Assistance à la passation d’une concession d’aménagement

La mission accompagne la collectivité du cadrage de la concession jusqu’à la finalisation du contrat. Elle associe conseil juridique et financier, préparation des documents de consultation, analyse des candidatures et des offres, négociations et appui à la sécurisation de la procédure.

Cadrage et préparation

Le cadrage s’appuie sur l’analyse et la synthèse des études et documents transmis, ainsi que du contexte économique. La note de cadrage traite notamment du bilan financier prévisionnel, des caractéristiques essentielles de la concession (périmètre, programme, missions de l’aménageur, durée et rémunération), du choix entre concession avec ou sans transfert du risque économique, de la procédure de consultation et de son calendrier. Elle est justifiée juridiquement et soumise à l’arbitrage du maître d’ouvrage.

Les pièces préparées comprennent le règlement de consultation, le projet de traité de concession et les pièces techniques, administratives et financières. Le règlement propose les critères pondérés d’analyse ; le traité peut comporter des variantes rédactionnelles soumises à l’accord de la collectivité. Les documents doivent préciser les obligations du futur concessionnaire, les moyens de contrôle et les mesures permettant de faire respecter ses engagements.

Conduite de la procédure

L’AMO assiste la collectivité de l’avis d’appel à concurrence à la notification du contrat : préparation des réponses aux questions, vérification de la complétude des candidatures et offres, demandes de compléments, rapports d’analyse et présentations aux commissions. Il conduit, avec le maître d’ouvrage, les auditions et négociations, prépare les questions, analyse les réponses et remet des rapports avant et après négociation. Il finalise le traité et vérifie la cohérence des pièces ; il peut également préparer les actes et apporter conseil et éléments de défense en cas de recours avant la conclusion du contrat, sans se substituer à l’avocat de la collectivité.

La répartition des rôles est précisée : la collectivité publie l’avis, met en ligne le dossier, réceptionne et ouvre les plis, transmet les réponses et demandes aux candidats, organise matériellement les auditions et signe le traité. L’AMO prépare notamment les projets de courriers, avis et actes afférents.

PSE, relance et réunions

La PSE porte sur une méthodologie et des outils de pilotage et de contrôle du contrat, pour son suivi administratif, financier et juridique. Les candidats doivent la chiffrer ; la collectivité décidera à la notification si elle retient l’offre de base seule ou avec cette prestation.

La tranche optionnelle, si la consultation n’aboutit pas, prévoit l’analyse des causes, une stratégie et un calendrier de relance, l’adaptation des pièces et la reprise de l’assistance à l’analyse des offres, aux auditions, aux négociations et à la finalisation du traité.

Les réunions comprennent au minimum, pour la tranche ferme, une réunion de lancement, deux réunions de cadrage, deux restitutions aux élus, ainsi que les réunions nécessaires devant la commission et avec les candidats. La tranche optionnelle prévoit une restitution de l’analyse de l’échec et de la stratégie de relance, une restitution après négociation et les réunions nécessaires devant la commission et avec les candidats. Les supports sont préparés et les réunions donnent lieu à un compte rendu ou relevé de décisions, sauf réunions de travail informelles hors COTECH. La présence en personne est requise pour les réunions avec les élus, devant la commission et lors des auditions/négociations ; les réunions supplémentaires demandées par le maître d’ouvrage sont rémunérées hors forfait selon le BPU, tandis que les échanges informels à distance sont inclus.

Livrables et formats

Les livrables comprennent la note de cadrage, le dossier complet de consultation et le projet puis le traité finalisé, les avis et courriers, les rapports d’analyse, procès-verbaux, notes d’organisation des auditions avec grille de questions, comptes rendus de négociation et actes afférents. La PSE donne lieu à une note méthodologique de pilotage et de contrôle ; la relance produit notamment une analyse des motifs d’échec et un dossier de consultation modifié.

Les documents sont remis en PDF et en version modifiable : pièces écrites et tableaux dans des formats compatibles avec OpenOffice Writer et Calc, présentations compatibles avec Impress, et données graphiques selon les formats sources indiqués (notamment Illustrator/InDesign ou DWG pour les plans et Shape pour les données SIG). Les livrables destinés aux instances sont transmis au plus tard 7 jours ouvrables avant la réunion ; les comptes rendus le sont sous 10 jours ouvrés et les modifications demandées sous 5 jours ouvrés.