Assistance au contrôle et au suivi d’une concession multiservice

La mission apporte un appui indépendant à la collectivité pour suivre, contrôler et évaluer l’exécution d’un contrat de concession portant sur l’exploitation de services d’eau potable et d’assainissement. Le titulaire conseille et accompagne la collectivité sans se substituer à elle dans ses décisions.

Pilotage et contrôles

Une phase initiale prévoit la réunion de démarrage, l’analyse des documents contractuels et la mise en place d’un tableau de bord, d’un suivi des engagements, d’un plan d’actions et des circuits de transmission. Le suivi courant comprend notamment l’analyse des obligations et échéances du concessionnaire, le repérage des écarts et risques, la préparation des arbitrages et le suivi des décisions. Le tableau des engagements précise leur nature, échéance, avancement, écarts, mesures correctives, responsables et état de clôture; il est actualisé à chaque réunion de suivi et transmis à la collectivité.

Le contrôle technique et opérationnel examine les performances, indicateurs, rendements, conformité sanitaire, qualité des rejets le cas échéant, continuité du service, incidents, maintenance, renouvellements, réclamations et traitement de celles-ci. Les données sont comparées aux engagements contractuels, aux exercices précédents et aux données disponibles; les écarts significatifs sont analysés et peuvent donner lieu à des propositions d’actions correctives.

Le suivi des travaux concessifs, renouvellements, programmes pluriannuels d’investissement, opérations de maintenance lourde, modernisation ou mise en conformité porte sur la conformité aux programmes et aux besoins, les délais, les coûts et leurs justificatifs, les conditions de réception, ainsi que la cohérence avec les immobilisations et les données financières et patrimoniales.

Analyses annuelles et financières

L’analyse du CARE et du RAD porte sur la cohérence des données techniques, financières et patrimoniales, des indicateurs, investissements, charges et produits, ainsi que sur les écarts entre exercices, engagements et résultats. Elle examine notamment les produits, charges de personnel et d’exploitation, charges indirectes, renouvellements, amortissements, immobilisations, travaux, performances et incidents du service. Une synthèse présente les principaux enjeux et points de vigilance.

L’analyse financière suit recettes et dépenses d’exploitation, reversements, surtaxes le cas échéant, redevances, investissements, renouvellements et évolution de l’équilibre économique. Elle met en regard les données financières, techniques et opérationnelles et peut inclure des analyses spécifiques lors d’une évolution contractuelle ou d’une négociation.

Réunions, assistance et livrables

Le titulaire prépare les ordres du jour et documents de réunion, analyse les sujets, participe aux réunions, peut les animer à la demande, rédige les comptes rendus et suit les décisions et actions. Il contribue à la présentation annuelle devant la Commission DSP. Il assure également une veille réglementaire et technique et peut produire des notes techniques, d’analyse ou juridiques dans les limites de ses compétences, simulations financières, comparaisons et éléments d’aide à la décision. Toute mission complémentaire doit faire l’objet d’une demande écrite, d’une description précise, d’un devis ou d’une commande préalable et d’une validation; elle est rémunérée selon la ligne appropriée du BPU ou, à défaut, après avenant.

Principaux livrables et échéances :

• Ordre du jour et documents nécessaires : au moins 5 jours ouvrés avant la réunion, sauf urgence ou demande particulière; compte rendu : dans les 5 jours ouvrés suivant la réunion, le jour de réunion étant exclu du calcul.
• Tableau de bord mensuel avant le 5 du mois suivant; plan d’actions et suivi des engagements actualisés à chaque réunion trimestrielle et autant que nécessaire; rapport d’avancement trimestriel.
• Analyses annuelles du CARE dans les 30 jours calendaires suivant sa transmission; analyse du RAD dans les 30 jours calendaires suivant sa transmission et au plus tard le 30 juin. Analyses financières, notes et documents de commission selon les échéances et besoins de la collectivité.
• Rapport final dans les 30 jours calendaires suivant la fin de la mission.

Les livrables sont transmis par voie électronique. Rapports, notes, études et comptes rendus sont remis en PDF et, lorsque leur nature le justifie, dans un format source modifiable; les tableaux de bord et outils actualisables sont remis dans un format bureautique modifiable, notamment Excel (.xlsx). Les présentations sont remises en PDF et, sur demande, dans leur format source. Les livrables sont identifiés par leur intitulé, date, version et identification du titulaire; les modifications entre versions sont indiquées. Un exemplaire électronique est remis par défaut; aucun support physique n’est requis sauf demande expresse, et des exemplaires papier peuvent être demandés ponctuellement.

Le suivi est organisé selon un cycle trimestriel de collecte et d’analyse des données, mise à jour du tableau de bord, préparation et tenue de la réunion, actualisation du plan d’actions et suivi jusqu’à clôture. L’équipe mobilise des compétences en suivi de concessions, contrôle technique et opérationnel, analyse financière et des données d’exploitation, investissements et renouvellements, comptes d’exploitation et aide à la décision. Un interlocuteur principal coordonne les prestations et la continuité de l’équipe est assurée. Le titulaire trace ses analyses, recommandations, décisions et actions et alerte rapidement la collectivité des événements pouvant affecter le service, l’exécution contractuelle ou l’équilibre économique.