Assistance au pilotage du plan d’actions JOP Alpes 2030

La mission assiste la direction de projet dans le suivi temporel et financier des actions de la DIR Centre-Est et dans l’ordonnancement spatial et temporel des actions et travaux ayant un impact sur la circulation de la RN90. Elle comprend neuf prestations : A1 à A7 pour le pilotage du plan d’actions, et B8-B9 pour les impacts sur la circulation.

Outils de pilotage — A1

Après prise de connaissance des documents transmis et une réunion de transfert avec la direction de projet et le chef de projet JOP, le titulaire conçoit, met en place et tient à jour trois outils :

• Tableau de bord : état et historique des actions, responsables, vigilance et anticipation, sous les angles du planning et du chemin critique, des coûts, ainsi que des zones et périodes critiques pour la circulation. Il est diffusé en format informatique, avec une version synthétique réutilisable en réunion.
• Planning général : tâches suffisamment détaillées pour le suivi des actions de chaque intervenant sur une durée d’un mois, dépendances, durées, jalons, chemin critique, marges, hypothèses et incidences des retards. Il intègre notamment les contraintes humaines, financières, les échéances des Jeux, les décisions et les procédures réglementaires, notamment en tunnels ou liées à l’environnement. Développé sur Microsoft Project ou équivalent, il comprend une version détaillée sur 24 mois glissants et une synthèse d’une page A4 ou A3 jusqu’aux Jeux ; la première version validée devient le planning de référence.
• Suivi financier des seules actions portées et financées par la DIRCE : budget prévisionnel, dépenses et engagements réalisés, historique des décisions, financements acquis, écarts de financement et estimation à terminaison. L’outil, dont le modèle est validé par la DIRCE, intègre le suivi annuel des AE et CP et les éléments financiers antérieurs.

Revues et mises à jour — A2 à A4

Le titulaire prépare, anime et assure le secrétariat des revues du plan d’actions, qui incluent la mise à jour du tableau de bord, du planning, du suivi financier et de l’outil RN90. Jusqu’à 15 jours avant une revue, il sollicite les responsables d’action, analyse les écarts, recherche les éléments manquants et met à jour la planification, hors décisions réservées à la direction de projet. Après la revue, il diffuse les outils actualisés en moins de 5 jours et produit sous 5 jours ouvrés la liste interactive des tâches à mener : action, priorité, échéance prévisionnelle, responsable et commentaires. La fréquence indiquée est en moyenne trimestrielle, pouvant atteindre une revue mensuelle à l’approche des Jeux.

A3 correspond à l’incorporation d’une nouvelle action ; A4 à la mise à jour des données entre deux revues, à la demande de la DIRCE. Les outils et le tableau de bord sont alors actualisés. Le délai de remise indiqué pour ces mises à jour est de 10 jours ouvrés pour A2/A3, avec 5 jours ouvrés pour l’admission.

Réunions — A5 à A7

Pour une réunion de pilotage ou de gouvernance, le titulaire prépare le support, participe et peut rédiger le compte rendu. Il peut également préparer des réunions de travail internes à la DIRCE et en rédiger le compte rendu. Pour les réunions portant sur une action extérieure à la DIRCE, le compte rendu est systématique. Les supports d’animation sont remis 5 jours ouvrés avant la réunion si la convocation est reçue au moins 10 jours à l’avance, au moins 2 jours ouvrés si le préavis est d’au moins 5 jours, et au moins 24 heures dans les autres cas ; les comptes rendus sont remis sous 5 jours ouvrés.

Impacts sur la circulation de la RN90 — B8 et B9

B8 consiste à créer un outil d’ordonnancement des travaux et opérations qui affectent la circulation, pour repérer les incompatibilités spatiales ou temporelles et éclairer les demandes portant sur la possibilité de circuler. La prise en main comprend des réunions de transfert avec les chefs de projet ou responsables d’action, estimés à 20 personnes. L’outil suit les impacts à la semaine sur toute la RN90 jusqu’aux Jeux et comporte une vue détaillée ainsi qu’une présentation synthétique et communicante, dont une visualisation de l’occupation géographique de la RN90 par année calendaire. B9 actualise l’outil une fois par mois au début de la prestation, fréquence pouvant passer à deux fois par mois à la demande de la DIRCE. Les délais de remise sont de 40 jours ouvrés pour B8 et de 5 jours ouvrés pour B9 ; l’admission est de 20 jours ouvrés pour B8 et de 5 jours ouvrés pour B9.

Les quantités estimatives du cadre financier sont : A1 1, A2 12, A3 15, A4 6, A5 22, A6 30, A7 30, B8 1 et B9 44.