Assistance au recensement et au recouvrement de la TLPE

La prestation associe le recensement des supports publicitaires, la constitution et la gestion d’une base de données accessible en ligne, le calcul de la taxe et l’assistance technique, administrative, juridique et fiscale nécessaire à sa mise en recouvrement.

Recensement des supports

L’inventaire porte sur les supports numériques et non numériques visibles depuis l’espace public, y compris les enseignes, pré-enseignes, mâts, totems, oriflammes, chevalets, bâches, panneaux publicitaires, dispositifs sur toiture, terrasses, clôtures et autres supports. Les supports taxables comme non taxables sont relevés, quelle que soit la superficie cumulée par activité, à l’exception du mobilier urbain et des barrettes de micro-signalisation placées sur le domaine public. Le périmètre est défini par les limites cadastrales.

Le relevé est réalisé sur le terrain chaque année. Pour chaque support, il comprend notamment :

• son adresse et sa géolocalisation, ses dimensions (largeur et hauteur) et sa superficie, avec une marge d’erreur maximale de 10 cm ;
• son type, ses caractéristiques et son mode d’éclairage, numérique ou non numérique ;
• une photographie numérique du support et de son environnement, ainsi que la date et l’heure du relevé ;
• le total des superficies par établissement et l’identification de l’opérateur : nom de l’établissement, raison sociale, SIRET et adresse précise.

Les mesures doivent être certifiées par un géomètre-expert inscrit à l’Ordre, une société inscrite à l’Ordre, ou être obtenues par une méthode décrite permettant des mesures exactes. Les instruments sont conformes au décret n° 2001-387 du 3 mai 2001. Le prestataire indique les moyens employés, le nombre de personnes et le nombre de jours nécessaires ; il doit pouvoir justifier la date de réalisation des relevés.

Les supports exonérés restent recensés. Le calcul doit notamment tenir compte des exonérations et réfactions prévues par les textes et délibérations : exonération de droit de certaines enseignes dont la superficie cumulée est inférieure ou égale à 7 m², exonération locale des enseignes non scellées au sol jusqu’à 12 m² inclus, réfaction de 50 % au-delà de 12 m² et jusqu’à 20 m² inclus, et exonération des dispositifs apposés sur du mobilier urbain.

Base de données et application web

Les informations du relevé alimentent une base de données informatique exploitable par une application web sécurisée en mode SaaS, accessible dans un navigateur sans installation locale. La base doit permettre la recherche et l’extraction par opérateur, support, localisation, dimensions ou superficie, notamment pour distinguer redevables et non-redevables. La base existante ne sera pas fournie ; un listing non exhaustif d’activités peut être transmis.

L’application permet le calcul individualisé de la taxe, la consultation par les services municipaux selon des droits d’accès, le dépôt de documents par redevable et la prise en compte des changements, ajouts, retraits et calculs au prorata temporis. Elle comporte un module de facturation produisant le flux du rôle PES V2 et un récapitulatif Excel pour établir les avis des sommes à payer ; elle peut générer un Datamatrix pour le paiement chez un buraliste des taxes inférieures ou égales à 300 euros. Un rapport annuel rend compte de la campagne, notamment des activités et dispositifs recensés, des volumes financiers et du public exonéré.

Le titulaire précise ses méthodes de sauvegarde et de restauration, la durée de rétention et les conditions de journalisation. Les journaux couvrent les connexions et opérations sensibles, identifient l’utilisateur, la date, l’heure et l’opération, et conservent, lorsque pertinent, les valeurs avant et après modification ; un utilisateur fonctionnel ne peut pas les modifier. L’application est compatible avec les deux dernières versions stables de Microsoft Edge, Google Chrome et Mozilla Firefox, sans composants additionnels, extensions propriétaires ni moteurs obsolètes. Le candidat précise les versions officiellement supportées. L’authentification multifacteur est une possibilité, non une exigence formulée comme obligatoire.

Le titulaire assure l’analyse, le suivi, la gestion et la mise à jour de la base, ainsi que la maintenance et l’assistance à son utilisation. Il forme le personnel communal, fournit des copies d’écran montrant un établissement avec plusieurs dispositifs et propose une démonstration du logiciel sur support électronique ou par URL avec identifiants d’accès. Les évolutions de l’outil sont réalisées sans supplément de tarification. Une copie actualisée de la base est remise chaque année.

Assistance administrative, juridique et fiscale

L’assistance permanente couvre l’application de la taxe, la veille juridique et fiscale, les questions, réclamations et litiges des opérateurs, la vérification des surfaces taxables et l’accompagnement des services jusqu’à l’émission des avis des sommes à payer. Le titulaire prépare les courriers relatifs aux procédures et situations individuelles, les soumet à l’accord de la collectivité et assure leur publipostage ; les envois sont effectués par la Commune. Il respecte la charte graphique, réalise des relevés contradictoires si nécessaire et peut proposer une ligne téléphonique dédiée aux redevables. Il peut aussi rédiger ou vérifier des projets de délibération si la collectivité le demande.

Le titulaire accompagne la mise en œuvre des procédures de rehaussement contradictoire et de taxation d’office, dans le respect de leurs étapes et délais, et informe la collectivité des évolutions législatives ou réglementaires applicables. L’assistance dans le traitement des litiges se fait au cas par cas par téléphone, courriel ou courrier, sans prise de contact directe du titulaire avec les redevables ; les courriers préparés sont soumis préalablement à l’autorité municipale. Une note synthétique sur le fonctionnement de la TLPE est également remise à la collectivité.

Délais opérationnels, données et restitution

L’outil de gestion doit être fourni, installé et opérationnel dans le mois suivant la notification. Pour chaque période annuelle, le contrôle général et exhaustif du terrain est réalisé au plus tard durant la première quinzaine de mars ; les courriers aux redevables, accompagnés des relevés et détails de la taxe due, sont préparés au plus tard durant la seconde quinzaine de mars. Les éléments de facturation permettant la mise en recouvrement sont transmis au plus tard durant la première quinzaine d’octobre. Les vérifications et la production des courriers de taxation d’office et de mise en demeure de conformité sont effectuées dans un délai de 15 jours pour chaque phase de procédure, conformément aux délais réglementaires applicables. La collectivité dispose d’un délai maximal de 10 jours après réception des derniers documents de facturation pour prononcer l’admission.

La collectivité reste propriétaire des données et peut en demander l’extraction à tout moment. En fin de marché ou sur demande, le titulaire restitue les données, documents, photographies, pièces jointes et historiques en formats standards et ouverts directement exploitables, notamment CSV ou XLSX, avec un dictionnaire des données et de leurs relations. Cette réversibilité est incluse dans le prix ; après validation, les données restantes et sauvegardes sont supprimées selon les instructions de la Commune et une attestation de suppression est fournie. La conservation des informations est assurée pendant un an après la fin ou la résiliation du marché.