Assistance à la passation d’un marché d’assurance responsabilité civile

L’accompagnement apporte une expertise assurantielle, actuarielle, juridique, sociale, fiscale et méthodologique. Il couvre quatre phases, du diagnostic des contrats existants à l’appui à la mise en place des contrats retenus.

Analyse de l’existant et préconisations

Le titulaire collecte et actualise les données, examine les contrats souscrits et confronte les garanties aux risques potentiels et à la sinistralité. Il relève les garanties insuffisantes ou excessives et évalue le besoin sur le plan économique. Le rapport de phase rassemble l’analyse et les recommandations, notamment sur les contrats à mettre en œuvre, la procédure de mise en concurrence et son rétroplanning.

Préparation de la consultation

À partir des conclusions acceptées de la première phase, le titulaire définit le besoin : risques à couvrir, limites et exclusions éventuelles de garantie, durée du marché et caractéristiques de la mise en concurrence. Il rédige les pièces du dossier de consultation, notamment le CCTP, le CCAP, le règlement de consultation, l’acte d’engagement, les pièces financières et les annexes éventuelles, ainsi que le projet d’avis de marché. Le dossier finalisé est présenté avant le lancement de la procédure.

Conduite de la mise en concurrence

Pendant la consultation, le titulaire analyse les questions des candidats, prépare les réponses et modifie les pièces si nécessaire. Il réalise l’analyse administrative, technique et financière des candidatures et offres, examine les garanties proposées et les niveaux de cotisation, prépare les demandes de précisions ou de régularisation et rédige le rapport d’analyse. Si des négociations sont menées, il prépare leur support et participe aux entretiens. Les livrables comprennent également les courriers de rejet et le projet d’avis d’attribution.

Mise en place et modalités de suivi

Avant signature, le titulaire vérifie que le nouveau contrat est conforme à l’offre retenue et cohérent avec les pièces du marché. Il peut animer une réunion de mise au point, assister en cas de dysfonctionnement et apporter un appui technique en cas de contentieux précontractuel ou contractuel. Il doit préserver son impartialité vis-à-vis des prestataires et formuler ses avis en toute indépendance. L’administration peut également lui demander de rencontrer les assureurs, notamment pour l’analyse de la sinistralité, l’évolution d’une garantie ou la négociation d’un avenant.

Les livrables peuvent être transmis par voie électronique, dans un format bureautique courant, ou remis en réunion. Les réunions demandées peuvent se tenir en présentiel ou en visioconférence. Leur acceptation écrite par la Direction des Achats vaut, le cas échéant, validation de la phase ; les modifications demandées sont reprises jusqu’à validation finale. Les bons de commande précisent la nature et la quantité des prestations ; ils peuvent être exécutés jusqu’à trois mois après le terme du marché.