Assistance au pilotage et à la communication du plan d’actions

L’AMO met en place les outils de coordination et de suivi du plan d’actions Terre & Eau 2031. Elle organise les échanges entre les maîtres d’ouvrage, les prestataires de terrain, les financeurs et les partenaires, repère les risques de dérive et propose des mesures correctives. La transition vers le plan d’actions suivant comprend notamment la mise à jour des documents administratifs liant les acteurs.

Un extranet collaboratif d’environ 4 Go centralise les documents des plans successifs, les comptes rendus, les tableaux de bord et les livrables. Il prévoit des droits d’accès et d’écriture différenciés, l’horodatage des dépôts et validations, la sauvegarde et l’écriture collaborative. Le prestataire crée et tient à jour la plateforme, en vérifie la compatibilité avec les systèmes informatiques des maîtres d’ouvrage et fournit des modes d’emploi. Il met également en place un annuaire, un calendrier partagé et un gestionnaire de tâches actualisé selon l’avancement.

Les échanges comprennent environ 10 visioconférences de 2 heures par an, nombre indicatif susceptible d’être ajusté selon les besoins. L’ordre du jour est établi au moins une semaine avant; le compte rendu est rédigé sous une semaine, puis les corrections intégrées sous trois jours. Au moins trois réunions présentielles de mise au point sont prévues au cours de la mission.

Suivi, évaluation et gestion financière

L’AMO accompagne la mise à jour des tableaux de bord techniques et de leurs indicateurs, relit les livrables des prestataires de terrain et remet une note synthétique dans les huit jours suivant leur réception. Elle observe au moins six animations agricoles ou territoriales par an, puis rend compte de leur déroulement, de leurs écarts éventuels et des améliorations proposées. Le volet qualité de l’eau, principalement fondé sur la bancarisation de données et la modélisation, ne se prête pas de la même manière à l’observation directe.

La gouvernance prévoit chaque année un COPIL, un CODIR et un COSUI, deux comités techniques thématiques (qualité de l’eau d’une part, territorial et agricole d’autre part), ainsi qu’un comité technique élargi. Le prestataire prépare et anime les réunions, recueille les contributions, rédige les comptes rendus et suit leur validation. Il assiste également les maîtres d’ouvrage pour la préparation du comité annuel du Contrat de Territoire du Champigny.

Les bilans annuels compilent les réalisations des volets, les indicateurs, les blocages, l’état de la qualité de l’eau, le pilotage, les résultats techniques et financiers ainsi que l’impact de la communication. Le rapport, illustré de schémas, graphiques et cartes, est limité à 50 pages annexes comprises. Des bilans plus étoffés sont prévus à mi-parcours et en fin de plan.

Le suivi financier couvre les budgets prévisionnels, les dépenses facturées, les recettes et subventions, les dépenses nettes et les rééquilibrages entre producteurs d’eau. Le prestataire vérifie les projets de factures dans un délai de sept jours calendaires, suit les demandes et versements de subventions et prépare les dossiers financiers et courriers de demande de versement. La convention entre producteurs prévoit au moins deux rééquilibrages financiers pendant le programme.

À titre optionnel, si le besoin le justifie, l’AMO peut contribuer au suivi administratif et financier des paiements pour services environnementaux (PSE), notamment au calcul des notes et à la préparation des dossiers de subvention, et conduire des entretiens individuels avec les agriculteurs pour recueillir les données utiles. Les contractualisations PSE avec les agriculteurs sont prévues pour cinq ans.

Communication et supports

Le prestataire propose un plan de communication adapté aux publics, aux canaux et aux fréquences retenus, le réajuste selon les besoins et mesure l’impact des actions. Il conseille les prestataires de terrain sur leurs supports et applique l’identité visuelle existante. Les productions sont soumises à correction et validation; les outils créés sont remis en formats natifs et PDF. Les newsletters et lettres d’information sont réalisées et diffusées par le SEDIF; celui-ci gère également le site Terre & Eau 2031, tandis que le prestataire en assure l’hébergement et la maintenance.

Les prestations supplémentaires de communication susceptibles d’être commandées comprennent :

• des brochures simples de 2 ou 4 pages A5 ou A4, données à titre indicatif à environ 500 exemplaires, et des brochures explicatives de moins de 10 pages A5 ou A4, également à environ 500 exemplaires;
• des panneaux de colloque au format A0 ou kakémono, et des panneaux « parcelle vitrine » de 60 × 84 cm, donnés à titre indicatif à environ 25 exemplaires;
• des contenus explicatifs pour les réseaux sociaux des maîtres d’ouvrage et des présentations PowerPoint animées ou films d’environ 10 minutes;
• à titre accessoire, des interventions de directeur de projet, expert, ingénieur d’études ou technicien, notamment pour des colloques.