études préliminaires de faisabilité technique et financière, des scénarios techniques et financiers sur 50 ans (entretien, remplacement, énergie) pour des bâtiments collectifs, ainsi que des études concernant chaudières gaz, bois ou fioul, variantes avec ECS ou ECS solaire, chaudières hybrides gaz-PAC, ECS collective par PAC, VMC thermodynamique et raccordement à un réseau de chaleur urbain pour un bâtiment de moins de 30 logements. Il prévoit également des états des lieux avant livraison et des réceptions de travaux d’amélioration (hors travaux P3R), des audits avec visite, relevé technique, simulation thermique et scénarios d’amélioration pour différents nombres de logements ou chaudières collectives, ainsi que des consultations de fournisseurs et des négociations de contrats de gaz ou d’électricité.